Świadectwo pracy to dokument, który pracodawca wydaje w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Termin jest ostry: świadectwo wydaje się w dniu, w którym stosunek pracy ustaje, o ile pracodawca nie zamierza nawiązać kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni (art. 97 § 1 Kodeksu pracy, Dz.U. 1974 poz. 141). Jeżeli wydanie w tym dniu nie jest możliwe z przyczyn obiektywnych, pracodawca ma 7 dni od upływu tego terminu, żeby przesłać świadectwo pocztą albo doręczyć je w inny sposób. Świadectwo obejmuje okres lub okresy zatrudnienia, za które dotychczas świadectwa nie wydano.
Świadectwo pracy - kiedy stosować
Świadectwo pracy wystawia się przy każdym zakończeniu zatrudnienia, co do zasady bez wniosku pracownika i bez względu na to, jak strony się rozstały. Wydaje się je w dniu ustania stosunku pracy, chyba że pracodawca zamierza w ciągu 7 dni nawiązać z tą samą osobą kolejny stosunek pracy - wtedy świadectwo za poprzedni okres wydaje się wyłącznie na wniosek pracownika, a pracodawca ma 7 dni od jego złożenia (art. 97 § 1 z indeksem 1 i § 1 z indeksem 2 Kodeksu pracy). Dopiero gdy wydanie w dniu ustania jest niemożliwe z przyczyn obiektywnych, uruchamia się zapasowy termin 7 dni na przesłanie dokumentu. Trzy pola przesądzają o tym, czy świadectwo będzie sporne. Pierwsze to tryb ustania stosunku pracy, bo od niego zależy sytuacja pracownika w urzędzie pracy. Drugie to urlop wykorzystany w roku ustania, ponieważ na tej liczbie opiera się rozliczenie z następnym pracodawcą. Trzecie to okresy nieskładkowe i urlopy bezpłatne, które później liczą się do emerytury. Czego w świadectwie być nie może, jest równie ważne. Dokument podaje tryb i podstawę prawną ustania stosunku pracy, natomiast nigdy przyczynę wypowiedzenia ani oceny pracownika. Wpisanie powodu zwolnienia jest jednym z najczęstszych błędów pracodawców i typową podstawą wniosku o sprostowanie.
Niezbędne elementy dokumentu
| Element | Co musi zawierać |
|---|
| Oznaczenie pracodawcy i data wystawienia | Nazwa, adres i NIP pracodawcy oraz data. Świadectwo bez daty utrudnia liczenie terminu na wniosek o sprostowanie. |
| Dane pracownika | Imię, nazwisko, data i miejsce urodzenia oraz adres. Data urodzenia odróżnia imienników w dokumentacji ZUS. |
| Okres zatrudnienia i wymiar czasu pracy | Data początkowa i końcowa oraz etat. Świadectwo obejmuje okresy, za które dotychczas nie wydano świadectwa (art. 97 § 1). |
| Zajmowane stanowiska | Z datami, jeżeli w trakcie zatrudnienia się zmieniały. Sam ostatni tytuł nie oddaje przebiegu pracy. |
| Tryb i podstawa prawna ustania stosunku pracy | Wskazanie jednostki redakcyjnej art. 30 Kodeksu pracy. Bez przyczyny wypowiedzenia, która do świadectwa nie należy. |
| Urlop wypoczynkowy wykorzystany w roku ustania | Liczba dni. Na tej podstawie kolejny pracodawca ustala wymiar urlopu pozostałego do wykorzystania. |
| Zajęcie wynagrodzenia | Informacja o zajęciu komorniczym albo adnotacja, że nie dotyczy. |
| Pouczenie o sprostowaniu | 14 dni na wniosek do pracodawcy i 14 dni na wystąpienie do sądu pracy po zawiadomieniu o odmowie; gdy pracodawca o odmowie nie zawiadamia, żądanie wnosi się wprost do sądu pracy (art. 97 § 2 z indeksem 1). |
Najczęstsze błędy
- Wpisanie przyczyny wypowiedzenia. Świadectwo podaje tryb i podstawę prawną ustania stosunku pracy, nie powody decyzji pracodawcy.
- Pominięcie liczby dni urlopu wykorzystanego w roku ustania stosunku pracy, co uniemożliwia rozliczenie urlopu u kolejnego pracodawcy.
- Uzależnianie wydania świadectwa od rozliczenia się pracownika z mienia albo od podpisania czegokolwiek. Wydanie świadectwa nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą (art. 97 § 1 z indeksem 3 Kodeksu pracy).
- Wydanie świadectwa po terminie, co przy powstaniu szkody rodzi odpowiedzialność odszkodowawczą pracodawcy (art. 99 Kodeksu pracy).
- Brak pouczenia o prawie żądania sprostowania, przez które pracownik nie wie, że ma na to 14 dni.
Warianty i przykładowe sytuacje
Rozstanie za porozumieniem
Wariant dla stosunku pracy zakończonego zgodnym porozumieniem stron. Tryb ustania jest jedną z nielicznych rzeczy w świadectwie, o które realnie toczą się spory, ponieważ od niego zależy sytuacja pracownika w urzędzie pracy przy ubieganiu się o zasiłek.
Wypełnij ten wariant w generatorze
Wypowiedzenie przez pracodawcę
Wariant dla zwolnienia z inicjatywy pracodawcy. W świadectwie podaje się wyłącznie tryb i podstawę prawną ustania stosunku pracy, nigdy przyczynę wypowiedzenia. Wpisywanie powodów zwolnienia jest częstym błędem i naraża pracodawcę na żądanie sprostowania.
Wypełnij ten wariant w generatorze
Upływ umowy terminowej
Wariant dla umowy, która po prostu się skończyła. Nie ma tu żadnego oświadczenia żadnej ze stron, więc podstawą jest upływ czasu, na jaki umowa została zawarta. To najprostszy tryb i najrzadziej sporny.
Wypełnij ten wariant w generatorze
Rozwiązanie bez wypowiedzenia
Wariant dla rozwiązania bez zachowania okresu wypowiedzenia. Także tutaj w świadectwie podaje się wyłącznie tryb i podstawę prawną. Ocena, czy rozwiązanie było zasadne, należy do sądu pracy i nie ma jej miejsca w tym dokumencie.
Wypełnij ten wariant w generatorze
Świadectwo pracy - pełna treść wzoru
To jest kompletna treść wzoru. Puste miejsca uzupełni generator powyżej - albo skopiuj tekst i uzupełnij go ręcznie.
Pokaż pełną treść wzoru
..........................., dnia ...........................
...........................
NIP ...........................
ŚWIADECTWO PRACY
Zaświadcza się, że ..........................., urodzony ..........................., zamieszkały ..........................., był zatrudniony u ........................... w okresie od ........................... do ........................... w wymiarze ............................
1. Zajmowane stanowiska: ............................
2. Stosunek pracy ustał w wyniku: ........................... (wskaż tryb ustania stosunku pracy i jego podstawę prawną z art. 30 § 1 Kodeksu pracy).
3. Urlop wypoczynkowy wykorzystany w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy: ............................
4. Zajęcie wynagrodzenia za pracę: ............................
Pouczenie: w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy pracownik może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o jego sprostowanie. W razie nieuwzględnienia wniosku przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie. Jeżeli pracodawca w ogóle nie zawiadomi o odmowie sprostowania, żądanie sprostowania wnosi się do sądu pracy (art. 97 § 2 z indeksem 1 Kodeksu pracy).
.............................................
podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej
Świadectwo pracy wzór Word (DOCX)
Wzór świadectwo pracy w formacie Word pobierzesz z generatora przyciskiem „Pobierz Word (DOCX)” - za darmo, bez rejestracji, z już wpisanymi danymi.
Świadectwo pracy wzór PDF
Ten sam dokument pobierzesz także jako PDF gotowy do wydruku i podpisu. Plik powstaje w Twojej przeglądarce, danych nigdzie nie wysyłamy.
Świadectwo pracy do pobrania za darmo
Wzór jest darmowy w pełnej wersji - żadnego okresu próbnego, żadnego adresu e-mail. Wypełnij, pobierz, podpisz.
Aktualność wzoru na rok 2026
Wzór odpowiada stanowi prawnemu na rok 2026. Powołane przepisy sprawdzamy na bieżąco z tekstem ujednoliconym publikowanym przez Sejm (api.sejm.gov.pl).
Najczęściej zadawane pytania
W jakim terminie pracodawca musi wydać świadectwo pracy?
W dniu, w którym ustaje stosunek pracy, o ile nie zamierza nawiązać z pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od rozwiązania poprzedniego. Jeżeli wydanie w tym dniu nie jest możliwe z przyczyn obiektywnych, pracodawca w ciągu 7 dni od upływu tego terminu przesyła świadectwo pocztą albo doręcza je w inny sposób (art. 97 § 1 Kodeksu pracy).
Czy w świadectwie pracy podaje się przyczynę zwolnienia?
Nie. Świadectwo zawiera tryb ustania stosunku pracy i jego podstawę prawną, czyli wskazanie odpowiedniej jednostki art. 30 Kodeksu pracy. Przyczyna wypowiedzenia należy do pisma wypowiadającego umowę, a nie do świadectwa. Wpisanie powodów zwolnienia jest wadą dokumentu i typową podstawą wniosku o sprostowanie.
Co zrobić, gdy świadectwo pracy zawiera błąd?
Masz 14 dni od otrzymania świadectwa na wystąpienie do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie. Jeżeli pracodawca wniosku nie uwzględni, przysługuje Ci prawo wystąpienia do sądu pracy w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie. Jeżeli pracodawca w ogóle Cię o odmowie nie zawiadomi, żądanie sprostowania wnosisz wprost do sądu pracy (art. 97 § 2 z indeksem 1 Kodeksu pracy) - nie czekasz wtedy na pismo, które nigdy nie przyjdzie. Terminy są krótkie, więc sprawdź dokument od razu po odbiorze, zwłaszcza tryb ustania zatrudnienia i liczbę dni urlopu.
Czy pracodawca może wstrzymać świadectwo do czasu rozliczenia?
Nie. Wydanie świadectwa nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą (art. 97 § 1 z indeksem 3 Kodeksu pracy), więc nie wolno go wiązać ze zwrotem sprzętu, rozliczeniem zaliczek ani podpisaniem jakiegokolwiek oświadczenia. Swoich roszczeń wobec pracownika pracodawca dochodzi odrębnie. Jeżeli mimo to świadectwa nie wydaje, wystąp do sądu pracy z żądaniem zobowiązania go do wydania świadectwa pracy (art. 97 z indeksem 1 Kodeksu pracy); z żądaniem tym można wystąpić w każdym czasie przed upływem terminu przedawnienia i to ono kończy się wydaniem dokumentu. Osobno możesz żądać odszkodowania za szkodę wyrządzoną zwłoką, ale przysługuje ono w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu i najwyżej za 6 tygodni (art. 99 Kodeksu pracy), więc samo odszkodowanie świadectwa nie zastąpi.
Czy dostanę świadectwo za każdą umowę osobno?
Świadectwo obejmuje okres lub okresy zatrudnienia, za które dotychczas świadectwa nie wydano (art. 97 § 1 Kodeksu pracy). Przy kilku umowach następujących po sobie u tego samego pracodawcy oznacza to zwykle jeden dokument obejmujący je wszystkie. Jeżeli pracodawca nawiązuje z Tobą kolejny stosunek pracy w ciągu 7 dni od rozwiązania poprzedniego, świadectwo za poprzedni okres wydaje się wyłącznie na Twój wniosek, złożony na papierze albo elektronicznie (art. 97 § 1 z indeksem 1 Kodeksu pracy). Bez wniosku dokument nie przyjdzie sam ani wtedy, ani później. Wniosek możesz złożyć w każdym czasie, a pracodawca ma 7 dni od jego złożenia na wydanie świadectwa (art. 97 § 1 z indeksem 2).
Podstawa prawna
Powołane przepisy ostatnio sprawdzone maszynowo z tekstem ujednoliconym w serwisie Sejmu (api.sejm.gov.pl) dnia 21.09.2026. Zmiany w przepisach śledzimy na bieżąco.
- Kodeks pracy
- obowiązek i termin wydania świadectwa pracy oraz zakres okresów nim objętych (§ 1), wydanie wyłącznie na wniosek pracownika przy nawiązaniu kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni i 7 dni na jego rozpoznanie (§ 1 z indeksem 1 i § 1 z indeksem 2), zakaz uzależniania wydania od uprzedniego rozliczenia się pracownika (§ 1 z indeksem 3), treść świadectwa (§ 2) oraz terminy wniosku o sprostowanie i wystąpienia do sądu pracy (§ 2 z indeksem 1)
- Kodeks pracy
- sposoby rozwiązania umowy o pracę, których podstawę prawną wpisuje się do świadectwa jako tryb ustania stosunku pracy
- Kodeks pracy
- żądanie zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa pracy, a gdy pracodawca nie istnieje - ustalenia uprawnienia do jego otrzymania; żądanie można zgłosić w każdym czasie przed upływem terminu przedawnienia, a przepisy te stosuje się odpowiednio do żądania sprostowania świadectwa
- Kodeks pracy
- roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej niewydaniem w terminie lub wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy, w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłużej niż za 6 tygodni
Powiązane dokumenty
Maszynowo czytelny schemat tego dokumentu: swiadectwo-pracy.json
