Sporządzono.pl

Wniosek o zmianę terminu urlopu wypoczynkowego - wzór 2026 za darmo

Wniosek o zmianę terminu urlopu to pismo, którym pracownik prosi pracodawcę o przesunięcie urlopu wypoczynkowego zapisanego w planie urlopów albo ustalonego wcześniej we wniosku; przesunięcie może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami (art. 164 § 1 Kodeksu pracy, Dz.U. 1974 poz. 141). Inaczej jest, gdy urlopu nie można rozpocząć z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, w szczególności z powodu choroby: wtedy pracodawca jest obowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy (art. 165), a część urlopu niewykorzystaną z powodu choroby, odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, ćwiczeń lub służby wojskowej trwających do 3 miesięcy albo urlopu macierzyńskiego - udzielić w terminie późniejszym (art. 166). Urlop niewykorzystany w ustalonym terminie trzeba udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego (art. 168). Przytoczone przepisy nie przewidują dla wniosku szczególnej formy, ale pismo z datą i podpisem jest dowodem, kiedy i z jakim uzasadnieniem o zmianę wystąpiono.

Uzupełnij dane

Twoje dane nie opuszczają przeglądarki. Dokument powstaje bezpośrednio na Twoim urządzeniu i nic z tego, co wpiszesz, nie jest nigdzie wysyłane.

Rozpoczęty dokument zostaje zapisany wyłącznie w Twojej przeglądarce i po 48 godzinach sam się usuwa.

Wniosek o zmianę terminu urlopu wypoczynkowego - kiedy stosować

Wniosek składasz wtedy, gdy termin urlopu jest już ustalony - w planie urlopów albo przez akceptację Twojego wcześniejszego wniosku - i chcesz go zmienić. Prawo do urlopu nie jest tu sporne, bo pracownik nie może się go zrzec (art. 152 § 2), a pracodawca ma obowiązek udzielić go w roku nabycia prawa (art. 161). Przedmiotem pisma jest wyłącznie termin. Najważniejsze jest rozróżnienie podstaw. Przy zwykłej zmianie planów działa art. 164 § 1: przesunięcie może nastąpić na wniosek umotywowany ważnymi przyczynami, więc pracodawca ocenia Twoje uzasadnienie. Przy chorobie i innych przeszkodach przepisy brzmią inaczej: jeżeli nie możesz rozpocząć urlopu z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność, pracodawca jest obowiązany przesunąć go na termin późniejszy (art. 165), a część urlopu przerwanego chorobą lub inną przyczyną z art. 166 musi udzielić później. Wtedy wniosek nie prosi o zgodę, tylko wskazuje proponowany nowy termin. Osobny przypadek to urlop bezpośrednio po urlopie macierzyńskim: na wniosek pracownicy udziela się go w tym terminie (art. 163 § 3). Jeżeli przesuwasz urlop na następny rok, pamiętaj o granicy 30 września tego roku (art. 168).

Niezbędne elementy dokumentu

ElementCo musi zawierać
Oznaczenie pracownika i pracodawcyImię, nazwisko, stanowisko i komórka organizacyjna oraz nazwa i siedziba pracodawcy, tak aby wniosek trafił do właściwej ewidencji.
Dotychczasowy termin urlopu i jego źródłoDaty od i do oraz informacja, czy termin wynika z planu urlopów, czy z uzgodnionego wniosku (art. 163 § 1 i § 1 z indeksem 1). Bez tego nie wiadomo, który urlop się zmienia.
Podstawa prawna wnioskuArt. 164 § 1 przy ważnych przyczynach osobistych, art. 165 przy urlopie nierozpoczętym, art. 166 przy urlopie przerwanym, art. 163 § 3 po urlopie macierzyńskim. Od podstawy zależy, czy pracodawca ma obowiązek.
Uzasadnienie albo opis przeszkodyPrzy art. 164 § 1 konkretne ważne przyczyny; przy art. 165 i 166 przyczyna i jej okres, np. daty zwolnienia lekarskiego.
Liczba dni i nowy terminDni urlopu, a nie kalendarzowe, bo urlopu udziela się w dni pracy według rozkładu (art. 154 z indeksem 2 § 1). Przy przesunięciu na następny rok nowy termin nie może przekraczać 30 września (art. 168).
Data i podpis, dowód złożeniaWniosek jest złożony, gdy doszedł do pracodawcy tak, że mógł zapoznać się z jego treścią (art. 61 Kodeksu cywilnego w związku z art. 300 Kodeksu pracy). Zachowaj kopię z potwierdzeniem odbioru.
Miejsce na decyzję pracodawcyZgoda, inny termin albo odmowa przy art. 164 § 1; przy art. 165, 166 i 163 § 3 sama decyzja o terminie, bez opcji odmowy.

Najczęstsze błędy

Którą podstawę wybrać - art. 164, 165 czy 166

Zacznij od pytania, co się stało. Jeżeli urlop koliduje z ważnym wydarzeniem, ale nic nie uniemożliwia Ci odpoczynku, to wniosek z art. 164 § 1: prosisz o zgodę i musisz ją uzasadnić. Jeżeli przed urlopem pojawiła się choroba albo inna przyczyna usprawiedliwiająca nieobecność, to art. 165: urlopu nie możesz rozpocząć, a pracodawca jest obowiązany przesunąć go na termin późniejszy. Lista przyczyn w tym przepisie jest przykładowa. Jeżeli przeszkoda pojawiła się w trakcie urlopu, to art. 166: część urlopu niewykorzystaną z powodu choroby, odosobnienia, ćwiczeń lub służby wojskowej do 3 miesięcy albo urlopu macierzyńskiego pracodawca musi udzielić później. Ta lista jest zamknięta, dlatego generator przy „innej przyczynie” w trakcie urlopu nie powołuje się na art. 166.

Przykład wypełnienia

Urlop ustalony od 7 do 18 lipca, 10 dni urlopu. Zwolnienie lekarskie od 14 do 18 lipca obejmuje 5 dni pracy. Wniosek z art. 166: udzielenie niewykorzystanej części urlopu w wymiarze 5 dni, w terminie od 18 do 22 sierpnia.

Jak napisać uzasadnienie ważnych przyczyn

Kodeks nie definiuje ważnych przyczyn, więc pracodawca ocenia je na podstawie tego, co napiszesz. Dobre uzasadnienie wskazuje zdarzenie, jego datę i związek z terminem urlopu: dlaczego właśnie w ustalonych dniach odpoczynek jest niemożliwy albo bezcelowy. Dołącz dokument, jeżeli go masz, np. wyznaczony termin zabiegu bliskiej osoby. Warto też zaproponować konkretny nowy termin i zastępstwo, bo pracodawca ustala urlopy, biorąc pod uwagę konieczność zapewnienia normalnego toku pracy (art. 163 § 1).

Przykład wypełnienia

Wniosek uzasadniam następującymi ważnymi przyczynami: szpital wyznaczył mojej matce termin operacji na 9 czerwca, a po zabiegu przez dwa tygodnie będzie wymagała opieki, której w tym czasie nikt inny nie może zapewnić. Proponuję termin od 4 do 15 sierpnia; w tym okresie moje obowiązki może przejąć Piotr Zieliński.

Warianty i przykładowe sytuacje

Zmiana terminu z planu urlopów

Wariant dla urlopu zapisanego w planie urlopów, który chcesz przenieść na inny termin w tym samym roku, bo zaszła ważna przyczyna osobista: opieka nad chorym członkiem rodziny, zmiana daty uroczystości, przeprowadzka. Przesunięcie może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami (art. 164 § 1 Kodeksu pracy), więc o wyniku przesądza konkretne uzasadnienie, a nie samo wskazanie nowych dat.

Wypełnij ten wariant w generatorze

Przesunięcie na przyszły rok

Wariant dla pracownika, który nie wykorzysta urlopu w bieżącym roku i prosi o przeniesienie go na rok następny. Zasadą jest udzielenie urlopu w roku nabycia prawa (art. 161 Kodeksu pracy), a urlop niewykorzystany w ustalonym terminie trzeba udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku (art. 168). Granica nie dotyczy dni urlopu na żądanie (art. 167 z indeksem 2).

Wypełnij ten wariant w generatorze

Choroba w trakcie urlopu

Wariant dla pracownika, który zachorował w czasie urlopu i ma zwolnienie lekarskie obejmujące część dni urlopowych. Część urlopu niewykorzystaną z powodu czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby pracodawca jest obowiązany udzielić w terminie późniejszym (art. 166 Kodeksu pracy). Przepis nie przedłuża urlopu automatycznie, dlatego nowy termin tych dni trzeba wskazać we wniosku.

Wypełnij ten wariant w generatorze

Urlop po macierzyńskim

Wariant dla urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po zakończeniu urlopu macierzyńskiego. Na wniosek pracownicy udziela się jej urlopu w tym terminie (art. 163 § 3 Kodeksu pracy); dotyczy to także pracownika ojca wychowującego dziecko oraz innego członka najbliższej rodziny, który korzysta z urlopu macierzyńskiego. Pracodawca nie może tu odmówić z powodu planu urlopów.

Wypełnij ten wariant w generatorze

Zmiana terminu z wniosku urlopowego

Wariant dla urlopu, którego termin nie wynika z planu urlopów, lecz został ustalony po porozumieniu z pracownikiem na podstawie złożonego wcześniej i zaakceptowanego wniosku (art. 163 § 1 z indeksem 1 Kodeksu pracy). Zmiana takiego terminu to także przesunięcie urlopu w rozumieniu art. 164 § 1, więc wniosek też trzeba umotywować ważnymi przyczynami.

Wypełnij ten wariant w generatorze

Choroba przed rozpoczęciem urlopu

Wariant dla pracownika, który przed ustalonym terminem urlopu stał się niezdolny do pracy z powodu choroby i nie może urlopu rozpocząć. Jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, pracodawca jest obowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy (art. 165 Kodeksu pracy); wniosek wskazuje ten termin.

Wypełnij ten wariant w generatorze

Urlop po rodzicielskim

Wariant dla rodzica, który chce wrócić do pracy przez urlop wypoczynkowy udzielony zaraz po zakończeniu urlopu rodzicielskiego. Art. 163 § 3 Kodeksu pracy wymienia wprost tylko urlop macierzyński, dlatego ten wariant nie powołuje się na obowiązek pracodawcy i ma postać zwykłej propozycji terminu, uzgadnianej na zasadach art. 163 § 1.

Wypełnij ten wariant w generatorze

Wniosek o zmianę terminu urlopu wypoczynkowego - pełna treść wzoru

To jest kompletna treść wzoru. Puste miejsca uzupełni generator powyżej - albo skopiuj tekst i uzupełnij go ręcznie.

Pokaż pełną treść wzoru
..........................., dnia ...........................
...........................
stanowisko: ...........................
dział: ...........................
...........................
adres: ...........................
WNIOSEK O PRZESUNIĘCIE TERMINU URLOPU WYPOCZYNKOWEGO
Wnoszę o zmianę terminu mojego urlopu wypoczynkowego w wymiarze ........................... dni na okres od dnia ........................... do dnia ........................... włącznie.
.............................................
podpis pracownika

Wniosek o zmianę terminu urlopu wypoczynkowego wzór Word (DOCX)

Wzór wniosek o zmianę terminu urlopu wypoczynkowego w formacie Word pobierzesz z generatora przyciskiem „Pobierz Word (DOCX)” - za darmo, bez rejestracji, z już wpisanymi danymi.

Wniosek o zmianę terminu urlopu wypoczynkowego wzór PDF

Ten sam dokument pobierzesz także jako PDF gotowy do wydruku i podpisu. Plik powstaje w Twojej przeglądarce, danych nigdzie nie wysyłamy.

Wniosek o zmianę terminu urlopu wypoczynkowego do pobrania za darmo

Wzór jest darmowy w pełnej wersji - żadnego okresu próbnego, żadnego adresu e-mail. Wypełnij, pobierz, podpisz.

Aktualność wzoru na rok 2026

Wzór odpowiada stanowi prawnemu na rok 2026. Powołane przepisy sprawdzamy na bieżąco z tekstem ujednoliconym publikowanym przez Sejm (api.sejm.gov.pl).

Najczęściej zadawane pytania

Czy pracodawca musi się zgodzić na przesunięcie urlopu?

Przy wniosku z ważnych przyczyn osobistych przepis nie formułuje takiego obowiązku: przesunięcie może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami (art. 164 § 1 Kodeksu pracy). Inaczej jest przy przeszkodach z art. 165 i 166, gdzie pracodawca jest obowiązany przesunąć urlop albo udzielić niewykorzystanej części później. Pracodawca nie może natomiast w ogóle nie udzielić urlopu, bo musi to zrobić w roku nabycia prawa (art. 161), a za nieudzielenie urlopu wbrew obowiązkowi grozi mu grzywna od 2000 zł do 60 000 zł (art. 282 § 1 pkt 2).

Choroba na urlopie - co z dniami, które przepadły?

Część urlopu niewykorzystaną z powodu czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby pracodawca jest obowiązany udzielić w terminie późniejszym (art. 166 Kodeksu pracy). Dni wracają więc do Twojej puli, ale urlop nie przedłuża się automatycznie o okres zwolnienia. Złóż wniosek z nowym terminem i wskaż w nim okres zwolnienia lekarskiego. Jeżeli choroba zaczęła się jeszcze przed urlopem i nie możesz go rozpocząć, podstawą jest art. 165, który obliguje pracodawcę do przesunięcia urlopu.

Do kiedy trzeba wykorzystać urlop przesunięty na przyszły rok?

Urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 należy udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego (art. 168 Kodeksu pracy). Reguła nie dotyczy dni urlopu na żądanie (art. 167 z indeksem 2). Po tej dacie prawo do urlopu nie wygasa, ale roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się z upływem 3 lat od dnia wymagalności (art. 291 § 1), a w czasie urlopu wychowawczego bieg przedawnienia roszczenia o urlop nie rozpoczyna się albo ulega zawieszeniu (art. 293 z indeksem 1).

Czy urlop zaraz po macierzyńskim lub rodzicielskim jest obowiązkowy dla pracodawcy?

Po urlopie macierzyńskim tak: na wniosek pracownicy udziela się jej urlopu bezpośrednio po urlopie macierzyńskim (art. 163 § 3 Kodeksu pracy), a reguła obejmuje też ojca wychowującego dziecko i innego członka najbliższej rodziny korzystającego z urlopu macierzyńskiego. Ten przepis nie wymienia urlopu rodzicielskiego. Dlatego wzór w wariancie po urlopie rodzicielskim ma formę zwykłej propozycji terminu, a decyzja zawiera zgodę albo odmowę. Złóż wniosek z wyprzedzeniem, żeby pracodawca mógł ująć urlop w organizacji pracy.

Czy pracodawca może sam przesunąć mój urlop?

Tak, ale tylko z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli Twoja nieobecność spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy (art. 164 § 2 Kodeksu pracy). Gdy urlop już się zaczął, w grę wchodzi wyłącznie odwołanie z urlopu, dopuszczalne tylko przy okolicznościach nieprzewidzianych w chwili jego rozpoczynania (art. 167 § 1). Pracodawca musi wtedy pokryć koszty poniesione przez Ciebie w bezpośrednim związku z odwołaniem (art. 167 § 2).

Czy wniosek mogę wysłać mailem?

Przepisy o urlopie przytoczone w tym wzorze nie określają formy wniosku o przesunięcie. Wniosek jest złożony z chwilą, gdy doszedł do pracodawcy w taki sposób, że mógł zapoznać się z jego treścią; dla postaci elektronicznej liczy się wprowadzenie do środka komunikacji elektronicznej (art. 61 Kodeksu cywilnego w związku z art. 300 Kodeksu pracy). Sprawdź, jak wnioski urlopowe przyjmuje się u Twojego pracodawcy, i zachowaj dowód wysłania.

Podstawa prawna

Powołane przepisy ostatnio sprawdzone maszynowo z tekstem ujednoliconym w serwisie Sejmu (api.sejm.gov.pl) dnia 21.09.2026. Zmiany w przepisach śledzimy na bieżąco.

Powiązane dokumenty

Maszynowo czytelny schemat tego dokumentu: wniosek-o-zmiane-terminu-urlopu.json