Wniosek o urlop wypoczynkowy to pismo, którym pracownik występuje o udzielenie przysługującego mu corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu (art. 152 § 1 Kodeksu pracy, Dz.U. 1974 poz. 141). Wymiar urlopu wynosi 20 dni przy zatrudnieniu krótszym niż 10 lat i 26 dni przy zatrudnieniu co najmniej 10-letnim (art. 154 § 1), przy czym do tego okresu wlicza się całe poprzednie zatrudnienie (art. 154 z indeksem 1 § 1) oraz lata za ukończoną szkołę - za szkołę wyższą 8 lat (art. 155 § 1). Te 20 i 26 dni to wymiar przy pełnym etacie: przy niepełnym wymiarze czasu pracy urlop ustala się proporcjonalnie, a niepełny dzień zaokrągla w górę (art. 154 § 2). W roku, w którym podejmujesz pracę po raz pierwszy w życiu, prawo do urlopu narasta z upływem każdego miesiąca pracy po 1/12 wymiaru przysługującego po przepracowaniu roku (art. 153 § 1). Urlopu udziela się zgodnie z planem urlopów albo, gdy planu się nie ustala, w terminie uzgodnionym z pracownikiem (art. 163). Pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu (art. 152 § 2), a pracodawca jest obowiązany udzielić go w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo (art. 161).
Wniosek o urlop wypoczynkowy - kiedy stosować
Wniosek o urlop wypoczynkowy składasz wtedy, gdy chcesz wykorzystać przysługujący Ci urlop w konkretnym terminie. W odróżnieniu od urlopu bezpłatnego nie jest to prośba o łaskę: prawo do urlopu wynika z ustawy, pracownik nie może się go zrzec (art. 152 § 2), a pracodawca ma obowiązek udzielić go w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo (art. 161). Przedmiotem uzgodnienia jest więc termin, a nie samo prawo. Termin ustala się zgodnie z planem urlopów, a jeżeli pracodawca planu nie ustala, to po porozumieniu z pracownikiem (art. 163 § 1 i § 1 z indeksem 1). Dlatego wniosek jest w praktyce propozycją terminu, którą pracodawca akceptuje albo z którą się nie zgadza, biorąc pod uwagę konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Jeżeli dzielisz urlop na części, pamiętaj że co najmniej jedna część powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych (art. 162) - liczonych kalendarzowo, a więc razem z weekendami. Dwa warianty rządzą się własnymi zasadami. Urlop na żądanie to nie więcej niż 4 dni w roku kalendarzowym, których pracodawca ma obowiązek udzielić w terminie wskazanym przez pracownika, a żądanie zgłasza się najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu (art. 167 z indeksem 2). Urlop zaległy to ten niewykorzystany w swoim roku; pracodawca musi go udzielić najpóźniej do 30 września roku następnego (art. 168).
Niezbędne elementy dokumentu
| Element | Co musi zawierać |
|---|
| Oznaczenie pracownika | Imię, nazwisko, stanowisko i komórka organizacyjna. Wniosek trafia do ewidencji urlopowej, więc musi jednoznacznie wskazywać osobę. |
| Wskazanie rodzaju urlopu | Zwykły, na żądanie, zaległy albo udzielany po urlopie macierzyńskim. Każdy z nich ma inną podstawę i inne skutki dla obowiązków pracodawcy. |
| Termin urlopu | Data początkowa i końcowa. Przy urlopie dzielonym na części warto wskazać, czy ta część realizuje wymóg 14 kolejnych dni kalendarzowych. |
| Liczba dni urlopu | Podawana w dniach urlopu, a nie w dniach kalendarzowych. Urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy. |
| Rok, za który przysługuje urlop zaległy | Konieczny przy wniosku o urlop zaległy, bo od niego zależy termin z art. 168 i rozliczenie ewidencji. |
| Informacja o zastępstwie | Nieobowiązkowa, ale praktycznie rozstrzyga o szybkiej zgodzie, bo odpowiada na pytanie o zapewnienie normalnego toku pracy (art. 163 § 1). |
| Miejsce na decyzję pracodawcy | Zgoda albo odmowa z datą i podpisem. Przy urlopie na żądanie odmowa jest dopuszczalna tylko wyjątkowo, bo przepis nakłada obowiązek udzielenia. |
Najczęstsze błędy
- Podawanie liczby dni kalendarzowych zamiast dni urlopu. Urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, więc weekend w środku urlopu nie zmniejsza puli.
- Dzielenie urlopu wyłącznie na krótkie części i pominięcie wymogu, aby co najmniej jedna część trwała nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych (art. 162).
- Zgłoszenie urlopu na żądanie z wyprzedzeniem jako zwykłego wniosku, przez co pracodawca rozlicza go z ogólnej puli zamiast z czterech dni przewidzianych w art. 167 z indeksem 2.
- Odkładanie urlopu zaległego poza 30 września następnego roku kalendarzowego, mimo że art. 168 wyznacza tę datę jako termin graniczny.
- Liczenie wymiaru urlopu wyłącznie od stażu u obecnego pracodawcy i pominięcie poprzedniego zatrudnienia (art. 154 z indeksem 1) oraz lat zaliczanych za ukończoną szkołę (art. 155). Absolwent studiów ma 26 dni po dwóch latach pracy, a nie po dziesięciu.
- Rozpoczęcie urlopu przed uzyskaniem zgody pracodawcy przy zwykłym wniosku. Prawo do urlopu jest bezsporne, ale termin wymaga uzgodnienia.
Warianty i przykładowe sytuacje
Urlop na żądanie
Wariant dla czterech dni urlopu w roku kalendarzowym, których pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym (art. 167 z indeksem 2 Kodeksu pracy). Żądanie zgłasza się najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, a dni te nie są objęte planem urlopów (art. 163 § 1) ani nie przechodzą na kolejny rok jako urlop na żądanie: niewykorzystane stają się zwykłym urlopem zaległym.
Wypełnij ten wariant w generatorze
Urlop zaległy
Wariant dla urlopu niewykorzystanego w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. Takiego urlopu pracodawca jest obowiązany udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego (art. 168 Kodeksu pracy), co w praktyce czyni wrzesień miesiącem, w którym zaległości trzeba rozliczyć.
Wypełnij ten wariant w generatorze
Urlop po macierzyńskim
Wariant dla urlopu wypoczynkowego udzielanego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. Na wniosek pracownicy pracodawca jest obowiązany udzielić jej urlopu w tym terminie (art. 163 § 3 Kodeksu pracy); dotyczy to także pracownika ojca wychowującego dziecko oraz innego członka najbliższej rodziny korzystającego z urlopu macierzyńskiego.
Wypełnij ten wariant w generatorze
Wniosek o urlop wypoczynkowy - pełna treść wzoru
To jest kompletna treść wzoru. Puste miejsca uzupełni generator powyżej - albo skopiuj tekst i uzupełnij go ręcznie.
Pokaż pełną treść wzoru
..........................., dnia ...........................
...........................
...........................
...........................
...........................
...........................
WNIOSEK O UDZIELENIE URLOPU WYPOCZYNKOWEGO
Zwracam się z wnioskiem o udzielenie mi urlopu wypoczynkowego w wymiarze ........................... dni, w okresie od dnia ........................... do dnia ........................... włącznie.
.............................................
podpis pracownika
DECYZJA PRACODAWCY
Wyrażam zgodę / nie wyrażam zgody na udzielenie urlopu
we wnioskowanym terminie.
.............................................
data i podpis pracodawcy
Wniosek o urlop wypoczynkowy wzór Word (DOCX)
Wzór wniosek o urlop wypoczynkowy w formacie Word pobierzesz z generatora przyciskiem „Pobierz Word (DOCX)” - za darmo, bez rejestracji, z już wpisanymi danymi.
Wniosek o urlop wypoczynkowy wzór PDF
Ten sam dokument pobierzesz także jako PDF gotowy do wydruku i podpisu. Plik powstaje w Twojej przeglądarce, danych nigdzie nie wysyłamy.
Wniosek o urlop wypoczynkowy do pobrania za darmo
Wzór jest darmowy w pełnej wersji - żadnego okresu próbnego, żadnego adresu e-mail. Wypełnij, pobierz, podpisz.
Aktualność wzoru na rok 2026
Wzór odpowiada stanowi prawnemu na rok 2026. Powołane przepisy sprawdzamy na bieżąco z tekstem ujednoliconym publikowanym przez Sejm (api.sejm.gov.pl).
Najczęściej zadawane pytania
Ile dni urlopu mi przysługuje?
Wymiar urlopu wynosi 20 dni, jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat, i 26 dni, jeżeli jest zatrudniony co najmniej 10 lat (art. 154 § 1 Kodeksu pracy). Te 10 lat nie oznacza 10 lat u obecnego pracodawcy: do okresu, od którego zależy prawo do urlopu i jego wymiar, wlicza się wszystkie okresy poprzedniego zatrudnienia, bez względu na przerwy i na sposób ustania stosunku pracy (art. 154 z indeksem 1 § 1). Do okresu decydującego o wymiarze dolicza się ponadto lata za ukończoną szkołę: 8 lat za szkołę wyższą, 6 lat za policealną, nie więcej niż 5 lat za średnią szkołę zawodową i 4 lata za średnią ogólnokształcącą, przy czym okresy nauki nie sumują się (art. 155 § 1). Absolwent studiów ma więc 26 dni już po dwóch latach pracy, a nie po dziesięciu. Jeżeli naukę pobierano w czasie zatrudnienia, wlicza się albo okres zatrudnienia, albo okres nauki - to, co korzystniejsze dla pracownika (art. 155 § 2). Inaczej jest tylko w roku kalendarzowym, w którym podejmujesz pracę po raz pierwszy w życiu: prawo do urlopu nabywasz wtedy stopniowo, z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru przysługującego po przepracowaniu roku (art. 153 § 1), a pełną pulę dostajesz dopiero w następnym roku kalendarzowym (art. 153 § 2). Przy zatrudnieniu w niepełnym wymiarze czasu pracy wymiar ustala się proporcjonalnie, a niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia (art. 154 § 2).
Czy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu w podanym terminie?
Przy zwykłym wniosku tak, bo termin ustala się zgodnie z planem urlopów albo w porozumieniu z pracownikiem, z uwzględnieniem konieczności zapewnienia normalnego toku pracy (art. 163 § 1). Pracodawca nie może natomiast odmówić samego urlopu, bo ma obowiązek udzielić go w roku nabycia prawa (art. 161). Inaczej jest przy urlopie na żądanie, którego pracodawca jest obowiązany udzielić w terminie wskazanym przez pracownika.
Do kiedy muszę wykorzystać urlop zaległy?
Urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 należy udzielić pracownikowi najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego (art. 168 Kodeksu pracy). Nie dotyczy to części urlopu udzielanego na żądanie. Po tej dacie prawo do urlopu nie znika, ale pracodawca pozostaje w stanie naruszenia obowiązku, a roszczenie o urlop przedawnia się na zasadach ogólnych prawa pracy.
Czy muszę wykorzystać urlop w jednym kawałku?
Nie, na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części. Przepis stawia jednak jeden warunek: co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych (art. 162 Kodeksu pracy). Liczy się dni kalendarzowe, a nie robocze, więc dwa tygodnie obejmujące weekendy ten wymóg spełniają.
Co się stanie, jeżeli zachoruję w czasie urlopu?
Część urlopu niewykorzystaną z powodu czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby pracodawca jest obowiązany udzielić w terminie późniejszym (art. 166 Kodeksu pracy). Te dni wracają więc do puli. Jeżeli natomiast nie możesz w ogóle rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność, pracodawca ma obowiązek przesunąć urlop na termin późniejszy (art. 165).
Czy pracodawca może odwołać mnie z rozpoczętego urlopu?
Tylko wyjątkowo. Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu (art. 167 § 1 Kodeksu pracy). Zwykłe spiętrzenie pracy, o którym wiadomo było wcześniej, tego warunku nie spełnia. Pracodawca, który odwołuje pracownika z urlopu, jest obowiązany pokryć koszty poniesione przez niego w bezpośrednim związku z odwołaniem (art. 167 § 2), na przykład przepadłą rezerwację.
Czy mogę dostać pieniądze zamiast urlopu?
W czasie trwania zatrudnienia nie. Pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu (art. 152 § 2 Kodeksu pracy), a urlop ma służyć wypoczynkowi, a nie być zamieniany na świadczenie pieniężne. Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypłaca się dopiero w razie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (art. 171 § 1). Wypłaca się go w terminie wypłaty wynagrodzenia obowiązującym u pracodawcy, a jeżeli ten termin przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy - w terminie 10 dni od tego dnia (art. 171 § 4 i § 5). Wyjątkiem jest sytuacja, w której strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po poprzedniej: wtedy ekwiwalent się nie należy (art. 171 § 3).
Podstawa prawna
Powołane przepisy ostatnio sprawdzone maszynowo z tekstem ujednoliconym w serwisie Sejmu (api.sejm.gov.pl) dnia 21.09.2026. Zmiany w przepisach śledzimy na bieżąco.
- Kodeks pracy
- prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego (§ 1) oraz zakaz zrzeczenia się prawa do urlopu (§ 2)
- Kodeks pracy
- nabywanie prawa do urlopu przez pracownika podejmującego pracę po raz pierwszy: z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru przysługującego po przepracowaniu roku (§ 1); prawo do kolejnych urlopów w całości w każdym następnym roku kalendarzowym (§ 2)
- Kodeks pracy
- wymiar urlopu: 20 dni przy zatrudnieniu krótszym niż 10 lat i 26 dni przy zatrudnieniu co najmniej 10-letnim, z proporcjonalnym ustaleniem przy niepełnym wymiarze czasu pracy
- Kodeks pracy
- wliczanie do okresu zatrudnienia, od którego zależy prawo do urlopu i wymiar urlopu, okresów poprzedniego zatrudnienia, bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy
- Kodeks pracy
- wliczanie do okresu pracy decydującego o wymiarze urlopu lat z tytułu ukończenia szkoły: 8 lat za szkołę wyższą, 6 za policealną, do 5 za średnią zawodową i 4 za średnią ogólnokształcącą, bez sumowania okresów nauki (§ 1), oraz wybór korzystniejszego wariantu, gdy nauka była pobierana w czasie zatrudnienia (§ 2)
- Kodeks pracy
- obowiązek pracodawcy udzielenia urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo
- Kodeks pracy
- podział urlopu na części na wniosek pracownika, z wymogiem, aby co najmniej jedna część trwała nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych
- Kodeks pracy
- udzielanie urlopów zgodnie z planem urlopów, ustalanie terminu w porozumieniu z pracownikiem przy braku planu (§ 1 i § 1 z indeksem 1) oraz urlop udzielany bezpośrednio po urlopie macierzyńskim (§ 3)
- Kodeks pracy
- obowiązek przesunięcia urlopu na termin późniejszy, jeżeli pracownik nie może go rozpocząć w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, w szczególności z powodu choroby
- Kodeks pracy
- obowiązek udzielenia w terminie późniejszym części urlopu niewykorzystanej z powodu czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby, odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, ćwiczeń wojskowych albo urlopu macierzyńskiego
- Kodeks pracy
- odwołanie pracownika z urlopu dopuszczalne tylko wtedy, gdy jego obecności wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu (§ 1), wraz z obowiązkiem pokrycia przez pracodawcę kosztów poniesionych w bezpośrednim związku z odwołaniem (§ 2)
- Kodeks pracy
- urlop na żądanie: obowiązek udzielenia nie więcej niż 4 dni urlopu w roku kalendarzowym w terminie wskazanym przez pracownika, zgłaszany najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu
- Kodeks pracy
- obowiązek udzielenia urlopu niewykorzystanego w ustalonym terminie najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego
- Kodeks pracy
- ekwiwalent pieniężny za urlop niewykorzystany z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (§ 1), brak obowiązku jego wypłaty przy wykorzystaniu urlopu w czasie kolejnej umowy z tym samym pracodawcą (§ 3) oraz terminy wypłaty: termin wypłaty wynagrodzenia, a jeżeli przypada on przed dniem ustania zatrudnienia - 10 dni od tego dnia (§ 4 i § 5)
Powiązane dokumenty
Maszynowo czytelny schemat tego dokumentu: wniosek-o-urlop-wypoczynkowy.json
