Kwestionariusz osobowy dla zleceniobiorcy lub pracownika - wzór 2026 za darmo
Kwestionariusz osobowy to pisemne oświadczenie, w którym osoba podejmująca pracę albo zlecenie podaje zatrudniającemu swoje dane. Dla kandydata i pracownika zakres tych danych wyznacza art. 22[1] Kodeksu pracy (Dz.U. 1974 poz. 141): od osoby ubiegającej się o zatrudnienie pracodawca żąda imienia i nazwiska, daty urodzenia i danych kontaktowych, a wykształcenia, kwalifikacji i przebiegu zatrudnienia tylko wtedy, gdy są niezbędne do pracy danego rodzaju lub na danym stanowisku (art. 22[1] § 1 i 2). Od pracownika żąda dodatkowo adresu zamieszkania, numeru PESEL (a przy jego braku rodzaju i numeru dokumentu tożsamości) oraz numeru rachunku, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę do rąk własnych (art. 22[1] § 3); dane udostępnia się w formie oświadczenia, a udokumentowania pracodawca może żądać tylko w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia (art. 22[1] § 5). Umowa zlecenia jest umową cywilnoprawną (art. 734 i 750 Kodeksu cywilnego), więc katalog z art. 22[1] jej nie obejmuje; kwestionariusz zleceniobiorcy zbiera dodatkowo oświadczenia o statusie ucznia lub studenta, innych tytułach zatrudnienia, emeryturze lub rencie i dobrowolnym ubezpieczeniu chorobowym, z których zleceniodawca korzysta przy rozliczeniu umowy.
- Kwestionariusz nie zmienia charakteru umowy. Jeżeli zleceniobiorca pracuje pod kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez zatrudniającego, jest to stosunek pracy bez względu na nazwę umowy (art. 22 § 1[1] Kodeksu pracy), a zastąpienie w takich warunkach umowy o pracę umową cywilnoprawną jest niedopuszczalne (art. 22 § 1[2]).
- Wzór nie rozstrzyga o składkach ani podatku. Oświadczenia zleceniobiorcy zbierają fakty, ale skutki wynikają z ustaw ubezpieczeniowych i podatkowych, których ta strona nie przytacza. Przed pierwszą wypłatą sprawdź rozliczenie w ZUS albo u księgowego.
Uzupełnij dane
Twoje dane nie opuszczają przeglądarki. Dokument powstaje bezpośrednio na Twoim urządzeniu i nic z tego, co wpiszesz, nie jest nigdzie wysyłane.
Psst, gotowe? Zrób sobie pięciominutową przerwę.
Wesprzyj mnie i wyhoduj bonsai w przeglądarce (moja gra, po angielsku) Dodaj do listy życzeń na SteamieJeśli ten wzór oszczędził Ci czas, możesz mnie wesprzeć i postawić mi kawę. Nic się przez to nie odblokowuje - wszystko w tym serwisie jest i pozostanie za darmo.
Rozpoczęty dokument zostaje zapisany wyłącznie w Twojej przeglądarce i po 48 godzinach sam się usuwa.
Kwestionariusz osobowy dla zleceniobiorcy lub pracownika - kiedy stosować
Kwestionariusz wypełniasz przed podpisaniem umowy albo przy jej podpisaniu, gdy zleceniodawca lub pracodawca potrzebuje Twoich danych do umowy, zgłoszenia do ubezpieczeń i wypłaty. Jest to Twoje oświadczenie, a nie umowa: przepisy przytoczone na tej stronie nie narzucają urzędowego wzoru, wymagają tylko, by dane były udostępnione w formie oświadczenia osoby, której dotyczą. Pracodawca może żądać ich udokumentowania, ale wyłącznie w zakresie niezbędnym do potwierdzenia (art. 22[1] § 5 Kodeksu pracy). Wersje różnią się zakresem i to jest ich sedno. Kandydat podaje tylko dane z art. 22[1] § 1, a wykształcenie, kwalifikacje i przebieg zatrudnienia wtedy, gdy są niezbędne na danym stanowisku. Pracownik dodaje adres, PESEL i rachunek (art. 22[1] § 3). Zleceniobiorca nie jest objęty tym katalogiem, bo zlecenie jest umową cywilnoprawną (art. 734 i 750 Kodeksu cywilnego); jego kwestionariusz zawiera za to oświadczenia o studiach, innym zatrudnieniu, emeryturze lub rencie i ubezpieczeniu chorobowym, na których opiera się rozliczenie składek i podatku. Równie ważne jest to, czego w kwestionariuszu nie ma. Danych o zdrowiu, wyznaniu, poglądach czy orientacji seksualnej pracodawca nie pozyska za zgodą udzieloną na swoją prośbę: na podstawie zgody przetwarza je tylko wtedy, gdy kandydat lub pracownik przekaże je z własnej inicjatywy (art. 22[1b] § 1). Kiedy pracodawca może mimo to żądać innych danych, wyjaśniamy w pytaniach na dole strony. Pola o stanie cywilnym, planach rodzinnych czy przynależności związkowej są śladem po starych formularzach i przy odmowie zatrudnienia mogą świadczyć o dyskryminacji (art. 18[3a] § 1 i art. 18[3b] § 1).
Niezbędne elementy dokumentu
| Element | Co musi zawierać |
|---|---|
| Adresat, miejscowość i data | Nazwa i adres zleceniodawcy lub pracodawcy, któremu przekazujesz dane, oraz data wypełnienia. |
| Imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe | Wspólne dla wszystkich wersji (art. 22[1] § 1 pkt 1-3 Kodeksu pracy). Dane kontaktowe wskazujesz sam. |
| Adres zamieszkania i PESEL - nie od kandydata | Od pracownika, a przy braku PESEL rodzaj i numer dokumentu tożsamości (art. 22[1] § 3 pkt 1 i 2). Od zleceniobiorcy zbiera je zleceniodawca na potrzeby zgłoszenia do ubezpieczeń i rozliczenia umowy; ten katalog Kodeksu pracy zlecenia nie obejmuje. |
| Wykształcenie, kwalifikacje, przebieg zatrudnienia | Od kandydata tylko wtedy, gdy są niezbędne na danym stanowisku (art. 22[1] § 2). Zawsze bez informacji o wynagrodzeniu (art. 22[1] § 1 pkt 6). |
| Sposób wypłaty wynagrodzenia | Numer rachunku płatniczego albo wniosek o wypłatę do rąk własnych (art. 22[1] § 3 pkt 5). |
| Oświadczenia zleceniobiorcy | Status ucznia lub studenta, umowa o pracę u innego pracodawcy, inne zlecenia, działalność gospodarcza, emerytura lub renta, ubezpieczenie chorobowe i urząd skarbowy. |
| Informacja o przetwarzaniu danych i podpis | Miejsce na klauzulę informacyjną administratora, podpis osoby wypełniającej, przy niepełnoletnim zleceniobiorcy także przedstawiciela ustawowego. |
Najczęstsze błędy
- Jeden formularz dla wszystkich, przez co kandydat już na etapie rozmowy podaje adres, PESEL i rachunek, których pracodawca może żądać dopiero od pracownika (art. 22[1] § 3 Kodeksu pracy).
- Pytanie kandydata o obecne lub poprzednie wynagrodzenie, wyłączone wprost z przebiegu zatrudnienia (art. 22[1] § 1 pkt 6).
- Pola o stanie zdrowia, ciąży, wyznaniu, stanie cywilnym czy przynależności związkowej. Na podstawie zgody dane szczególnych kategorii pracodawca przetwarza tylko wtedy, gdy kandydat przekazał je z własnej inicjatywy (art. 22[1b] § 1). Bez tego potrzebuje innej podstawy, na przykład przepisu prawa (art. 22[1] § 4). Pozostałe pola dotykają przyczyn z art. 18[3a] § 1.
- Pytanie o karalność „za zgodą”. Zgoda nie może być podstawą przetwarzania danych o wyrokach skazujących i czynach zabronionych, które art. 22[1a] § 1 wyłącza przez odesłanie do rozporządzenia 2016/679; pracodawca może ich żądać tylko wtedy, gdy wymaga tego przepis prawa (art. 22[1] § 4).
- Żądanie kopii dyplomów, dowodu osobistego czy świadectw w zakresie szerszym niż niezbędny do potwierdzenia podanych danych (art. 22[1] § 5).
- Nieaktualizowanie oświadczeń zleceniobiorcy po podjęciu etatu, zakończeniu studiów albo przyznaniu emerytury, przez co zleceniodawca rozlicza umowę na nieprawdziwych danych.
Jak wypełnić kwestionariusz osobowy zleceniobiorcy
Zacznij od danych identyfikacyjnych i adresu, a potem przejdź przez oświadczenia po kolei. Każde pytanie ma odpowiedź tak albo nie; nie zostawiaj pustych pól, bo puste pole zleceniodawca odczyta tak, jak mu wygodnie. Jeżeli masz inną umowę, wpisz konkretnie pracodawcę lub zleceniodawcę i okres, a przy umowie o pracę także to, czy miesięczne wynagrodzenie osiąga minimalne wynagrodzenie za pracę. Oświadczenie nie jest jednorazowe. Kwestionariusz kończy się zobowiązaniem do zawiadamiania o zmianach i to ono chroni obie strony: zakończenie studiów, nowy etat czy przyznanie renty zmieniają podstawę rozliczenia, a zleceniodawca dowie się o nich tylko od Ciebie.
Przykład wypełnienia
Kandydat, pracownik i osoba młodociana
Kandydat do pracy podaje mniej, niż sugeruje wiele krążących formularzy. Obowiązkowe są imię i nazwisko, data urodzenia i dane kontaktowe; wykształcenie, kwalifikacje i przebieg zatrudnienia tylko wtedy, gdy są niezbędne do pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku (art. 22[1] § 1 i 2 Kodeksu pracy). Pozostałe dane podaje dopiero pracownik (art. 22[1] § 3), a inne niż wymienione wtedy, gdy są niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (art. 22[1] § 4). Inne dane możesz też podać dobrowolnie na podstawie zgody, z wyjątkiem danych, które art. 22[1a] § 1 wyłącza przez odesłanie do rozporządzenia 2016/679. Brak zgody lub jej wycofanie nie może być podstawą niekorzystnego traktowania (art. 22[1a] § 2). Osoba, która ukończyła 15 lat, a nie przekroczyła 18, jest młodocianym (art. 190 § 1). Zatrudnić ją można co do zasady wtedy, gdy ukończyła co najmniej ośmioletnią szkołę podstawową i przedstawi świadectwo lekarskie, że praca danego rodzaju nie zagraża jej zdrowiu (art. 191 § 1), a młodocianego bez kwalifikacji zawodowych tylko w celu przygotowania zawodowego (art. 191 § 2). Świadectwa lekarskiego kwestionariusz nie zastępuje: dołącza się je osobno.
Warianty i przykładowe sytuacje
Zleceniobiorca - uczeń lub student
Wariant dla zleceniobiorcy, który jest uczniem albo studentem. Kwestionariusz zawiera oświadczenie o tym statusie z nazwą szkoły lub uczelni, bo od statusu i od wieku zależy, czy zleceniodawca odprowadza składki. Same zasady wynikają z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, której ten wzór nie przytacza; zleceniodawca stosuje je na podstawie Twojego oświadczenia i daty urodzenia, więc oba pola muszą być aktualne.
Zleceniobiorca pracujący na etacie
Wariant dla osoby, która równolegle do zlecenia ma umowę o pracę u innego pracodawcy. Kwestionariusz zawiera oświadczenie o tym zatrudnieniu wraz z informacją, czy wynagrodzenie z etatu osiąga minimalne wynagrodzenie za pracę, bo zleceniodawca potrzebuje jej do ustalenia składek. Pytanie o wynagrodzenie jest tu dopuszczalne: zakaz z art. 22[1] § 1 pkt 6 Kodeksu pracy dotyczy kandydata do pracy.
Kandydat do pracy
Wariant dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Zawiera tylko dane, których pracodawca może żądać na tym etapie: imię i nazwisko, datę urodzenia i dane kontaktowe, a wykształcenie, kwalifikacje i przebieg zatrudnienia tylko wtedy, gdy są niezbędne na danym stanowisku (art. 22[1] § 1 i 2 Kodeksu pracy). Nie ma tu adresu, PESEL ani rachunku, a przebieg zatrudnienia wpisuje się bez wynagrodzeń.
Pracownik
Wariant dla osoby, z którą pracodawca zawiera umowę o pracę. Do danych kandydata dochodzą adres zamieszkania, PESEL albo dokument tożsamości, rachunek płatniczy, jeżeli pracownik nie chce wypłaty do rąk własnych, oraz dane potrzebne do szczególnych uprawnień, jeżeli z nich korzysta (art. 22[1] § 3 Kodeksu pracy).
Zleceniobiorca - emeryt lub rencista
Wariant dla zleceniobiorcy, który ma ustalone prawo do emerytury lub renty. Kwestionariusz zawiera oświadczenie o świadczeniu z organem wypłacającym i numerem, bo ta okoliczność wpływa na zgłoszenie zleceniobiorcy do ubezpieczeń. Rodzaj świadczenia wpisujesz sam; zasad oskładkowania ten wzór nie przesądza.
Zleceniobiorca niepełnoletni
Wariant dla zleceniobiorcy, który nie ukończył 18 lat. Dodaje dane i podpis przedstawiciela ustawowego. Reguła z art. 22 § 3 Kodeksu pracy, według której osoba ograniczona w zdolności do czynności prawnych może bez zgody przedstawiciela nawiązać stosunek pracy, dotyczy wyłącznie stosunku pracy; przy zleceniu rozstrzygają przepisy Kodeksu cywilnego o zdolności do czynności prawnych, których ten wzór nie przytacza.
Pracownik młodociany
Wariant dla pracownika, który ukończył 15 lat, a nie przekroczył 18 (art. 190 § 1 Kodeksu pracy). Dodaje oświadczenie o ukończeniu ośmioletniej szkoły podstawowej, bo to jeden z dwóch warunków zatrudnienia młodocianego obok świadectwa lekarskiego (art. 191 § 1). Pracodawca prowadzi przy tym ewidencję pracowników młodocianych (art. 193).
Kwestionariusz osobowy dla zleceniobiorcy lub pracownika - pełna treść wzoru
To jest kompletna treść wzoru. Puste miejsca uzupełni generator powyżej - albo skopiuj tekst i uzupełnij go ręcznie.
Pokaż pełną treść wzoru
podpis osoby wypełniającej kwestionariusz
data i podpis osoby przyjmującej kwestionariusz
Kwestionariusz osobowy dla zleceniobiorcy lub pracownika wzór Word (DOCX)
Wzór kwestionariusz osobowy dla zleceniobiorcy lub pracownika w formacie Word pobierzesz z generatora przyciskiem „Pobierz Word (DOCX)” - za darmo, bez rejestracji, z już wpisanymi danymi.
Kwestionariusz osobowy dla zleceniobiorcy lub pracownika wzór PDF
Ten sam dokument pobierzesz także jako PDF gotowy do wydruku i podpisu. Plik powstaje w Twojej przeglądarce, danych nigdzie nie wysyłamy.
Kwestionariusz osobowy dla zleceniobiorcy lub pracownika do pobrania za darmo
Wzór jest darmowy w pełnej wersji - żadnego okresu próbnego, żadnego adresu e-mail. Wypełnij, pobierz, podpisz.
Aktualność wzoru na rok 2026
Wzór odpowiada stanowi prawnemu na rok 2026. Powołane przepisy sprawdzamy na bieżąco z tekstem ujednoliconym publikowanym przez Sejm (api.sejm.gov.pl).
Najczęściej zadawane pytania
Czy kandydat do pracy musi podać adres i PESEL?
Nie. Od osoby ubiegającej się o zatrudnienie pracodawca żąda tylko imienia i nazwiska, daty urodzenia i danych kontaktowych, a wykształcenia, kwalifikacji i przebiegu zatrudnienia wtedy, gdy są niezbędne na danym stanowisku (art. 22[1] § 1 i 2 Kodeksu pracy). Adresu zamieszkania, PESEL i numeru rachunku pracodawca żąda dopiero od pracownika (art. 22[1] § 3). Jeżeli formularz rekrutacyjny ich wymaga, możesz te rubryki zostawić puste.
Czy pracodawca może pytać o stan cywilny, dzieci albo zdrowie?
Od pracownika pracodawca może żądać danych dzieci i innych członków najbliższej rodziny, a także danych o zdrowiu, gdy są one konieczne do skorzystania ze szczególnych uprawnień z prawa pracy (art. 22[1] § 3 pkt 3). Inne dane może zebrać, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku z przepisu prawa (art. 22[1] § 4). Poza tymi przypadkami danych o zdrowiu, wyznaniu czy poglądach nie pozyska za zgodą udzieloną na swoją prośbę: na podstawie zgody przetwarza je tylko wtedy, gdy przekazałeś je z własnej inicjatywy (art. 22[1b] § 1). Dane biometryczne pracownika może zbierać także przy kontroli dostępu do szczególnie ważnych informacji lub pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony (art. 22[1b] § 2). Odmowa zatrudnienia z przyczyn takich jak płeć, wiek czy religia narusza zasadę równego traktowania, chyba że pracodawca udowodni, że kierował się obiektywnymi powodami (art. 18[3b] § 1); nie naruszają jej też m.in. wymagania będące rzeczywistym i decydującym wymaganiem zawodowym (art. 18[3b] § 2 pkt 1).
Czy kwestionariusz osobowy jest obowiązkowy przy umowie zlecenia?
Katalog z art. 22[1] Kodeksu pracy dotyczy kandydata i pracownika, a zlecenie jest umową cywilnoprawną (art. 734 i 750 Kodeksu cywilnego). Zleceniodawca potrzebuje jednak Twoich danych i oświadczeń, żeby zgłosić Cię do ubezpieczeń i rozliczyć umowę, i dlatego prosi o kwestionariusz. Obowiązki samego zleceniodawcy wynikają z ustaw ubezpieczeniowych i podatkowych, których ta strona nie przytacza.
Czy muszę dołączyć kopie dyplomów i dowodu osobistego?
Dane udostępniasz w formie oświadczenia (art. 22[1] § 5 Kodeksu pracy). Pracodawca może żądać ich udokumentowania, ale tylko w zakresie niezbędnym do potwierdzenia, na przykład okazania dyplomu przy stanowisku wymagającym określonego wykształcenia. Okazanie dokumentu nie oznacza zgody na zrobienie i przechowywanie jego kopii w całości.
Czy pracodawca może zapytać o niekaralność?
Na podstawie zgody nie, bo zgoda nie może być podstawą przetwarzania danych o wyrokach skazujących i czynach zabronionych, które art. 22[1a] § 1 Kodeksu pracy wyłącza przez odesłanie do rozporządzenia 2016/679. Pracodawca może żądać takiej informacji tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonania obowiązku albo uprawnienia wynikającego z przepisu prawa (art. 22[1] § 4), na przykład przy stanowiskach, dla których ustawa wymaga niekaralności.
Jak długo pracodawca przechowuje kwestionariusz pracownika?
Kwestionariusz pracownika trafia do dokumentacji pracowniczej, którą pracodawca prowadzi i przechowuje w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy). Okres przechowywania obejmuje czas zatrudnienia i 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy ustał, chyba że odrębne przepisy przewidują okres dłuższy (art. 94 pkt 9b).
Podstawa prawna
Powołane przepisy ostatnio sprawdzone maszynowo z tekstem ujednoliconym w serwisie Sejmu (api.sejm.gov.pl) dnia 21.09.2026. Zmiany w przepisach śledzimy na bieżąco.
- Kodeks pracy - cechy stosunku pracy; zatrudnienie w tych warunkach jest stosunkiem pracy bez względu na nazwę umowy (§ 1[1] i 1[2]); młodociany jako pracownik (§ 2); nawiązanie stosunku pracy przez osobę ograniczoną w zdolności do czynności prawnych (§ 3)
- Kodeks pracy - zakres danych osobowych kandydata (§ 1 i 2) i pracownika (§ 3), w tym dane konieczne do szczególnych uprawnień (§ 3 pkt 3); inne dane niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku z przepisu prawa (§ 4); forma oświadczenia i udokumentowanie danych (§ 5)
- Kodeks pracy - zgoda jako podstawa przetwarzania innych danych, z wyłączeniem danych z art. 10 rozporządzenia 2016/679; zakaz niekorzystnego traktowania za brak lub wycofanie zgody
- Kodeks pracy - dane szczególnych kategorii z art. 9 ust. 1 rozporządzenia 2016/679 na podstawie zgody wyłącznie z inicjatywy kandydata lub pracownika (§ 1); dane biometryczne pracownika także przy kontroli dostępu do szczególnie ważnych informacji lub pomieszczeń (§ 2)
- Kodeks pracy - równe traktowanie w nawiązaniu stosunku pracy bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, religię, narodowość, przynależność związkową, orientację seksualną i inne przyczyny z § 1
- Kodeks pracy - odmowa nawiązania stosunku pracy z przyczyn z art. 18[3a] § 1 jako naruszenie zasady równego traktowania, chyba że pracodawca udowodni obiektywne powody (§ 1); niezatrudnienie, gdy przyczyna jest rzeczywistym i decydującym wymaganiem zawodowym, nie narusza tej zasady (§ 2 pkt 1)
- Kodeks pracy - obowiązek zapewnienia, by proces rekrutacyjny przebiegał w sposób niedyskryminujący (§ 3)
- Kodeks pracy - prowadzenie dokumentacji pracowniczej (pkt 9a) i jej przechowywanie przez okres zatrudnienia oraz 10 lat od końca roku ustania stosunku pracy, chyba że odrębne przepisy przewidują okres dłuższy (pkt 9b)
- Kodeks pracy - definicja młodocianego (15-18 lat) i zakaz zatrudniania osób poniżej 15 lat z wyjątkami
- Kodeks pracy - warunki zatrudnienia młodocianego: ukończona ośmioletnia szkoła podstawowa i świadectwo lekarskie (§ 1), przygotowanie zawodowe młodocianego bez kwalifikacji (§ 2); zatrudnienie osoby poniżej 15 lat w roku, w którym kończy 15 lat (§ 2[1]); przygotowanie zawodowe osób bez ukończonej szkoły lub poniżej 15 lat, za zgodą albo na wniosek przedstawiciela ustawowego lub opiekuna i przy dalszych warunkach (§ 2[2]-2[7])
- Kodeks pracy - obowiązek prowadzenia ewidencji pracowników młodocianych
- Kodeks cywilny - definicja umowy zlecenia
- Kodeks cywilny - odpowiednie stosowanie przepisów o zleceniu do umów o świadczenie usług
Powiązane dokumenty
- Umowa zlecenie - wzór
Umowa zlecenie wzór 2026 za darmo, PDF i Word. Wypełnij online zgodnie z art. 734 Kodeksu cywilnego, bez rejestracji.
- Ewidencja godzin wykonywania umowy zlecenia - wzór
Ewidencja godzin umowa zlecenie wzór 2026 za darmo, PDF i Word. Dzień po dniu albo zbiorczo, z potwierdzeniem zleceniodawcy, także mailowo.
- Umowa o pracę - wzór
Umowa o pracę wzór 2026 za darmo, PDF i Word. Wypełnij online zgodnie z art. 29 Kodeksu pracy, bez rejestracji.
- Zgoda rodzica na pracę nieletniego - wzór
Zgoda rodzica na pracę nieletniego wzór 2026 za darmo, PDF i Word. Umowa o pracę, zlecenie, przygotowanie zawodowe i praca dziecka w reklamie.
Maszynowo czytelny schemat tego dokumentu: kwestionariusz-osobowy.json