Ewidencja godzin wykonywania umowy zlecenia to wykaz, w którym przyjmujący zlecenie zapisuje, ile godzin poświęcił na wykonanie umowy w danym okresie rozliczeniowym, a dający zlecenie tę liczbę potwierdza. Kodeks cywilny nie przewiduje dla niej osobnego wzoru, ale wynagrodzenie za zlecenie należy się, jeżeli ani z umowy, ani z okoliczności nie wynika, że zlecenie miało być wykonane bez wynagrodzenia (art. 735 § 1 Kodeksu cywilnego, Dz.U. 1964 poz. 93), i należy się dopiero po wykonaniu zlecenia, chyba że co innego wynika z umowy, np. rozliczenie okresowe, lub z przepisów szczególnych (art. 744), a przy stawce godzinowej to właśnie ewidencja przesądza o wysokości wypłaty. Ten sam wzór obsługuje umowę o świadczenie usług, do której przepisy o zleceniu stosuje się odpowiednio (art. 750). Przy zleceniu odpłatnym wykaz pełni też funkcję potwierdzenia liczby godzin na potrzeby przepisów o minimalnej stawce godzinowej; sposób potwierdzania trzeba ustalić w umowie, a szczegóły tego obowiązku określa odrębna ustawa, której ten wzór nie zastępuje.
Ewidencja godzin wykonywania umowy zlecenia - kiedy stosować
Ewidencję sporządzasz na koniec każdego okresu rozliczeniowego, zwykle miesiąca, jeżeli wynagrodzenie ze zlecenia albo z umowy o świadczenie usług zależy od liczby godzin albo jeżeli strony umówiły się, że liczba godzin ma być potwierdzana. Wykaz pisze i podpisuje przyjmujący zlecenie, bo to on wie, ile czasu poświęcił na wykonanie umowy; zleceniodawca go sprawdza i potwierdza. Taki wykaz mieści się w ustawowym obowiązku zleceniobiorcy, który powinien udzielać dającemu zlecenie potrzebnych wiadomości o przebiegu sprawy (art. 740 Kodeksu cywilnego). Dla zleceniobiorcy ewidencja jest przede wszystkim dowodem. Jeżeli dojdzie do sporu o zapłatę, to on musi wykazać, ile godzin przepracował, bo ciężar udowodnienia faktu spoczywa na tym, kto wywodzi z niego skutki prawne (art. 6). Potwierdzony przez drugą stronę wykaz rozstrzyga tę kwestię, zanim w ogóle powstanie. Dla zleceniodawcy jest podstawą wypłaty i dokumentem, którym wykazuje, że wynagrodzenie odpowiadało czasowi pracy, także na potrzeby przepisów o minimalnej stawce godzinowej. Ewidencja nie jest grafikiem. Zapisuje się w niej czas już poświęcony na zlecenie, a nie godziny wyznaczone z góry przez zleceniodawcę. Jeżeli w praktyce zleceniodawca ustala, kiedy i gdzie trzeba być, oraz kieruje pracą, jest to stosunek pracy bez względu na nazwę umowy (art. 22 § 1 z indeksem 1 Kodeksu pracy), a dokument, który wygląda jak pracownicza lista obecności, jest w takim sporze dowodem przeciwko zleceniodawcy.
Niezbędne elementy dokumentu
| Element | Co musi zawierać |
|---|
| Miejscowość, data i okres rozliczeniowy | Data sporządzenia wykazu i okres, którego dotyczy. Okres powinien odpowiadać okresowi rozliczenia wynagrodzenia z umowy. |
| Oznaczenie stron | Zleceniodawca z adresem lub siedzibą i zleceniobiorca z imienia i nazwiska, tak jak w umowie. |
| Wskazanie umowy | Data zawarcia i ewentualny numer. Przy kilku umowach u jednego zleceniodawcy godziny trzeba przypisać do każdej z nich osobno. |
| Liczba godzin | Wpisy dzień po dniu (data, godziny od-do, liczba godzin, czynności) albo łączna liczba godzin w okresie. Zawsze z sumą na końcu. |
| Dane do rozliczenia | Stawka z umowy i kwota za okres. Gdy nie ma obowiązującej taryfy, a strony nie umówiły się o wysokość wynagrodzenia, należy się wynagrodzenie odpowiadające wykonanej pracy (art. 735 § 2 Kodeksu cywilnego), a ewidencja jest miarą tej pracy. |
| Zastrzeżenie o charakterze wykazu | Krótkie stwierdzenie, że wykaz rozlicza godziny i nie jest grafikiem. Nie zmienia ono oceny faktycznych warunków pracy (art. 22 Kodeksu pracy). |
| Podpis zleceniobiorcy i potwierdzenie zleceniodawcy | Na papierze własnoręczne podpisy obu stron (art. 78 Kodeksu cywilnego), w formie dokumentowej wiadomość zwrotna pozwalająca ustalić, kto potwierdził (art. 77 z indeksem 2). |
Najczęstsze błędy
- Przygotowywanie ewidencji przez zleceniodawcę z góry, na początku miesiąca, z godzinami rozpisanymi jak w grafiku zmian. Taki dokument opisuje czas wyznaczony przez zatrudniającego, czyli jedną z cech stosunku pracy z art. 22 § 1 Kodeksu pracy.
- Wpisywanie godzin przewidzianych w umowie zamiast faktycznie przepracowanych. Wykaz zgodny z umową, ale niezgodny z rzeczywistością, nie chroni żadnej ze stron.
- Jedna suma godzin przy kilku umowach u tego samego zleceniodawcy, przez co nie wiadomo, za którą umowę i według której stawki należy się zapłata.
- Potwierdzenie przez „ok” wysłane z ogólnego adresu firmy albo cudzego telefonu, z którego nie da się ustalić, kto potwierdził liczbę godzin.
- Brak ustalenia w umowie, że wynagrodzenie płaci się co miesiąc. Wtedy, jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej, należy się ono dopiero po wykonaniu zlecenia (art. 744 Kodeksu cywilnego), a miesięczna ewidencja niczego w tym nie zmienia.
Jak wypełnić ewidencję godzin dzień po dniu
Zapisuj każdy dzień, w którym wykonywałeś umowę, w osobnej linii: datę, godzinę rozpoczęcia i zakończenia, liczbę godzin i krótki opis czynności. Liczbę godzin podawaj w ułamkach dziesiętnych (3,5 h, a nie 3 h 30 min), bo łatwiej ją potem zsumować i pomnożyć przez stawkę. Opis czynności nie musi być długi, ale powinien dać się powiązać z przedmiotem umowy; to on pokazuje, że godziny dotyczą tego zlecenia, a nie innej współpracy. Wpisy rób na bieżąco, a wykaz zamykaj po zakończeniu okresu. Wtedy podpisz go albo wyślij zleceniodawcy i poproś o potwierdzenie.
Przykład wypełnienia
EWIDENCJA GODZIN WYKONYWANIA UMOWY ZLECENIA
za okres: październik 2026
1.10.2026, 9:00-13:00, 4 h, obsługa stoiska informacyjnego
3.10.2026, 16:00-19:30, 3,5 h, przygotowanie materiałów
8.10.2026, 10:00-14:00, 4 h, obsługa stoiska informacyjnego
Łączna liczba godzin wykonywania umowy w okresie objętym wykazem: 11,5.
Stawka wynagrodzenia za godzinę: 45,00 zł brutto.
Wynagrodzenie za okres objęty wykazem: 517,50 zł brutto.
Ewidencja godzin a grafik pracowniczy
Różnica nie leży w tabelce, tylko w tym, kto decyduje o czasie. Grafik ustala pracodawca z góry i pracownik ma się do niego stosować. Ewidencja zleceniobiorcy zapisuje po fakcie, ile czasu faktycznie poświęcił na zlecenie. Kodeks pracy przesądza, że praca pod kierownictwem, w miejscu i czasie wyznaczonym przez zatrudniającego jest stosunkiem pracy bez względu na nazwę umowy, i zabrania zastępowania umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu takich warunków (art. 22 § 1, § 1 z indeksem 1 i § 1 z indeksem 2 Kodeksu pracy). Dlatego ten wzór zawiera zastrzeżenie, że wykaz rozlicza godziny i nie jest poleceniem co do czasu i miejsca pracy. Traktuj je jako opis funkcji dokumentu, nie jako ochronę: jeżeli w rzeczywistości zleceniodawca wyznacza zmiany i rozlicza spóźnienia, żaden zapis w ewidencji tego nie zmieni, a zgodna z prawdą ewidencja pokaże stan faktyczny.
Warianty i przykładowe sytuacje
Dzień po dniu
Miesięczna ewidencja, w której zleceniobiorca zapisuje każdy dzień wykonywania umowy: datę, godziny od-do, liczbę godzin i krótki opis czynności. To najmocniejsza postać wykazu, bo w sporze o wynagrodzenie ciężar udowodnienia liczby godzin spoczywa na tym, kto z niej wywodzi roszczenie (art. 6 Kodeksu cywilnego), a pojedyncze wpisy da się zestawić z innymi dowodami.
Wypełnij ten wariant w generatorze
Zbiorczo do rachunku
Zbiorcze potwierdzenie łącznej liczby godzin za miesiąc, dołączane do rachunku do umowy zlecenia. Wariant dla umów, w których strony nie wymagają rozpisywania dni, a liczy się sama suma godzin pomnożona przez stawkę. Wynagrodzenie co miesiąc należy się wtedy, gdy wynika to z umowy lub z przepisów szczególnych; w przeciwnym razie należy się dopiero po wykonaniu zlecenia (art. 744 Kodeksu cywilnego).
Wypełnij ten wariant w generatorze
Umowa o świadczenie usług
Ewidencja do umowy o świadczenie usług nieuregulowanej innymi przepisami, z wynagrodzeniem liczonym od godziny. Do takiej umowy stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu (art. 750 Kodeksu cywilnego), więc zasady rozliczenia są te same; zmienia się tytuł dokumentu, który powinien odpowiadać nazwie podpisanej umowy.
Wypełnij ten wariant w generatorze
Potwierdzenie mailowe
Wykaz wysyłany zleceniodawcy e-mailem, SMS-em albo komunikatorem i potwierdzany wiadomością zwrotną zamiast podpisu na papierze. Do zachowania formy dokumentowej wystarcza oświadczenie w postaci dokumentu, złożone tak, by dało się ustalić, kto je składa (art. 77 z indeksem 2 Kodeksu cywilnego), dlatego potwierdzenie powinno przyjść z adresu lub numeru przypisanego do konkretnej osoby.
Wypełnij ten wariant w generatorze
Kilka umów u jednego zleceniodawcy
Wariant dla zleceniobiorcy, który u tego samego zleceniodawcy wykonuje równolegle kilka odrębnych umów, na przykład stałą obsługę recepcji i jednorazową inwentaryzację. Każda umowa ma własne wynagrodzenie, więc wykaz przypisuje godziny do konkretnej umowy, a nie podaje jednej sumy bez podziału.
Wypełnij ten wariant w generatorze
Ewidencja godzin wykonywania umowy zlecenia - pełna treść wzoru
To jest kompletna treść wzoru. Puste miejsca uzupełni generator powyżej - albo skopiuj tekst i uzupełnij go ręcznie.
Pokaż pełną treść wzoru
..........................., dnia ...........................
EWIDENCJA GODZIN WYKONYWANIA UMOWY
za okres: ...........................
Zleceniodawca: ..........................., adres: ...........................
Zleceniobiorca: ...........................
Umowa
Wykaz dotyczy umowy zawartej w dniu ........................... pomiędzy Zleceniodawcą a Zleceniobiorcą.
Wykaz godzin
Łączna liczba godzin wykonywania umowy w okresie objętym wykazem: ............................
Zastrzeżenie
Niniejszy wykaz służy wyłącznie potwierdzeniu liczby godzin wykonywania umowy oraz rozliczeniu wynagrodzenia. Sporządza go Zleceniobiorca po zakończeniu okresu, według rzeczywiście poświęconego czasu. Wykaz nie jest grafikiem ani harmonogramem pracy i nie stanowi polecenia co do miejsca lub czasu wykonywania umowy.
Potwierdzenie
Zleceniodawca potwierdza, że łączna liczba godzin wykonywania umowy w okresie objętym wykazem wynosi ..........................., zgodnie z powyższym wykazem.
.............................................
Zleceniobiorca - data i podpis
.............................................
Zleceniodawca - data i podpis osoby potwierdzającej
Ewidencja godzin wykonywania umowy zlecenia wzór Word (DOCX)
Wzór ewidencja godzin wykonywania umowy zlecenia w formacie Word pobierzesz z generatora przyciskiem „Pobierz Word (DOCX)” - za darmo, bez rejestracji, z już wpisanymi danymi.
Ewidencja godzin wykonywania umowy zlecenia wzór PDF
Ten sam dokument pobierzesz także jako PDF gotowy do wydruku i podpisu. Plik powstaje w Twojej przeglądarce, danych nigdzie nie wysyłamy.
Ewidencja godzin wykonywania umowy zlecenia do pobrania za darmo
Wzór jest darmowy w pełnej wersji - żadnego okresu próbnego, żadnego adresu e-mail. Wypełnij, pobierz, podpisz.
Aktualność wzoru na rok 2026
Wzór odpowiada stanowi prawnemu na rok 2026. Powołane przepisy sprawdzamy na bieżąco z tekstem ujednoliconym publikowanym przez Sejm (api.sejm.gov.pl).
Najczęściej zadawane pytania
Kto sporządza i podpisuje ewidencję godzin przy umowie zlecenia?
Sporządza ją i podpisuje przyjmujący zlecenie, bo to on zna czas poświęcony na wykonanie umowy, a ustawa zobowiązuje go do udzielania dającemu zlecenie potrzebnych wiadomości o przebiegu sprawy (art. 740 Kodeksu cywilnego). Zleceniodawca sprawdza wykaz i potwierdza liczbę godzin. Jeżeli zleceniodawca przygotowuje wykaz sam i podsuwa go do podpisu, zleceniobiorca powinien sprawdzić każdy wpis, bo podpisem potwierdza jego prawdziwość.
Czy wystarczy potwierdzenie godzin mailem albo SMS-em?
Tak, jeżeli umowa nie wymaga innej formy. Do formy dokumentowej wystarcza oświadczenie w postaci dokumentu, złożone w sposób umożliwiający ustalenie osoby, która je składa (art. 77 z indeksem 2 Kodeksu cywilnego), a e-mail czy SMS jest takim dokumentem (art. 77 z indeksem 3). Potwierdzenie powinno przyjść z adresu lub numeru konkretnej osoby, a nie z ogólnej skrzynki. Jeżeli umowa zastrzega formę pisemną, potrzebny jest własnoręczny podpis (art. 78) albo kwalifikowany podpis elektroniczny, bo oświadczenie w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem w formie pisemnej (art. 78 z indeksem 1); zastrzeżenie bez określenia skutków jest w razie wątpliwości zastrzeżeniem dla celów dowodowych (art. 76).
Ewidencja dzienna czy zbiorcza - którą wybrać?
Najpierw sprawdź, czego wymaga umowa. Jeżeli nic nie przesądza, wykaz dzienny jest bezpieczniejszy dla zleceniobiorcy: w sporze o zapłatę to on musi udowodnić liczbę godzin (art. 6 Kodeksu cywilnego), a wpisy z datami i opisem czynności łatwiej obronić niż samą sumę. Wykaz zbiorczy jest wygodny przy stałej, przewidywalnej współpracy, gdzie strony nie mają wątpliwości co do liczby godzin. Oba układy powinny kończyć się łączną sumą godzin za okres.
Jak długo przechowywać ewidencję godzin?
Z perspektywy Kodeksu cywilnego co najmniej do przedawnienia roszczenia o wynagrodzenie. Wynosi ono dwa lata, jeżeli zleceniobiorca stale lub w zakresie działalności przedsiębiorstwa trudni się czynnościami danego rodzaju (art. 751 pkt 1), a w pozostałych przypadkach podlega terminom ogólnym z art. 118, w tym trzyletniemu dla świadczeń okresowych; terminy liczone w latach i nie krótsze niż dwa lata kończą się z końcem roku kalendarzowego. Ustawa o minimalnym wynagrodzeniu może nakładać na zleceniodawcę odrębny obowiązek przechowywania, którego ten wzór nie opisuje.
Co zrobić, gdy zleceniodawca nie chce potwierdzić godzin?
Wyślij wykaz w formie, która zostawia ślad, i poproś o wskazanie, z którymi wpisami się nie zgadza. Wierzyciel powinien współdziałać przy wykonaniu zobowiązania (art. 354 § 2 Kodeksu cywilnego), a odmowa bez wskazania zastrzeżeń nie odbiera prawa do wynagrodzenia. W sporze liczbę godzin trzeba będzie wykazać innymi dowodami, na przykład korespondencją, plikami czy zeznaniami świadków. Gdy nie ma obowiązującej taryfy, a strony nie umówiły się o wysokość wynagrodzenia, należy się wynagrodzenie odpowiadające wykonanej pracy (art. 735 § 2).
Czy student na umowie zlecenia prowadzi inną ewidencję?
Nie. Treść wykazu nie zależy od statusu studenta: zawiera te same dane o stronach, umowie, godzinach i rozliczeniu, dlatego nie ma tu osobnego wariantu. Status studenta ma znaczenie dla innych kwestii, przede wszystkim składek, a ten wzór ich nie rozstrzyga. Jeżeli zleceniodawca prosi o zaświadczenie z uczelni, przechowuj je osobno, a nie w treści ewidencji.
Podstawa prawna
Powołane przepisy ostatnio sprawdzone maszynowo z tekstem ujednoliconym w serwisie Sejmu (api.sejm.gov.pl) dnia 21.09.2026. Zmiany w przepisach śledzimy na bieżąco.
- Kodeks cywilny
- ciężar udowodnienia faktu spoczywa na osobie, która z faktu tego wywodzi skutki prawne
- Kodeks cywilny
- forma zastrzeżona przez strony w umowie; forma pisemna lub dokumentowa zastrzeżona bez określenia skutków jest w razie wątpliwości zastrzeżona dla celów dowodowych
- Kodeks cywilny
- forma dokumentowa: oświadczenie w postaci dokumentu złożone w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie
- Kodeks cywilny
- dokument jako nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią
- Kodeks cywilny
- forma pisemna: własnoręczny podpis na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli
- Kodeks cywilny
- forma elektroniczna: oświadczenie w postaci elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest równoważne z oświadczeniem w formie pisemnej
- Kodeks cywilny
- ogólne terminy przedawnienia: sześć lat, trzy lata dla świadczeń okresowych i roszczeń związanych z działalnością gospodarczą; koniec terminu na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że termin jest krótszy niż dwa lata
- Kodeks cywilny
- wykonanie zobowiązania zgodnie z jego treścią; obowiązek współdziałania wierzyciela przy wykonaniu zobowiązania (§ 2)
- Kodeks cywilny
- domniemanie odpłatności zlecenia; wynagrodzenie odpowiadające wykonanej pracy, gdy nie umówiono się o jego wysokość i nie ma taryfy
- Kodeks cywilny
- obowiązek udzielania dającemu zlecenie potrzebnych wiadomości o przebiegu sprawy i złożenia sprawozdania po wykonaniu zlecenia
- Kodeks cywilny
- wynagrodzenie za zlecenie odpłatne należy się po wykonaniu zlecenia, chyba że co innego wynika z umowy lub z przepisów szczególnych
- Kodeks cywilny
- odpowiednie stosowanie przepisów o zleceniu do umów o świadczenie usług
- Kodeks cywilny
- dwuletnie przedawnienie roszczeń o wynagrodzenie osób, które stale lub w zakresie działalności przedsiębiorstwa trudnią się czynnościami danego rodzaju
- Kodeks pracy
- cechy stosunku pracy (§ 1), zatrudnienie w tych warunkach jest stosunkiem pracy bez względu na nazwę umowy (§ 1 z indeksem 1), zakaz zastępowania umowy o pracę umową cywilnoprawną (§ 1 z indeksem 2)
Powiązane dokumenty
- Umowa zlecenie - wzór
Umowa zlecenie wzór 2026 za darmo, PDF i Word. Wypełnij online zgodnie z art. 734 Kodeksu cywilnego, bez rejestracji.
- Przedsądowe wezwanie do zapłaty - wzór
Przedsądowe wezwanie do zapłaty wzór 2026 za darmo, PDF i Word. Wypełnij online zgodnie z art. 455 Kodeksu cywilnego, bez rejestracji.
- Uznanie długu - wzór
Uznanie długu wzór 2026 za darmo, PDF i Word. Wypełnij online zgodnie z art. 123 Kodeksu cywilnego, bez rejestracji.
Maszynowo czytelny schemat tego dokumentu: ewidencja-godzin-umowa-zlecenie.json
