Oświadczenie o zakończeniu najmu - wzór 2026 za darmo

Oświadczenie o zakończeniu najmu to pisemne potwierdzenie, składane przez najemcę, wynajmującego albo obie strony razem, że najem lokalu, pokoju lub garażu już ustał. Przyczyną może być upływ czasu oznaczonego, wypowiedzenie, porozumienie stron albo śmierć najemcy lokalu mieszkalnego (art. 673 i art. 691 Kodeksu cywilnego, Dz.U. 1964 poz. 93). Samo oświadczenie umowy nie rozwiązuje. Utrwala na piśmie datę ustania najmu, datę opróżnienia i wydania lokalu, zwrócone klucze, stany liczników i los kaucji, a jego wartość jest przede wszystkim dowodowa, bo ciężar udowodnienia faktu spoczywa na tym, kto wywodzi z niego skutki prawne (art. 6). Przy lokalu mieszkalnym od dnia opróżnienia lokalu biegnie miesięczny termin zwrotu kaucji (art. 6 ust. 4 ustawy o ochronie praw lokatorów, Dz.U. 2001 poz. 733). Jeżeli najemca po upływie terminu używał lokalu za zgodą wynajmującego, najem mógł się przedłużyć na czas nieoznaczony (art. 674 Kodeksu cywilnego).

Uzupełnij dane

Twoje dane nie opuszczają przeglądarki. Dokument powstaje bezpośrednio na Twoim urządzeniu i nic z tego, co wpiszesz, nie jest nigdzie wysyłane.

Rozpoczęty dokument zostaje zapisany wyłącznie w Twojej przeglądarce i po 48 godzinach sam się usuwa.

Oświadczenie o zakończeniu najmu - kiedy stosować

Oświadczenie sporządzasz wtedy, gdy najem już ustał, a potrzebny jest dokument, który utrwali datę i rozliczenie. Dla wynajmującego to dowód, kiedy lokal opróżniono, bo od tego dnia biegnie miesięczny termin zwrotu kaucji przy lokalu mieszkalnym (art. 6 ust. 4 ustawy o ochronie praw lokatorów). Dla najemcy to dowód zwrotu kluczy, bo od dnia zwrotu rzeczy biegnie roczne przedawnienie roszczeń o szkody w lokalu (art. 677 Kodeksu cywilnego). W sporze fakt musi udowodnić ten, kto wywodzi z niego skutki (art. 6). Pismo nie rozwiązuje umowy. Jeżeli najem nadal trwa, potrzebne jest wypowiedzenie albo porozumienie stron. Oświadczenie nie naprawi też wadliwego wypowiedzenia ani nie cofnie przedłużenia najmu, które nastąpiło, gdy najemca po terminie używał lokalu za zgodą wynajmującego (art. 674). Po śmierci najemcy mieszkania sprawdź najpierw, czy ktoś nie wstąpił w najem (art. 691). Wersję jednostronną składa najemca albo wynajmujący, a druga strona potwierdza tylko odbiór. Wersję wspólną podpisują obie strony i tylko ona pewnie zamyka wzajemne roszczenia. Stan lokalu i wyposażenia opisuje osobny protokół zdawczo-odbiorczy, do którego oświadczenie odsyła.

Niezbędne elementy dokumentu

ElementCo musi zawierać
Oznaczenie stronWynajmujący i wszyscy najemcy z adresami. Adres najemcy po wyprowadzce przyda się do zwrotu kaucji i rozliczenia mediów.
Wskazanie umowy i przedmiotu najmuData zawarcia umowy, rodzaj najmu i adres. Od rodzaju zależy, czy stosuje się ustawę o ochronie praw lokatorów (art. 2 ust. 1 pkt 4).
Przyczyna i dzień ustania najmuUpływ czasu, wypowiedzenie z datą doręczenia, porozumienie albo śmierć najemcy (art. 673 i 691 Kodeksu cywilnego).
Data wydania lokalu i kluczeDzień opróżnienia i wydania oraz liczba i rodzaj zwróconych kluczy. Ta data uruchamia termin zwrotu kaucji i roczne przedawnienie z art. 677.
Liczniki i protokółNumery i stany liczników oraz odesłanie do protokołu zdawczo-odbiorczego opisującego stan lokalu.
Czynsz i kaucjaCzy czynsz jest zapłacony, kwota kaucji, potrącenia z tytułem, kwota i termin zwrotu (art. 6 ust. 3 i 4 ustawy o ochronie praw lokatorów).
Roszczenia i podpisyOświadczenie o braku roszczeń albo opis roszczeń spornych oraz własnoręczne podpisy (art. 78), przy wersji jednostronnej także potwierdzenie odbioru przez drugą stronę.

Najczęstsze błędy

Trzy daty, które musi zawierać oświadczenie

Dzień ustania najmu, dzień opróżnienia i wydania lokalu oraz termin zwrotu kaucji to trzy różne daty i każda wywołuje inne skutki. Do dnia ustania najmu należy się czynsz. Jeżeli po nim lokal pozostaje w używaniu najemcy za zgodą wynajmującego, w razie wątpliwości najem przedłuża się na czas nieoznaczony (art. 674 Kodeksu cywilnego), dlatego przy późniejszym wydaniu wzór dopisuje, że nie jest to przedłużenie. Kto po ustaniu najmu zajmuje mieszkanie bez tytułu prawnego, płaci do dnia opróżnienia odszkodowanie odpowiadające czynszowi (art. 18 ust. 1 i 2 ustawy o ochronie praw lokatorów). Od dnia opróżnienia lokalu biegnie miesięczny termin zwrotu kaucji przy najmie mieszkania, także okazjonalnym i instytucjonalnym (art. 6 ust. 4, art. 19a ust. 5 i art. 19f ust. 6). Od dnia zwrotu rzeczy biegnie roczne przedawnienie roszczeń o szkody, zwrot nakładów i nadpłaconego czynszu (art. 677 Kodeksu cywilnego). Przy zwykłym najmie mieszkania najemca po opróżnieniu lokalu ma obowiązek go odnowić i dokonać obciążających go napraw (art. 6e), a podstawą rozliczeń jest protokół sporządzony przy wydaniu lokalu najemcy (art. 6c). Umowa lokalu spoza publicznego zasobu może oba te obowiązki ustalić inaczej (art. 6f).

Przykład wypełnienia

Umowa najmu mieszkania na czas oznaczony do 31 października 2026 r.
Najem wygasł: 31 października 2026 r.
Lokal opróżniony i wydany: 2 listopada 2026 r., 3 klucze i 1 pilot.
Wspólny zapis: używanie lokalu do 2 listopada nie stanowi przedłużenia najmu.
Kaucja pobrana: 5 600 zł; potrącenie za naprawę drzwi według protokołu: 400 zł.
Zwrot: 5 200 zł w ciągu miesiąca od 2 listopada 2026 r.

Oświadczenie jednostronne czy wspólne

Oświadczenie jednostronne jest złożone, gdy doszło do drugiej strony tak, że mogła zapoznać się z jego treścią (art. 61 § 1 Kodeksu cywilnego), dlatego wzór przewiduje potwierdzenie odbioru. Najemca, który oddaje lokal i klucze, spełnia świadczenie i może żądać od wynajmującego pokwitowania (art. 462 § 1). Jednostronne pismo dobrze dokumentuje fakty, ale nie zamyka roszczeń drugiej strony. Wersja wspólna jest właściwa, gdy chcecie zakończyć sprawę rozliczeń. Zobowiązanie wygasa, gdy wierzyciel zwalnia dłużnika, a ten zwolnienie przyjmuje (art. 508), i podpis obu stron to wyraża. Jeżeli strony ustępują sobie wzajemnie w sporze o kaucję albo szkody, jest to ugoda (art. 917), a jej treść warto opisać w polu z innymi ustaleniami.

Warianty i przykładowe sytuacje

Po upływie czasu umowy

Wariant dla umowy na czas oznaczony, która wygasła z nadejściem wpisanej w niej daty. Zanim podpiszesz, sprawdź dwie rzeczy: czy umowę na ponad rok zawarto na piśmie, bo inaczej poczytuje się ją za zawartą na czas nieoznaczony (art. 660 Kodeksu cywilnego), i czy najemca nie został w lokalu za zgodą wynajmującego, bo wtedy w razie wątpliwości najem przedłużył się na czas nieoznaczony (art. 674).

Wypełnij ten wariant w generatorze

Najemca oddaje klucze

Wariant, w którym najemca potwierdza, że opróżnił lokal i oddał klucze, a wynajmujący podpisuje odbiór pisma. Najemca ma z tego dowód daty zwrotu, od której biegnie roczne przedawnienie roszczeń o szkody w lokalu (art. 677 Kodeksu cywilnego) i miesięczny termin zwrotu kaucji przy lokalu mieszkalnym (art. 6 ust. 4 ustawy o ochronie praw lokatorów).

Wypełnij ten wariant w generatorze

Wspólne, bez wzajemnych roszczeń

Wariant podpisywany przez obie strony, zamykający najem po odbiorze lokalu. Wzajemne zwolnienie z długu działa, gdy wierzyciel zwalnia, a dłużnik zwolnienie przyjmuje (art. 508 Kodeksu cywilnego), dlatego wzór uzależnia je od wykonania rozliczeń kaucji i czynszu, a o stanie lokalu odsyła do protokołu zdawczo-odbiorczego.

Wypełnij ten wariant w generatorze

Rozliczenie kaucji z potrąceniem

Wariant, w którym z kaucji potrąca się zaległy czynsz albo koszt naprawy szkód, a resztę zwraca najemcy. Przy lokalu mieszkalnym potrącić wolno należności z tytułu najmu (art. 6 ust. 4 ustawy o ochronie praw lokatorów), a kwotę zwrotu liczy się według czynszu z dnia zwrotu i krotności przyjętej przy pobraniu, nie mniej niż kaucja pobrana (art. 6 ust. 3). Każdą pozycję wpisz z kwotą i tytułem.

Wypełnij ten wariant w generatorze

Najem okazjonalny

Wariant dla najmu okazjonalnego, który wygasa po upływie czasu, na jaki go zawarto (art. 19d ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów). Kaucja wraca w ciągu miesiąca od opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności właściciela i ewentualnych kosztów egzekucji (art. 19a ust. 4 i 5). Jeżeli najemca nie wyda lokalu, właściciel doręcza mu żądanie opróżnienia z urzędowo poświadczonym podpisem (art. 19d ust. 2).

Wypełnij ten wariant w generatorze

Po śmierci najemcy

Wariant dla wynajmującego, gdy najemca lokalu mieszkalnego zmarł, a nikt nie wstąpił w najem. Najem wygasa tylko wtedy, gdy brak osób wymienionych w art. 691 § 1 Kodeksu cywilnego, które stale zamieszkiwały z najemcą do chwili śmierci (art. 691 § 2 i 3). Przy śmierci jednego ze współnajemców najem trwa dalej (art. 691 § 5) i ten wariant nie ma zastosowania.

Wypełnij ten wariant w generatorze

Oświadczenie wynajmującego dla urzędu

Wariant, w którym wynajmujący potwierdza na piśmie datę ustania najmu oraz datę opróżnienia i wydania lokalu, na przykład gdy urząd prosi o dokument w sprawie wymeldowania byłego najemcy albo rozliczenia przychodów z najmu. Wzór nie opisuje przepisów o ewidencji ludności ani podatkowych i nie przesądza, jakich dokumentów urząd wymaga.

Wypełnij ten wariant w generatorze

Oświadczenie o zakończeniu najmu - pełna treść wzoru

To jest kompletna treść wzoru. Puste miejsca uzupełni generator powyżej - albo skopiuj tekst i uzupełnij go ręcznie.

Pokaż pełną treść wzoru
..........................., dnia ...........................
OŚWIADCZENIE O ZAKOŃCZENIU NAJMU
Wynajmujący: ..........................., adres: ...........................
Najemca: ..........................., adres: ...........................
(dalej łącznie „Strony”)
Oświadczam, że:
I. Umowa najmu
Wynajmującego i Najemcę łączyła umowa najmu lokalu położonego przy ..........................., zawarta w dniu ........................... (dalej „Umowa”).
II. Ustanie najmu
Najem ustał z dniem ............................
Niniejsze oświadczenie potwierdza, że najem już ustał, i samo nie stanowi wypowiedzenia ani rozwiązania Umowy.
III. Wydanie lokalu
Przedmiot najmu został wydany Wynajmującemu w dniu ........................... wraz z kluczami: ............................
Niniejsze oświadczenie nie obejmuje opisu stanu przedmiotu najmu.
IV. Postanowienia końcowe
Oświadczenie sporządzono w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje druga strona.
.............................................
Wynajmujący
...........................
.............................................
Najemca
...........................

Oświadczenie o zakończeniu najmu wzór Word (DOCX)

Wzór oświadczenie o zakończeniu najmu w formacie Word pobierzesz z generatora przyciskiem „Pobierz Word (DOCX)” - za darmo, bez rejestracji, z już wpisanymi danymi.

Oświadczenie o zakończeniu najmu wzór PDF

Ten sam dokument pobierzesz także jako PDF gotowy do wydruku i podpisu. Plik powstaje w Twojej przeglądarce, danych nigdzie nie wysyłamy.

Oświadczenie o zakończeniu najmu do pobrania za darmo

Wzór jest darmowy w pełnej wersji - żadnego okresu próbnego, żadnego adresu e-mail. Wypełnij, pobierz, podpisz.

Aktualność wzoru na rok 2026

Wzór odpowiada stanowi prawnemu na rok 2026. Powołane przepisy sprawdzamy na bieżąco z tekstem ujednoliconym publikowanym przez Sejm (api.sejm.gov.pl).

Najczęściej zadawane pytania

Czy oświadczenie o zakończeniu najmu rozwiązuje umowę?

Nie. Potwierdza, że najem już ustał z upływem czasu, po wypowiedzeniu, za porozumieniem albo wskutek śmierci najemcy. Jeżeli umowa nadal trwa, potrzebne jest wypowiedzenie z zachowaniem terminów umownych albo ustawowych (art. 673 Kodeksu cywilnego) albo porozumienie stron. Przy zwykłym najmie mieszkania właściciel wypowiada umowę tylko z przyczyn z art. 11 ustawy o ochronie praw lokatorów, na piśmie pod rygorem nieważności.

Czy druga strona musi podpisać oświadczenie?

Przy wersji jednostronnej druga strona podpisuje tylko potwierdzenie odbioru, które dowodzi, że oświadczenie do niej doszło (art. 61 § 1 Kodeksu cywilnego). Najemca oddający lokal może żądać pokwitowania (art. 462 § 1). Jeżeli jednak oświadczenie ma zamknąć wzajemne roszczenia, podpisują je obie strony, bo zwolnienie z długu wymaga przyjęcia przez dłużnika (art. 508).

Kiedy trzeba zwrócić kaucję i w jakiej kwocie?

Przy najmie mieszkania w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności z tytułu najmu (art. 6 ust. 4 ustawy o ochronie praw lokatorów; w najmie okazjonalnym art. 19a ust. 5, w instytucjonalnym art. 19f ust. 6). Kwotę liczy się według czynszu z dnia zwrotu i krotności przyjętej przy pobraniu, nie mniej niż kaucja pobrana (art. 6 ust. 3). Przy lokalu użytkowym i garażu termin i kwota wynikają z umowy.

Co zrobić, gdy najemca nie wyprowadził się po zakończeniu umowy?

Nie godź się na dalsze używanie lokalu bez zapisu, bo za zgodą wynajmującego najem w razie wątpliwości przedłuża się na czas nieoznaczony (art. 674 Kodeksu cywilnego). Kto zajmuje mieszkanie bez tytułu prawnego, płaci do dnia opróżnienia odszkodowanie odpowiadające czynszowi (art. 18 ustawy o ochronie praw lokatorów). W najmie okazjonalnym właściciel doręcza żądanie opróżnienia lokalu z urzędowo poświadczonym podpisem i terminem co najmniej 7 dni (art. 19d ust. 2 i 3), ale tylko gdy zgłosił najem do urzędu skarbowego (art. 19b ust. 3).

Co dzieje się z najmem mieszkania po śmierci najemcy?

W najem wstępują małżonek niebędący współnajemcą, dzieci najemcy i jego współmałżonka, osoby, wobec których najemca był obowiązany do świadczeń alimentacyjnych, oraz osoba żyjąca z nim we wspólnym pożyciu, jeżeli stale z nim mieszkały do chwili śmierci (art. 691 § 1 i 2 Kodeksu cywilnego). Dopiero w braku takich osób najem wygasa (art. 691 § 3). Osoby, które wstąpiły w najem, mogą go wypowiedzieć z zachowaniem terminów ustawowych, nawet przy umowie na czas oznaczony (art. 691 § 4).

Czy to oświadczenie wystarczy do wymeldowania albo dla urzędu skarbowego?

Tego wzór nie rozstrzyga. Przepisy o ewidencji ludności i o podatku od przychodów z najmu nie były podstawą tego dokumentu, więc nie wiemy, czy dany urząd przyjmie je jako wystarczające. Oświadczenie utrwala datę ustania najmu i datę opróżnienia lokalu, co bywa przydatne jako dowód. Zanim złożysz je w urzędzie, sprawdź, jakich dokumentów wymaga.

Podstawa prawna

Powołane przepisy ostatnio sprawdzone maszynowo z tekstem ujednoliconym w serwisie Sejmu (api.sejm.gov.pl) dnia 21.09.2026. Zmiany w przepisach śledzimy na bieżąco.

Powiązane dokumenty

Maszynowo czytelny schemat tego dokumentu: oswiadczenie-o-zakonczeniu-najmu.json