Protokół zdawczo-odbiorczy - wzór 2026 za darmo

Protokół zdawczo-odbiorczy opisuje stan lokalu i jego wyposażenia w chwili wydania albo zwrotu. Jego znaczenie bierze się z jednego przepisu: po zakończeniu najmu najemca ma zwrócić rzecz w stanie niepogorszonym, przy czym nie odpowiada za zużycie będące następstwem prawidłowego używania (art. 675 § 1 Kodeksu cywilnego, Dz.U. 1964 poz. 93). Rozstrzygający jest jednak § 3 tego artykułu: domniemywa się, że rzecz była wydana najemcy w stanie dobrym i przydatnym do umówionego użytku. Bez protokołu wejściowego to domniemanie działa przeciwko najemcy, który musiałby dowodzić, że usterka istniała już przed jego wprowadzeniem. Drobne nakłady połączone ze zwykłym używaniem obciążają najemcę (art. 662 § 2), a wszystko ponad nie obciąża wynajmującego.

Na co si dát pozor

Domniemywa się, że rzecz była wydana najemcy w stanie dobrym i przydatnym do umówionego użytku (art. 675 § 3 Kodeksu cywilnego). Brak protokołu wejściowego oznacza, że to najemca musi dowodzić istnienia wcześniejszych usterek.
Najemca nie odpowiada za zużycie rzeczy będące następstwem prawidłowego używania (art. 675 § 1 Kodeksu cywilnego). Potrącanie z kaucji kosztu odmalowania ścian po kilku latach zamieszkiwania bywa z tego powodu nieskuteczne.
Drobne nakłady połączone ze zwykłym używaniem lokalu obciążają najemcę (art. 662 § 2 Kodeksu cywilnego), natomiast utrzymanie lokalu w stanie przydatnym do umówionego użytku obciąża wynajmującego (art. 662 § 1).

Vyplňte údaje

Twoje dane nie opuszczają przeglądarki. Dokument powstaje bezpośrednio na Twoim urządzeniu i nic z tego, co wpiszesz, nie jest nigdzie wysyłane.

Rozpoczęty dokument zostaje zapisany wyłącznie w Twojej przeglądarce i po 48 godzinach sam się usuwa.

Kdy protokół zdawczo-odbiorczy použít

Protokół sporządzasz dwa razy: przy wydaniu lokalu najemcy i przy jego zwrocie. Oba dokumenty mają sens tylko razem, ponieważ rozliczenie kaucji polega na porównaniu jednego z drugim. Cała waga leży w protokole wejściowym, i to z powodu jednego przepisu. Kodeks cywilny każe domniemywać, że rzecz była wydana najemcy w stanie dobrym i przydatnym do umówionego użytku (art. 675 § 3). Bez protokołu to domniemanie działa przeciwko najemcy: przy wyprowadzce musiałby wykazywać, że pęknięta płytka albo rysa na blacie istniały już wcześniej. Z protokołem nie musi wykazywać niczego, bo usterka jest spisana i podpisana przez obie strony. Granicę odpowiedzialności wyznaczają dwa przepisy. Najemca nie odpowiada za zużycie będące następstwem prawidłowego używania (art. 675 § 1), za to obciążają go drobne nakłady połączone ze zwykłym używaniem lokalu (art. 662 § 2). Przetarty dywan po trzech latach mieszkania to zużycie, wybita szyba to nie. Spory o kaucję wygrywa strona, która ma dokument, a nie ta, która ma rację.

Náležitosti dokumentu

Náležitost	Co musí obsahovat
Data i wskazanie, czy to wydanie czy zwrot	Oba protokoły wyglądają podobnie, więc bez tego wskazania nie da się ich potem zestawić.
Oznaczenie stron i umowy najmu	Wynajmujący, najemca oraz data umowy, do której protokół się odnosi.
Adres i opis lokalu	Adres, powierzchnia i liczba pomieszczeń.
Stany wszystkich liczników	Prąd, gaz, woda zimna i ciepła, wraz z numerami liczników. To najczęstszy przedmiot sporu przy rozliczeniu mediów.
Liczba wydanych kluczy i pilotów	Z rozbiciem na komplety. Brakujący klucz przy zwrocie bywa potrącany z kaucji wraz z kosztem wymiany wkładki.
Wykaz wyposażenia	Sztuka po sztuce, z markami sprzętu. Ogólnik w rodzaju „meble kuchenne” nie pozwala ustalić, czego brakuje.
Stwierdzone usterki i uszkodzenia	Wszystkie, także drobne. Usterka niewpisana do protokołu wejściowego staje się przy zwrocie usterką najemcy.
Podpisy obu stron	Protokół podpisany jednostronnie nie dowodzi niczego. Zdjęcia warto dołączyć jako załącznik i wymienić je w treści.

Časté chyby

Rezygnacja z protokołu przy wydaniu lokalu, przez co domniemanie z art. 675 § 3 Kodeksu cywilnego obciąża najemcę.
Opisanie wyposażenia ogólnikami zamiast wyliczenia sztuk, przez co przy zwrocie nie da się ustalić, czego brakuje.
Pominięcie stanów liczników albo spisanie ich bez numerów, co uniemożliwia rozliczenie mediów za okres najmu.
Niewpisanie drobnych usterek istniejących przy wprowadzeniu, w przekonaniu że „to nic takiego”. Przy zwrocie stają się one usterkami najemcy.
Sporządzenie protokołu bez podpisu drugiej strony, przez co dokument nie dowodzi zgodności opisu ze stanem faktycznym.

Varianty a vzorové situace

Wydanie mieszkania

Wariant sporządzany przy wprowadzeniu najemcy. To jest protokół, który naprawdę decyduje o kaucji, ponieważ art. 675 § 3 Kodeksu cywilnego każe domniemywać, że lokal wydano w stanie dobrym. Każda usterka niewpisana tutaj staje się przy zwrocie usterką najemcy.

Wypełnij ten wariant w generatorze

Zwrot mieszkania

Wariant sporządzany przy wyprowadzce, wraz z rozliczeniem kaucji. Porównuje się go z protokołem wejściowym, pamiętając, że najemca nie odpowiada za zużycie będące następstwem prawidłowego używania lokalu (art. 675 § 1 Kodeksu cywilnego).

Wypełnij ten wariant w generatorze

Lokal użytkowy

Wariant dla lokalu wynajmowanego na działalność gospodarczą. Konstrukcja protokołu jest ta sama, ale wykaz wyposażenia bywa dłuższy i warto opisać stan instalacji oraz przystosowanie lokalu do prowadzonej działalności, bo to one bywają przedmiotem nakładów najemcy.

Wypełnij ten wariant w generatorze

Protokół zdawczo-odbiorczy - pełna treść wzoru

To jest kompletna treść wzoru. Puste miejsca uzupełni generator powyżej - albo skopiuj tekst i uzupełnij go ręcznie.

..........................., dnia ...........................

PROTOKÓŁ ZDAWCZO-ODBIORCZY LOKALU

Sporządzony w związku z wydaniem lokalu najemcy na podstawie umowy najmu z dnia ............................

Wynajmujący: ............................ Najemca: ............................ Lokal: ..........................., ............................

1. Stany liczników

Energia elektryczna: ...........................
Gaz: ...........................
Woda zimna: ...........................
Woda ciepła: ...........................

2. Klucze

...........................

3. Wyposażenie

...........................

4. Stan lokalu i stwierdzone usterki

...........................

Poza usterkami wymienionymi powyżej lokal i wyposażenie są w stanie dobrym i przydatnym do umówionego użytku.

Strony potwierdzają zgodność powyższego opisu ze stanem faktycznym w dniu sporządzenia protokołu. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

.............................................
Wynajmujący

.............................................
Najemca

Protokół zdawczo-odbiorczy wzór Word (DOCX)

Wzór protokół zdawczo-odbiorczy w formacie Word pobierzesz z generatora przyciskiem „Pobierz Word (DOCX)” - za darmo, bez rejestracji, z już wpisanymi danymi.

Protokół zdawczo-odbiorczy wzór PDF

Ten sam dokument pobierzesz także jako PDF gotowy do wydruku i podpisu. Plik powstaje w Twojej przeglądarce, danych nigdzie nie wysyłamy.

Protokół zdawczo-odbiorczy do pobrania za darmo

Wzór jest darmowy w pełnej wersji - żadnego okresu próbnego, żadnego adresu e-mail. Wypełnij, pobierz, podpisz.

Aktualność wzoru na rok 2026

Wzór odpowiada stanowi prawnemu na rok 2026. Powołane przepisy sprawdzamy na bieżąco z tekstem ujednoliconym publikowanym przez Sejm (api.sejm.gov.pl).

Časté otázky

Czy protokół zdawczo-odbiorczy jest obowiązkowy?

Żaden przepis nie nakazuje go sporządzić, ale bez niego rozliczenie kaucji opiera się na słowie przeciwko słowu. Kodeks cywilny każe domniemywać, że lokal wydano najemcy w stanie dobrym (art. 675 § 3), więc brak protokołu obciąża najemcę. Dla wynajmującego protokół jest równie ważny, bo bez niego trudno wykazać, co w lokalu było i w jakim stanie.

Co potrącić z kaucji, a czego nie?

Potrącić można koszt usunięcia uszkodzeń wykraczających poza normalne zużycie oraz brakujące elementy wyposażenia i klucze. Nie można obciążać najemcy zużyciem będącym następstwem prawidłowego używania lokalu (art. 675 § 1 Kodeksu cywilnego). Przetarta wykładzina po kilku latach mieszkania to zużycie, wyrwane drzwiczki szafki to uszkodzenie.

Co zrobić, gdy druga strona nie chce podpisać protokołu?

Sporządź go samodzielnie, opisz stan rzetelnie, zrób zdjęcia z widoczną datą i wyślij dokument drugiej stronie listem poleconym albo mailem, zachowując dowód wysłania. Jednostronny protokół ma mniejszą moc niż podpisany przez obie strony, ale jest znacznie lepszy niż brak jakiegokolwiek dokumentu, zwłaszcza w połączeniu ze zdjęciami.

Czy do protokołu dołącza się zdjęcia?

Warto, i to zawsze. Zdjęcia liczników, usterek i ogólnego stanu pomieszczeń rozstrzygają spory, których sam opis słowny nie zamyka. Wymień je w treści protokołu jako załącznik i podaj liczbę, żeby nie było wątpliwości, które zdjęcia do którego protokołu należą. Przy zwrocie wykonaj zdjęcia tych samych miejsc co przy wydaniu.

Kiedy wynajmujący ma zwrócić kaucję?

Termin zwrotu wynika z umowy najmu, a nie z samego protokołu, dlatego warto go w umowie zapisać. Protokół zwrotu jest natomiast dokumentem, który uruchamia rozliczenie: to na jego podstawie ustala się, czy i co potrącić. Jeżeli umowa milczy o terminie, kaucja podlega zwrotowi niezwłocznie po rozliczeniu, a spór o to bywa łatwiejszy do uniknięcia niż do wygrania.

Podstawa prawna

Powołane przepisy ostatnio sprawdzone maszynowo z tekstem ujednoliconym w serwisie Sejmu (api.sejm.gov.pl) dnia 11. 9. 2026. Zmiany w przepisach śledzimy na bieżąco.

Kodeks cywilny - obowiązek zwrotu rzeczy w stanie niepogorszonym, wyłączenie odpowiedzialności za zużycie wynikające z prawidłowego używania oraz domniemanie wydania rzeczy w stanie dobrym
Kodeks cywilny - obowiązek wydania rzeczy w stanie przydatnym do umówionego użytku oraz obciążenie najemcy drobnymi nakładami połączonymi ze zwykłym używaniem
Kodeks cywilny - definicja najmu jako oddania rzeczy do używania za umówiony czynsz

Maszynowo czytelny schemat tego dokumentu: protokol-zdawczo-odbiorczy.json

Uwaga: Nie jesteśmy kancelarią i nie świadczymy pomocy prawnej w indywidualnej sprawie. Nie posługujemy się tytułem adwokata ani radcy prawnego. Wzór jest ogólnym szablonem i może nie odpowiadać Twojej sytuacji - w sprawach spornych lub o dużej wartości skonsultuj dokument z prawnikiem.