Polecenie wyjazdu służbowego to dokument, w którym pracodawca zleca pracownikowi wykonanie zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. Za taką podróż pracownikowi przysługują należności na pokrycie jej kosztów (art. 77 z indeksem 5 § 1 Kodeksu pracy, Dz.U. 1974 poz. 141). U pracodawcy spoza sfery budżetowej warunki ich wypłaty określa układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania albo umowa o pracę, a gdy żaden z tych aktów ich nie zawiera, stosuje się przepisy wydane dla pracowników państwowych i samorządowych jednostek sfery budżetowej (art. 77 z indeksem 5 § 3 i 5). Pracownicy w ciąży ani pracownika wychowującego dziecko do ukończenia 8 roku życia nie wolno bez ich zgody delegować poza stałe miejsce pracy (art. 178). Zleceniobiorca nie ma prawa do należności z Kodeksu pracy, ale zleceniodawca zwraca mu wydatki poczynione w celu należytego wykonania zlecenia (art. 742 Kodeksu cywilnego).
Polecenie wyjazdu służbowego (delegacja) - kiedy stosować
Polecenie wyjazdu służbowego wystawia pracodawca, gdy pracownik ma wykonać zadanie poza miejscowością siedziby pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. To właśnie wtedy powstaje prawo do należności na pokrycie kosztów podróży (art. 77 z indeksem 5 § 1 Kodeksu pracy). Przepisy nie przewidują dla polecenia szczególnej formy, ale pisemny dokument z celem, miejscem, terminem i środkiem transportu jest podstawą późniejszego rozliczenia i dowodem, że wyjazd był służbowy. Druga część dokumentu, rachunek kosztów podróży, służy do rozliczenia po powrocie: diet, noclegów, przejazdów, kilometrówki i zaliczki. Stawki nie wynikają z samego Kodeksu pracy. U pracodawcy spoza sfery budżetowej określa je układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania albo umowa o pracę, a gdy żaden z tych aktów ich nie zawiera, stosuje się przepisy wydane dla sfery budżetowej (art. 77 z indeksem 5 § 3 i 5). Niezależnie od źródła dieta za dobę nie może być niższa niż dieta krajowa dla sfery budżetowej (§ 4). Wzór obsługuje też dwie sytuacje szczególne. Pracownicy w ciąży i pracownika wychowującego dziecko do 8 lat nie wolno delegować bez ich zgody (art. 178), więc dokument dodaje oświadczenie do podpisu. Dla osoby na umowie zlecenia polecenie zamienia się w uzgodnienie stron, a koszty rozlicza się jako zwrot wydatków z art. 742 Kodeksu cywilnego, bez diet pracowniczych.
Niezbędne elementy dokumentu
| Element | Co musi zawierać |
|---|
| Oznaczenie pracodawcy i osoby wystawiającej | Nazwa i siedziba pracodawcy oraz imię, nazwisko i funkcja osoby, która w jego imieniu wydaje polecenie. |
| Oznaczenie pracownika i stałego miejsca pracy | Imię i nazwisko, stanowisko i stałe miejsce pracy z umowy o pracę (art. 29 § 1 pkt 2). Bez niego nie da się ocenić, czy wyjazd jest podróżą służbową w rozumieniu art. 77 z indeksem 5 § 1. |
| Cel, miejsce i termin podróży | Konkretne zadanie, miejsce docelowe, przy podróży zagranicznej także państwo, oraz daty i planowane godziny wyjazdu i powrotu. |
| Środek transportu | Przy samochodzie niebędącym własnością pracodawcy także oznaczenie pojazdu, zgoda pracodawcy na przejazd nim i stawka za 1 km. |
| Podstawa rozliczenia i zaliczka | Akt, z którego wynikają stawki (art. 77 z indeksem 5 § 3 i 5), kwota zaliczki albo informacja, że jej nie wypłacono, oraz termin złożenia rachunku, jeżeli jest ustalony. |
| Zgoda z art. 178 Kodeksu pracy | Wymagana od pracownicy w ciąży i pracownika wychowującego dziecko do ukończenia 8 roku życia, wyrażona przez nich samych (podpis jako dowód jej wyrażenia). |
| Rachunek kosztów z załącznikami | Faktyczne godziny wyjazdu i powrotu, pozycje kosztów, suma, rozliczenie zaliczki, lista dokumentów, podpis podróżującego i zatwierdzenie do wypłaty. |
Najczęstsze błędy
- Brak stałego miejsca pracy w poleceniu albo wpisanie innego niż w umowie o pracę, przez co w razie kontroli nie widać, czy wyjazd w ogóle był podróżą służbową.
- Ustalenie w regulaminie lub umowie diety zagranicznej albo krajowej niższej niż dieta krajowa dla sfery budżetowej, wbrew art. 77 z indeksem 5 § 4.
- Wybranie umowy o pracę jako podstawy rozliczenia bez sprawdzenia warunku z art. 77 z indeksem 5 § 3. Umowa o pracę określa warunki wypłacania należności, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.
- Wysłanie w podróż pracownicy w ciąży albo pracownika wychowującego dziecko do 8 lat bez jego zgody, w zaufaniu, że o ochronie powie sam.
- Rozliczanie zleceniobiorcy dietami „jak pracownika” i tytułowanie dokumentu poleceniem służbowym, choć podstawą jest zwrot wydatków z art. 742 Kodeksu cywilnego.
Jak wypełnić polecenie wyjazdu i rachunek kosztów
Polecenie wypełnia się przed wyjazdem. Najważniejsze są trzy pozycje: stałe miejsce pracy przepisane z umowy o pracę, konkretny cel wyjazdu i daty podróży. Środek transportu wybierz taki, jaki pracodawca rzeczywiście zatwierdza; przy samochodzie prywatnym wpisz pojazd i stawkę za 1 km, bo bez zgody zapisanej w poleceniu trudno potem uzasadnić kilometrówkę. Jeżeli wypłacasz zaliczkę, podaj kwotę od razu. Rachunek kosztów uzupełnia się po powrocie. Wpisz faktyczne godziny wyjazdu i powrotu, bo od czasu trwania podróży zależy liczba diet. Każdą pozycję kosztów oprzyj na dokumencie: bilecie, fakturze za nocleg, paragonie za parking. Sumę pomniejsz o zaliczkę i wpisz saldo: do wypłaty, jeżeli wydatki były wyższe, albo do zwrotu, jeżeli zaliczka była większa. Dokument podpisuje osoba rozliczająca, a następnie osoba zatwierdzająca w imieniu pracodawcy.
Przykład wypełnienia
POLECENIE WYJAZDU SŁUŻBOWEGO nr 14/2026
Pracownik: Jan Kowalski, przedstawiciel handlowy
Stałe miejsce pracy: Kraków, biuro przy ul. Długiej 5
Miejsce docelowe: Gdańsk, siedziba klienta Przykład S.A.
Cel wyjazdu: przeprowadzenie szkolenia z obsługi systemu magazynowego
Termin: od 12.11.2026 do 13.11.2026
Środek transportu: publiczny transport zbiorowy, pociąg
Należności według regulaminu wynagradzania. Zaliczka: 800 zł
RACHUNEK KOSZTÓW PODRÓŻY
Wyjazd: 12.11.2026, godz. 6:10, Kraków
Powrót: 13.11.2026, godz. 21:40, Kraków
Diety: 1 doba i 15 godzin x stawka z regulaminu
Noclegi: 1 nocleg według faktury
Przejazdy: bilety kolejowe tam i z powrotem
Razem: 1 240,50 zł
Pobrana zaliczka: 800 zł
Saldo: do wypłaty 440,50 zł
Skąd wziąć stawkę diety i pozostałych należności
Kodeks pracy nie podaje kwot, tylko wskazuje, gdzie ich szukać. Pracownik państwowej lub samorządowej jednostki sfery budżetowej rozlicza się według rozporządzenia wydanego na podstawie art. 77 z indeksem 5 § 2. U pracodawcy spoza tej sfery warunki określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania (§ 3). Regulamin musi mieć pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników nieobjętych zakładowym ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, a przy 20-49 takich pracownikach na wniosek zakładowej organizacji związkowej (art. 77 z indeksem 2 § 1 i 1 z indeksem 2). Jeżeli żaden z tych aktów nie mówi nic o podróżach, pracownikowi przysługują należności według przepisów dla sfery budżetowej (§ 5). Pracodawca może ustalić własne stawki, ale nie niższe niż minimum z § 4: dieta za dobę podróży, krajowej i zagranicznej, nie może być niższa od diety krajowej dla sfery budżetowej. Postanowienie umowy o pracę mniej korzystne niż przepisy prawa pracy jest nieważne i zastępuje je odpowiedni przepis (art. 18 § 2).
Warianty i przykładowe sytuacje
Delegacja krajowa
Polecenie wyjazdu służbowego dla pracownika na umowie o pracę, który wykonuje zadanie w innej miejscowości w Polsce niż siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy (art. 77 z indeksem 5 § 1 Kodeksu pracy). Zasady rozliczenia wybierasz według tego, czy u pracodawcy obowiązuje układ zbiorowy, regulamin wynagradzania czy postanowienia umowy o pracę.
Wypełnij ten wariant w generatorze
Delegacja zagraniczna
Polecenie podróży służbowej poza granice kraju. Pracodawca spoza sfery budżetowej może ustalić własne stawki diety zagranicznej, ale dieta za dobę podróży nie może być niższa niż dieta krajowa przewidziana dla pracowników sfery budżetowej (art. 77 z indeksem 5 § 4 Kodeksu pracy). Wzór nie obejmuje odrębnych przepisów o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług za granicą.
Wypełnij ten wariant w generatorze
Samochód prywatny (kilometrówka)
Wariant, w którym pracownik jedzie samochodem niebędącym własnością pracodawcy, a koszty przejazdu rozlicza się iloczynem przejechanych kilometrów i stawki za 1 km. Polecenie zawiera zgodę pracodawcy na przejazd tym pojazdem i stawkę, a rachunek kosztów pozycję z liczbą kilometrów. Stawkę wpisujesz sam, z regulaminu albo umowy.
Wypełnij ten wariant w generatorze
Rozliczenie delegacji
Polecenie z dołączonym rachunkiem kosztów podróży, który wypełnia się po powrocie: faktyczne godziny wyjazdu i powrotu, diety, noclegi, przejazdy i inne wydatki, suma, rozliczenie zaliczki oraz lista załączonych dokumentów. Pod rachunkiem jest miejsce na podpis osoby rozliczającej i zatwierdzenie do wypłaty.
Wypełnij ten wariant w generatorze
Z zaliczką
Polecenie wyjazdu, w którym przed podróżą wypłaca się zaliczkę na jej koszty, a po powrocie rozlicza ją w rachunku kosztów: wykazane wydatki pomniejsza się o pobraną kwotę i ustala, czy pracodawca dopłaca różnicę, czy pracownik zwraca nadwyżkę. Zasady wypłaty zaliczki wynikają z tego samego aktu co pozostałe należności (art. 77 z indeksem 5 § 3).
Wypełnij ten wariant w generatorze
Pracownica w ciąży
Polecenie dla pracownicy w ciąży z oświadczeniem o jej zgodzie na delegowanie poza stałe miejsce pracy. Bez tej zgody pracodawca nie może jej delegować (art. 178 § 1 Kodeksu pracy). Przepis nie określa formy zgody; podpis pracownicy na oświadczeniu służy jako dowód jej wyrażenia.
Wypełnij ten wariant w generatorze
Pracownik wychowujący dziecko do 8 lat
Polecenie dla pracownika wychowującego dziecko do ukończenia 8 roku życia, z oświadczeniem o zgodzie na delegowanie poza stałe miejsce pracy, bez której delegowanie jest niedopuszczalne (art. 178 § 2 Kodeksu pracy). Jeżeli oboje rodzice lub opiekunowie dziecka są zatrudnieni, z tego uprawnienia może korzystać jedno z nich (art. 189 z indeksem 1).
Wypełnij ten wariant w generatorze
Zleceniobiorca
Wariant dla osoby na umowie zlecenia. Zleceniobiorcy nie przysługują należności z art. 77 z indeksem 5 Kodeksu pracy, lecz zwrot wydatków poczynionych w celu należytego wykonania zlecenia wraz z odsetkami ustawowymi (art. 742 Kodeksu cywilnego). Dokument ma postać uzgodnienia stron, a nie polecenia, i nie zawiera diet pracowniczych.
Wypełnij ten wariant w generatorze
Polecenie wyjazdu służbowego (delegacja) - pełna treść wzoru
To jest kompletna treść wzoru. Puste miejsca uzupełni generator powyżej - albo skopiuj tekst i uzupełnij go ręcznie.
Pokaż pełną treść wzoru
..........................., dnia ...........................
...........................
adres: ...........................
POLECENIE WYJAZDU SŁUŻBOWEGO
I. Osoba wyjeżdżająca
..........................., w imieniu którego działa ..........................., poleca pracownikowi/pracownicy ..........................., zatrudnionemu/zatrudnionej na stanowisku ..........................., odbycie podróży służbowej na warunkach określonych poniżej (art. 77 z indeksem 5 § 1 Kodeksu pracy).
Stałe miejsce pracy: ...........................
II. Cel, miejsce i termin podróży
Podróż na obszarze kraju, miejsce docelowe: ...........................
Cel wyjazdu: ...........................
Termin podróży: od ........................... do ...........................
III. Zasady rozliczenia kosztów
Należności z tytułu podróży służbowej ustala się w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej według przepisów wydanych na podstawie art. 77 z indeksem 5 § 2 Kodeksu pracy, a u pracodawcy spoza sfery budżetowej według układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania albo umowy o pracę, w braku zaś takich postanowień według przepisów wydanych na podstawie § 2 (art. 77 z indeksem 5 § 2, 3 i 5 Kodeksu pracy).
.............................................
...........................
podpis w imieniu pracodawcy
.............................................
data i podpis pracownika/pracownicy - potwierdzenie otrzymania polecenia
Polecenie wyjazdu służbowego (delegacja) wzór Word (DOCX)
Wzór polecenie wyjazdu służbowego (delegacja) w formacie Word pobierzesz z generatora przyciskiem „Pobierz Word (DOCX)” - za darmo, bez rejestracji, z już wpisanymi danymi.
Polecenie wyjazdu służbowego (delegacja) wzór PDF
Ten sam dokument pobierzesz także jako PDF gotowy do wydruku i podpisu. Plik powstaje w Twojej przeglądarce, danych nigdzie nie wysyłamy.
Polecenie wyjazdu służbowego (delegacja) do pobrania za darmo
Wzór jest darmowy w pełnej wersji - żadnego okresu próbnego, żadnego adresu e-mail. Wypełnij, pobierz, podpisz.
Aktualność wzoru na rok 2026
Wzór odpowiada stanowi prawnemu na rok 2026. Powołane przepisy sprawdzamy na bieżąco z tekstem ujednoliconym publikowanym przez Sejm (api.sejm.gov.pl).
Najczęściej zadawane pytania
Czy pracownik może odmówić wyjazdu służbowego?
Co do zasady nie. Pracownik ma obowiązek stosować się do poleceń przełożonych dotyczących pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę (art. 100 § 1 Kodeksu pracy), a polecenie wyjazdu jest takim poleceniem. Wyjątkiem są pracownica w ciąży i pracownik wychowujący dziecko do ukończenia 8 roku życia: ich nie wolno delegować poza stałe miejsce pracy bez zgody (art. 178). Jeżeli oboje rodzice lub opiekunowie dziecka są zatrudnieni, z tej ochrony może korzystać jedno z nich (art. 189 z indeksem 1).
Ile wynosi dieta za delegację?
Wysokość diety zależy od źródła zasad u danego pracodawcy: układu zbiorowego, regulaminu wynagradzania, umowy o pracę albo przepisów dla sfery budżetowej (art. 77 z indeksem 5 § 2, 3 i 5 Kodeksu pracy). Ten wzór nie podaje kwot, bo wynikają one z rozporządzenia, którego tekst trzeba sprawdzić w aktualnym brzmieniu. Pewne jest minimum: dieta za dobę podróży, także zagranicznej, nie może być niższa niż dieta krajowa dla pracowników sfery budżetowej (§ 4). Dietę wpisujesz w rachunku kosztów razem z czasem trwania podróży, z którego ją wyliczono.
Czy pracodawca musi wypłacić zaliczkę przed wyjazdem?
Kodeks pracy nie reguluje zaliczki osobno. Jej zasady należą do warunków wypłacania należności z tytułu podróży służbowej, które ustala się w układzie zbiorowym, regulaminie wynagradzania albo umowie o pracę (art. 77 z indeksem 5 § 3), a w braku takich postanowień stosuje się przepisy dla sfery budżetowej (§ 5). Dlatego sprawdź najpierw akt obowiązujący u pracodawcy. Wypłaconą zaliczkę zawsze rozlicza się po powrocie w rachunku kosztów.
Czy zgoda rodzica dziecka do 8 lat musi być na piśmie?
Art. 178 § 2 Kodeksu pracy wymaga zgody, ale nie określa jej formy. W praktyce pracodawca powinien mieć dowód, że zgoda została wyrażona przed wyjazdem, dlatego wzór umieszcza oświadczenie w samym poleceniu, z podpisem pracownika. Przepis dotyczy każdego delegowania poza stałe miejsce pracy, więc najbezpieczniej odbierać zgodę przy każdym poleceniu.
Jak rozliczyć wyjazd osoby na umowie zlecenia?
Zleceniobiorca nie jest pracownikiem, więc art. 77 z indeksem 5 Kodeksu pracy go nie obejmuje. Zleceniodawca ma obowiązek zwrócić mu wydatki poczynione w celu należytego wykonania zlecenia, wraz z odsetkami ustawowymi, i zwolnić go od zobowiązań zaciągniętych w tym celu we własnym imieniu (art. 742 Kodeksu cywilnego). Rozliczenie opiera się więc na rzeczywistych wydatkach i dokumentach, a ewentualne ryczałty stosuj tylko wtedy, gdy przewiduje je umowa zlecenia. Wzór w tym wariancie ma postać uzgodnienia stron, bez diet pracowniczych.
Do kiedy można domagać się niewypłaconych należności za delegację?
Roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne (art. 291 § 1 Kodeksu pracy). Termin wymagalności zależy od zasad rozliczania przyjętych u pracodawcy, dlatego warto złożyć rachunek kosztów w terminie i zachować jego kopię z potwierdzeniem złożenia. Rachunek z załącznikami jest podstawowym dowodem w sporze o zwrot kosztów.
Podstawa prawna
Powołane przepisy ostatnio sprawdzone maszynowo z tekstem ujednoliconym w serwisie Sejmu (api.sejm.gov.pl) dnia 21.09.2026. Zmiany w przepisach śledzimy na bieżąco.
- Kodeks pracy
- nieważność postanowień umowy o pracę mniej korzystnych dla pracownika niż przepisy prawa pracy i zastąpienie ich tymi przepisami (§ 2)
- Kodeks pracy
- zatrudnienie w warunkach stosunku pracy jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy bez względu na nazwę umowy (§ 1 z indeksem 1)
- Kodeks pracy
- miejsce lub miejsca wykonywania pracy jako element umowy o pracę (§ 1 pkt 2)
- Kodeks pracy
- obowiązek ustalenia regulaminu wynagradzania przy co najmniej 50 pracownikach nieobjętych zakładowym ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, przy 20-49 takich pracownikach na wniosek zakładowej organizacji związkowej; możliwość ustalenia w nim innych świadczeń związanych z pracą
- Kodeks pracy
- należności z tytułu podróży służbowej (§ 1); przepisy dla sfery budżetowej (§ 2); warunki u pozostałych pracodawców w układzie, regulaminie wynagradzania albo umowie o pracę (§ 3); minimalna dieta (§ 4); stosowanie przepisów budżetowych w braku postanowień (§ 5)
- Kodeks pracy
- obowiązek stosowania się do poleceń przełożonych dotyczących pracy, jeżeli nie są sprzeczne z prawem lub umową o pracę
- Kodeks pracy
- zakaz delegowania poza stałe miejsce pracy bez zgody pracownicy w ciąży (§ 1) i pracownika wychowującego dziecko do ukończenia 8 roku życia (§ 2)
- Kodeks pracy
- korzystanie z uprawnienia z art. 178 § 2 przez jedno z zatrudnionych rodziców
- Kodeks pracy
- przedawnienie roszczeń ze stosunku pracy z upływem 3 lat od wymagalności
- Kodeks cywilny
- obowiązek zwrotu przyjmującemu zlecenie wydatków poczynionych w celu należytego wykonania zlecenia wraz z odsetkami ustawowymi i zwolnienia go od zobowiązań zaciągniętych w tym celu w imieniu własnym
Powiązane dokumenty
- Umowa o pracę - wzór
Umowa o pracę wzór 2026 za darmo, PDF i Word. Wypełnij online zgodnie z art. 29 Kodeksu pracy, bez rejestracji.
- Ewidencja czasu pracy pracownika - wzór
Ewidencja czasu pracy wzór 2026 za darmo, PDF i Word. Miesięczna karta pracownika z nadgodzinami, nocą i urlopami, zgodna z art. 149 Kodeksu pracy.
- Upoważnienie do używania pojazdu - wzór
Upoważnienie do używania pojazdu wzór 2026 za darmo, PDF i Word. Dla rodziny, pracownika, na kontrolę drogową i wyjazd za granicę, bez rejestracji.
- Umowa zlecenie - wzór
Umowa zlecenie wzór 2026 za darmo, PDF i Word. Wypełnij online zgodnie z art. 734 Kodeksu cywilnego, bez rejestracji.
Maszynowo czytelny schemat tego dokumentu: polecenie-wyjazdu-sluzbowego.json
