Wniosek o urlop okolicznościowy - wzór 2026 za darmo

Wniosek o urlop okolicznościowy to pismo, którym pracownik prosi pracodawcę o płatne zwolnienie od pracy w związku ze zgonem i pogrzebem bliskiej osoby, własnym ślubem, ślubem dziecka albo urodzeniem dziecka. Kodeks pracy nie zawiera katalogu tych zwolnień. Za czas niewykonywania pracy wynagrodzenie przysługuje tylko wtedy, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią (art. 80 Kodeksu pracy, Dz.U. 1974 poz. 141), a okoliczności i liczbę dni takiego zwolnienia określa rozporządzenie w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Zwolnienie dotyczy pracownika, czyli osoby zatrudnionej w ramach stosunku pracy (art. 22 § 1), a nie zleceniobiorcy ani wykonawcy dzieła. Wniosek można złożyć z wyprzedzeniem albo, gdy zdarzenie było nagłe, jako zawiadomienie i usprawiedliwienie nieobecności po fakcie, w sposób przyjęty u pracodawcy, zwykle określony w regulaminie pracy (art. 104 z indeksem 1 § 1 pkt 9). Regulamin pracy jest obowiązkowy u pracodawcy zatrudniającego co najmniej 50 pracowników, chyba że te sprawy reguluje układ zbiorowy pracy. U mniejszego pracodawcy regulaminu może nie być (art. 104).

Na co uważać

Nieobecność, której nie usprawiedliwisz w sposób przyjęty u pracodawcy, jest naruszeniem obowiązku przestrzegania czasu pracy (art. 100 § 2 pkt 1 Kodeksu pracy). Ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych jest przesłanką rozwiązania umowy bez wypowiedzenia (art. 52 § 1 pkt 1), więc o nagłej nieobecności zawiadom pracodawcę od razu, a pismo złóż po powrocie.
Ten wzór nie podaje liczby dni zwolnienia dla poszczególnych okoliczności. Wymiar wynika z rozporządzenia, nie z Kodeksu pracy, a regulamin pracy ani umowa nie mogą przewidywać mniej (art. 9 § 2, art. 18 § 1 i § 2). Sprawdź aktualne brzmienie rozporządzenia, zanim wpiszesz liczbę dni.

Uzupełnij dane

Twoje dane nie opuszczają przeglądarki. Dokument powstaje bezpośrednio na Twoim urządzeniu i nic z tego, co wpiszesz, nie jest nigdzie wysyłane.

Rozpoczęty dokument zostaje zapisany wyłącznie w Twojej przeglądarce i po 48 godzinach sam się usuwa.

Wniosek o urlop okolicznościowy - kiedy stosować

Wniosek o urlop okolicznościowy składasz, gdy w Twojej rodzinie wydarzyło się coś, co uzasadnia płatne zwolnienie od pracy: zgon i pogrzeb bliskiej osoby, Twój ślub, ślub Twojego dziecka albo urodzenie się dziecka. Nazwa „urlop” jest potoczna. W przepisach to zwolnienie od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia, przewidziane w rozporządzeniu, a nie w Kodeksie pracy. Pismo ma dwie postacie. Ślub czy planowane uroczystości pozwalają złożyć wniosek z wyprzedzeniem. Zgon zwykle zaskakuje, więc pracownik najpierw zawiadamia pracodawcę o nieobecności, a po powrocie składa zawiadomienie i wniosek o usprawiedliwienie nieobecności oraz zaliczenie tych dni na poczet zwolnienia. Jak i w jakim czasie zawiadamiać o nieobecności, określa zwykle regulamin pracy (art. 104 z indeksem 1 § 1 pkt 9), więc zajrzyj do niego, zanim cokolwiek wyślesz. Jeżeli u pracodawcy regulaminu pracy nie ma, zapytaj kadry o przyjęty sposób zawiadamiania i zawiadom pracodawcę od razu. Zwolnienie przysługuje pracownikowi zatrudnionemu w ramach stosunku pracy (art. 22 § 1). Co z umową zlecenia lub o dzieło, wyjaśniamy w pytaniach poniżej.

Niezbędne elementy dokumentu

Element	Co musi zawierać
Oznaczenie pracownika i pracodawcy	Imię, nazwisko, stanowisko i dział pracownika oraz nazwa i siedziba pracodawcy. Pismo trafia do dokumentacji pracowniczej (art. 94 pkt 9a).
Rodzaj okoliczności	Zgon i pogrzeb, ślub pracownika, urodzenie dziecka, ślub dziecka albo inna okoliczność opisana słowami.
Osoba i stopień pokrewieństwa	Przy zgonie konieczne. Od relacji z osobą zmarłą zależy, czy i ile dni zwolnienia przysługuje, więc „babcia” i „matka” to nie to samo.
Data zdarzenia	Data zgonu, ślubu albo urodzenia, a przy zgonie także data pogrzebu, jeżeli jest znana.
Liczba dni i konkretne daty	Liczba dni, o które wnosisz, oraz dni kalendarzowe zwolnienia. Wymiar sprawdź w rozporządzeniu, wzór go nie podpowiada.
Dokument potwierdzający okoliczność	Odpis aktu zgonu, małżeństwa lub urodzenia albo zaświadczenie o terminie pogrzebu, dołączony od razu lub dostarczony później.
Podpis i miejsce na decyzję pracodawcy	Podpis pracownika oraz miejsce, w którym pracodawca potwierdza udzielenie zwolnienia albo usprawiedliwienie nieobecności.

Najczęstsze błędy

Wpisanie liczby dni „na oko” albo według tego, co dostał kolega, bez sprawdzenia, jaki wymiar przewiduje rozporządzenie dla danej relacji rodzinnej.
Ogólnik „sprawy rodzinne” zamiast wskazania okoliczności i stopnia pokrewieństwa, przez co pracodawca nie ma podstawy, żeby zwolnienia udzielić.
Brak zawiadomienia pracodawcy o nagłej nieobecności w sposób przewidziany w regulaminie pracy i złożenie pisma dopiero po kilku dniach od powrotu.
Mylenie zwolnienia okolicznościowego ze zwolnieniem z powodu siły wyższej (art. 148 z indeksem 1), które dotyczy choroby lub wypadku i jest płatne w połowie.
Złożenie wniosku przez zleceniobiorcę na podstawie przepisów o pracownikach, choć umowa zlecenia nie jest stosunkiem pracy.

Wniosek przed nieobecnością czy usprawiedliwienie po fakcie

Jeżeli zdarzenie znasz z wyprzedzeniem, jak ślub własny albo dziecka, złóż wniosek przed nieobecnością i poczekaj na potwierdzenie. Przy zgonie kolejność jest odwrotna: najpierw zawiadamiasz przełożonego o nieobecności w sposób i w terminie przewidzianym w regulaminie pracy (art. 104 z indeksem 1 § 1 pkt 9 Kodeksu pracy), choćby telefonicznie, a pismo składasz po powrocie. Zawiadomienie po fakcie powinno wskazywać dni nieobecności, okoliczność i stopień pokrewieństwa oraz zawierać wniosek o usprawiedliwienie i zaliczenie tych dni na poczet zwolnienia okolicznościowego.

Usprawiedliwiona nieobecność obniża Twój wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym o godziny, które przypadały Ci do przepracowania w tych dniach (art. 130 § 3). Pracodawca nie może więc kazać Ci tych dni „odrobić”.

Przykład wypełnienia

ZAWIADOMIENIE O NIEOBECNOŚCI I WNIOSEK O JEJ USPRAWIEDLIWIENIE

Zawiadamiam o mojej nieobecności w pracy w dniach: 6 i 9 października
2026 r. (łącznie 2 dni) i wnoszę o jej usprawiedliwienie oraz
o udzielenie mi na te dni zwolnienia od pracy z zachowaniem prawa do
wynagrodzenia (urlopu okolicznościowego).

Wniosek składam w związku ze zgonem osoby: Anna Zielińska, stopień
pokrewieństwa: matka, data zgonu: 5 października 2026 r.
Data pogrzebu: 9 października 2026 r.

W załączeniu przedkładam: odpis skrócony aktu zgonu.

Dokumenty i co zrobić, gdy dni nie wystarczą

Pracodawca może poprosić o dokument potwierdzający okoliczność: odpis aktu zgonu, małżeństwa lub urodzenia albo zaświadczenie o terminie pogrzebu. Jakie dowody są przyjmowane, wynika ze sposobu usprawiedliwiania nieobecności przyjętego u pracodawcy. Jeżeli dokumentu jeszcze nie masz, zapowiedz w piśmie, że go dostarczysz, i zrób to niezwłocznie. Zachowaj kopię pisma z datą przyjęcia.

Gdy dni zwolnienia nie wystarczą, na przykład przy pogrzebie w odległym mieście, możesz wykorzystać urlop wypoczynkowy, w tym do 4 dni urlopu na żądanie w roku kalendarzowym (art. 167 z indeksem 2), zgłaszając żądanie najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, albo, za zgodą pracodawcy, urlop bezpłatny (art. 174). Dni urlopu na żądanie nie są dodatkowe, tylko pomniejszają Twój urlop wypoczynkowy.

Warianty i przykładowe sytuacje

Śmierć rodzica, małżonka lub dziecka

Wariant dla zgonu i pogrzebu najbliższej osoby: matki, ojca, małżonka, dziecka, a także ojczyma lub macochy. Wpisz w piśmie dokładny stopień pokrewieństwa, datę zgonu i, jeżeli jest już znana, datę pogrzebu. Liczbę dni wpisujesz sam po sprawdzeniu rozporządzenia, a dokumentem potwierdzającym jest zwykle odpis aktu zgonu.

Wypełnij ten wariant w generatorze

Narodziny dziecka

Wariant dla pracownika, któremu urodziło się dziecko. Pismo wskazuje datę urodzenia i dni, o które pracownik wnosi; dokumentem jest odpis aktu urodzenia, który często da się dostarczyć dopiero po rejestracji urodzenia w urzędzie stanu cywilnego, stąd w tym wariancie zapowiedź późniejszego przedłożenia.

Wypełnij ten wariant w generatorze

Ślub pracownika

Wariant dla pracownika, który zawiera związek małżeński. Ślub planuje się z wyprzedzeniem, więc wniosek warto złożyć wcześniej i wskazać konkretne dni, na przykład dzień ślubu i dzień następny. Dokumentem potwierdzającym jest odpis aktu małżeństwa, który dostarcza się po uroczystości.

Wypełnij ten wariant w generatorze

Usprawiedliwienie po pogrzebie

Wariant dla sytuacji, w której pracownik nie zdążył złożyć wniosku przed nieobecnością, bo zgon był nagły, a pogrzeb odbył się po kilku dniach. Pismo ma wtedy formę zawiadomienia o nieobecności i wniosku o jej usprawiedliwienie oraz zaliczenie tych dni na poczet zwolnienia okolicznościowego.

Wypełnij ten wariant w generatorze

Śmierć dziadków, rodzeństwa lub teściów

Wariant dla zgonu babci, dziadka, brata, siostry, teściowej albo teścia. Wymiar zwolnienia przy tych osobach sprawdź w rozporządzeniu przed wpisaniem liczby dni, bo nie zawsze jest taki sam jak przy rodzicach. Jeżeli dni nie wystarczą na dojazd i pogrzeb, resztę czasu możesz pokryć innym urlopem, opisanym w poradniku niżej.

Wypełnij ten wariant w generatorze

Ślub dziecka

Wariant dla rodzica, którego dziecko zawiera związek małżeński. Pismo wskazuje imię i nazwisko dziecka, datę ślubu oraz dzień, o który pracownik wnosi. Termin jest znany wcześniej, więc wniosek składa się z wyprzedzeniem, a odpis aktu małżeństwa dostarcza po uroczystości.

Wypełnij ten wariant w generatorze

Wniosek o urlop okolicznościowy - pełna treść wzoru

To jest kompletna treść wzoru. Puste miejsca uzupełni generator powyżej - albo skopiuj tekst i uzupełnij go ręcznie.

Pokaż pełną treść wzoru

..........................., dnia ...........................

...........................
stanowisko: ...........................
dział: ...........................

...........................
adres: ...........................

WNIOSEK O UDZIELENIE ZWOLNIENIA OD PRACY (URLOPU OKOLICZNOŚCIOWEGO)

Zwracam się z wnioskiem o udzielenie mi zwolnienia od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia (urlopu okolicznościowego) w wymiarze ........................... dni, w dniach: ............................

Wniosek składam w związku z następującą okolicznością: ..........................., data zdarzenia: ............................

.............................................
podpis pracownika

DECYZJA PRACODAWCY

.............................................
rozstrzygnięcie pracodawcy: liczba i daty dni udzielonego zwolnienia, uwagi

.............................................
data i podpis pracodawcy

Wniosek o urlop okolicznościowy wzór Word (DOCX)

Wzór wniosek o urlop okolicznościowy w formacie Word pobierzesz z generatora przyciskiem „Pobierz Word (DOCX)” - za darmo, bez rejestracji, z już wpisanymi danymi.

Wniosek o urlop okolicznościowy wzór PDF

Ten sam dokument pobierzesz także jako PDF gotowy do wydruku i podpisu. Plik powstaje w Twojej przeglądarce, danych nigdzie nie wysyłamy.

Wniosek o urlop okolicznościowy do pobrania za darmo

Wzór jest darmowy w pełnej wersji - żadnego okresu próbnego, żadnego adresu e-mail. Wypełnij, pobierz, podpisz.

Aktualność wzoru na rok 2026

Wzór odpowiada stanowi prawnemu na rok 2026. Powołane przepisy sprawdzamy na bieżąco z tekstem ujednoliconym publikowanym przez Sejm (api.sejm.gov.pl).

Najczęściej zadawane pytania

Ile dni urlopu okolicznościowego przysługuje?

Liczbę dni dla poszczególnych okoliczności określa rozporządzenie w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, a nie Kodeks pracy. Wymiar zależy od rodzaju zdarzenia i od tego, kogo dotyczy, dlatego wzór go nie podpowiada. Przed złożeniem wniosku sprawdź aktualne brzmienie rozporządzenia albo zapytaj dział kadr. Regulamin pracy, układ zbiorowy i umowa mogą przewidywać więcej dni, ale nie mniej (art. 9 § 2 i art. 18 § 1 Kodeksu pracy).

Czy urlop okolicznościowy przysługuje na umowie zlecenia?

Nie z mocy przepisów prawa pracy, bo dotyczą one pracowników, a pracownikiem jest osoba zatrudniona w ramach stosunku pracy (art. 22 § 1 Kodeksu pracy). Zleceniobiorca może uzgodnić ze zleceniodawcą przerwę w wykonywaniu zlecenia, ale nie ma ustawowego prawa do płatnego zwolnienia. Wyjątek to sytuacja, w której umowa nazwana zleceniem jest w rzeczywistości stosunkiem pracy: decydują warunki wykonywania pracy, a nie nazwa umowy (art. 22 § 1 z indeksem 1).

Czy mogę złożyć wniosek po pogrzebie?

Tak. Przy nagłym zdarzeniu pismo ma formę zawiadomienia o nieobecności i wniosku o jej usprawiedliwienie. Ważne, żeby pracodawca dowiedział się o nieobecności w sposób i w terminie przewidzianym w regulaminie pracy (art. 104 z indeksem 1 § 1 pkt 9 Kodeksu pracy), a jeżeli regulaminu nie ma, w sposób przyjęty u pracodawcy. Samo pismo po powrocie nie naprawia braku jakiejkolwiek wiadomości w czasie nieobecności (zob. ostrzeżenie wyżej).

Czy za dni urlopu okolicznościowego dostanę wynagrodzenie?

Wynagrodzenie za czas niewykonywania pracy przysługuje tylko wtedy, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią (art. 80 Kodeksu pracy), a przy zwolnieniu okolicznościowym podstawą jest rozporządzenie. Sposób ustalania wynagrodzenia za okres niewykonywania pracy określa rozporządzenie wydane na podstawie art. 297 pkt 1 lit. a. Jeżeli pracodawca nie wypłacił wynagrodzenia za udzielone zwolnienie, roszczenie przedawnia się z upływem 3 lat od dnia, w którym stało się wymagalne (art. 291 § 1).

Czym urlop okolicznościowy różni się od zwolnienia z powodu siły wyższej?

Zwolnienie z powodu siły wyższej przysługuje w wymiarze 2 dni albo 16 godzin w roku w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, gdy niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika, i jest płatne w połowie (art. 148 z indeksem 1 § 1 Kodeksu pracy). Pracodawca musi go udzielić na wniosek zgłoszony najpóźniej w dniu korzystania. Odrębne jest też zwolnienie na dziecko do 14 lat, 2 dni albo 16 godzin w roku z zachowaniem wynagrodzenia (art. 188). Żadne z nich nie zastępuje zwolnienia okolicznościowego, ale mogą z nim współistnieć.

Czy dni okolicznościowe trzeba odpracować?

Nie. Wymiar czasu pracy pracownika w okresie rozliczeniowym obniża się o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności, które przypadały do przepracowania w tym czasie (art. 130 § 3 Kodeksu pracy). Pracodawca nie może więc później żądać odpracowania tych godzin. Dotyczy to jednak nieobecności usprawiedliwionej, dlatego pismo z dokumentem potwierdzającym okoliczność ma znaczenie.

Podstawa prawna

Powołane przepisy ostatnio sprawdzone maszynowo z tekstem ujednoliconym w serwisie Sejmu (api.sejm.gov.pl) dnia 21.09.2026. Zmiany w przepisach śledzimy na bieżąco.

Kodeks pracy - pojęcie prawa pracy obejmujące także akty wykonawcze (§ 1); regulaminy i układy zbiorowe nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy ustaw i aktów wykonawczych (§ 2)
Kodeks pracy - nieważność postanowień umowy o pracę mniej korzystnych dla pracownika niż przepisy prawa pracy i zastąpienie ich tymi przepisami
Kodeks pracy - definicja stosunku pracy (§ 1) i zatrudnienie na podstawie stosunku pracy bez względu na nazwę umowy (§ 1 z indeksem 1)
Kodeks pracy - rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika, w tym w razie ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych (§ 1 pkt 1)
Kodeks pracy - wynagrodzenie za pracę wykonaną; za czas niewykonywania pracy tylko wtedy, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią
Kodeks pracy - obowiązek pracodawcy prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej (pkt 9a i 9b)
Kodeks pracy - obowiązek pracownika przestrzegania czasu pracy i regulaminu pracy (§ 2 pkt 1 i 2)
Kodeks pracy - regulamin pracy obowiązkowy u pracodawcy zatrudniającego co najmniej 50 pracowników, chyba że sprawy te reguluje układ zbiorowy (§ 1 z indeksem 1); przy mniej niż 50 pracownikach pracodawca może go wprowadzić (§ 2), a przy 20 do 49 pracownikach musi, jeżeli wniesie o to zakładowa organizacja związkowa (§ 3)
Kodeks pracy - treść regulaminu pracy, w tym przyjęty sposób potwierdzania obecności i usprawiedliwiania nieobecności w pracy (§ 1 pkt 9)
Kodeks pracy - obniżenie wymiaru czasu pracy w okresie rozliczeniowym o godziny usprawiedliwionej nieobecności (§ 3)
Kodeks pracy - zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, 2 dni albo 16 godzin w roku, za połową wynagrodzenia, na wniosek zgłoszony najpóźniej w dniu korzystania
Kodeks pracy - urlop na żądanie jako część urlopu wypoczynkowego (rozdział o urlopach wypoczynkowych), nie więcej niż 4 dni w roku kalendarzowym, zgłaszany najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu
Kodeks pracy - urlop bezpłatny udzielany na wniosek pracownika
Kodeks pracy - zwolnienie od pracy pracownika wychowującego dziecko do 14 lat, 16 godzin albo 2 dni w roku, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia
Kodeks pracy - przedawnienie roszczeń ze stosunku pracy z upływem 3 lat od wymagalności
Kodeks pracy - delegacja do określenia w rozporządzeniu sposobu ustalania wynagrodzenia przysługującego w okresie niewykonywania pracy (pkt 1 lit. a)

Powiązane dokumenty

Wniosek o urlop wypoczynkowy - wzór
Wniosek o urlop wypoczynkowy wzór 2026 za darmo, PDF i Word. Zgodny z Kodeksem pracy, z wariantem urlopu na żądanie, bez rejestracji.
Wniosek o urlop bezpłatny - wzór
Wniosek o urlop bezpłatny wzór 2026 za darmo, PDF i Word. Zgodny z art. 174 Kodeksu pracy, z wariantem powyżej 3 miesięcy, bez rejestracji.
Oświadczenie rodzica o korzystaniu ze zwolnienia na opiekę nad dzieckiem (art. 188 Kodeksu pracy) - wzór
Oświadczenie art. 188 KP wzór 2026 za darmo, PDF i Word. Opieka nad dzieckiem do 14 lat: 2 dni albo 16 godzin, wypełnij online bez rejestracji.
Umowa o pracę - wzór
Umowa o pracę wzór 2026 za darmo, PDF i Word. Wypełnij online zgodnie z art. 29 Kodeksu pracy, bez rejestracji.

Maszynowo czytelny schemat tego dokumentu: wniosek-o-urlop-okolicznosciowy.json