Protokół zdawczo-odbiorczy - wzór 2026 za darmo

Protokół zdawczo-odbiorczy opisuje stan lokalu i jego wyposażenia w chwili wydania albo zwrotu. Jego znaczenie bierze się z jednego przepisu: po zakończeniu najmu najemca ma zwrócić rzecz w stanie niepogorszonym, przy czym nie odpowiada za zużycie będące następstwem prawidłowego używania (art. 675 § 1 Kodeksu cywilnego, Dz.U. 1964 poz. 93). Rozstrzygający jest jednak § 3 tego artykułu: domniemywa się, że rzecz była wydana najemcy w stanie dobrym i przydatnym do umówionego użytku. Bez protokołu wejściowego to domniemanie działa przeciwko najemcy, który musiałby dowodzić, że usterka istniała już przed jego wprowadzeniem. Drobne nakłady połączone ze zwykłym używaniem obciążają najemcę (art. 662 § 2), a przy najmie lokalu art. 681 wylicza je wprost: należy do nich między innymi malowanie ścian, podłóg oraz wewnętrznej strony drzwi wejściowych.

Na co uważać

Domniemywa się, że rzecz była wydana najemcy w stanie dobrym i przydatnym do umówionego użytku (art. 675 § 3 Kodeksu cywilnego). Brak protokołu wejściowego oznacza, że to najemca musi dowodzić istnienia wcześniejszych usterek.
Najemca nie odpowiada za zużycie rzeczy będące następstwem prawidłowego używania (art. 675 § 1 Kodeksu cywilnego), ale przepis ten wyłącza tylko odpowiedzialność odszkodowawczą i nie uchyla własnych obowiązków najemcy lokalu. Malowanie ścian, podłóg oraz wewnętrznej strony drzwi wejściowych należy do drobnych nakładów, które obciążają najemcę lokalu (art. 681 Kodeksu cywilnego), a przy lokalu mieszkalnym mówią o tym jeszcze art. 6b ust. 2 pkt 9 i art. 6e ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów. Potrącenie z kaucji kosztu odmalowania ścian jest więc co do zasady skuteczne, a nie bezskuteczne - sporne bywa co najwyżej to, czy odmalowania rzeczywiście trzeba było dokonać i czy umowa nie przeniosła tego obowiązku na wynajmującego, na co przy lokalu spoza publicznego zasobu mieszkaniowego pozwala art. 6f tej ustawy.
Drobne nakłady połączone ze zwykłym używaniem lokalu obciążają najemcę (art. 662 § 2 Kodeksu cywilnego), natomiast utrzymanie lokalu w stanie przydatnym do umówionego użytku obciąża wynajmującego (art. 662 § 1).
Przy lokalu mieszkalnym kaucja podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności wynajmującego z tytułu najmu (art. 6 ust. 4 ustawy o ochronie praw lokatorów). Termin ten biegnie od opróżnienia lokalu, a nie od zakończenia rozliczeń, i nie zależy od tego, co strony zapisały w umowie.

Uzupełnij dane

Twoje dane nie opuszczają przeglądarki. Dokument powstaje bezpośrednio na Twoim urządzeniu i nic z tego, co wpiszesz, nie jest nigdzie wysyłane.

Rozpoczęty dokument zostaje zapisany wyłącznie w Twojej przeglądarce i po 48 godzinach sam się usuwa.

Protokół zdawczo-odbiorczy - kiedy stosować

Protokół sporządzasz dwa razy: przy wydaniu lokalu najemcy i przy jego zwrocie. Oba dokumenty mają sens tylko razem, ponieważ rozliczenie kaucji polega na porównaniu jednego z drugim. Cała waga leży w protokole wejściowym, i to z powodu jednego przepisu. Kodeks cywilny każe domniemywać, że rzecz była wydana najemcy w stanie dobrym i przydatnym do umówionego użytku (art. 675 § 3). Bez protokołu to domniemanie działa przeciwko najemcy: przy wyprowadzce musiałby wykazywać, że pęknięta płytka albo rysa na blacie istniały już wcześniej. Z protokołem nie musi wykazywać niczego, bo usterka jest spisana i podpisana przez obie strony. Granicę odpowiedzialności wyznaczają trzy przepisy. Najemca nie odpowiada za zużycie będące następstwem prawidłowego używania (art. 675 § 1), za to obciążają go drobne nakłady połączone ze zwykłym używaniem lokalu (art. 662 § 2), a przy najmie lokalu art. 681 wylicza te nakłady wprost i obejmuje nimi malowanie ścian, podłóg oraz wewnętrznej strony drzwi wejściowych. Przetarty dywan po trzech latach mieszkania to zużycie, wybita szyba to nie, a odmalowanie ścian po wyprowadzce to obowiązek najemcy, nie koszt właściciela, chyba że strony umówiły się inaczej, na co przy lokalu spoza publicznego zasobu mieszkaniowego pozwala art. 6f ustawy o ochronie praw lokatorów. Przy lokalu mieszkalnym protokół ma przy tym określać także stopień zużycia instalacji i urządzeń, bo to on jest podstawą rozliczeń przy zwrocie (art. 6c ustawy o ochronie praw lokatorów). Spory o kaucję wygrywa strona, która ma dokument, a nie ta, która ma rację.

Niezbędne elementy dokumentu

Element	Co musi zawierać
Data i wskazanie, czy to wydanie czy zwrot	Oba protokoły wyglądają podobnie, więc bez tego wskazania nie da się ich potem zestawić.
Oznaczenie stron i umowy najmu	Wynajmujący, najemca oraz data umowy, do której protokół się odnosi.
Adres i opis lokalu	Adres, powierzchnia i liczba pomieszczeń.
Stany wszystkich liczników	Prąd, gaz, woda zimna i ciepła, wraz z numerami liczników. To najczęstszy przedmiot sporu przy rozliczeniu mediów.
Liczba wydanych kluczy i pilotów	Z rozbiciem na komplety. Brakujący klucz przy zwrocie bywa potrącany z kaucji wraz z kosztem wymiany wkładki.
Wykaz wyposażenia	Sztuka po sztuce, z markami sprzętu. Ogólnik w rodzaju „meble kuchenne” nie pozwala ustalić, czego brakuje.
Stwierdzone usterki i stopień zużycia	Wszystkie usterki, także drobne, oraz stopień zużycia instalacji i urządzeń, którego przy lokalu mieszkalnym wymaga art. 6c ustawy o ochronie praw lokatorów. Usterka niewpisana do protokołu wejściowego staje się przy zwrocie usterką najemcy.
Podpisy obu stron	Protokół podpisany jednostronnie nie dowodzi niczego. Zdjęcia warto dołączyć jako załącznik i wymienić je w treści.

Najczęstsze błędy

Rezygnacja z protokołu przy wydaniu lokalu, przez co domniemanie z art. 675 § 3 Kodeksu cywilnego obciąża najemcę.
Opisanie wyposażenia ogólnikami zamiast wyliczenia sztuk, przez co przy zwrocie nie da się ustalić, czego brakuje.
Pominięcie stanów liczników albo spisanie ich bez numerów, co uniemożliwia rozliczenie mediów za okres najmu.
Niewpisanie drobnych usterek istniejących przy wprowadzeniu, w przekonaniu że „to nic takiego”. Przy zwrocie stają się one usterkami najemcy.
Spisanie samych usterek, bez stopnia zużycia instalacji i urządzeń. Przy lokalu mieszkalnym protokół ma określać jedno i drugie (art. 6c ustawy o ochronie praw lokatorów), a bez opisu zużycia nie da się rozliczyć równowartości zużytych elementów wyposażenia (art. 6e ust. 1).
Sporządzenie protokołu bez podpisu drugiej strony, przez co dokument nie dowodzi zgodności opisu ze stanem faktycznym.

Warianty i przykładowe sytuacje

Wydanie mieszkania

Wariant sporządzany przy wprowadzeniu najemcy. To jest protokół, który naprawdę decyduje o kaucji, ponieważ art. 675 § 3 Kodeksu cywilnego każe domniemywać, że lokal wydano w stanie dobrym. Każda usterka niewpisana tutaj staje się przy zwrocie usterką najemcy.

Wypełnij ten wariant w generatorze

Zwrot mieszkania

Wariant sporządzany przy wyprowadzce, wraz z rozliczeniem kaucji. Porównuje się go z protokołem wejściowym, pamiętając, że najemca nie odpowiada za zużycie będące następstwem prawidłowego używania lokalu (art. 675 § 1 Kodeksu cywilnego).

Wypełnij ten wariant w generatorze

Lokal użytkowy

Wariant dla lokalu wynajmowanego na działalność gospodarczą. Konstrukcja protokołu jest ta sama, ale wykaz wyposażenia bywa dłuższy i warto opisać stan instalacji oraz przystosowanie lokalu do prowadzonej działalności, bo to one bywają przedmiotem nakładów najemcy.

Wypełnij ten wariant w generatorze

Protokół zdawczo-odbiorczy - pełna treść wzoru

To jest kompletna treść wzoru. Puste miejsca uzupełni generator powyżej - albo skopiuj tekst i uzupełnij go ręcznie.

Pokaż pełną treść wzoru

..........................., dnia ...........................

PROTOKÓŁ ZDAWCZO-ODBIORCZY LOKALU

Sporządzony w związku z wydaniem lokalu najemcy na podstawie umowy najmu z dnia ............................

Wynajmujący: ............................ Najemca: ............................ Lokal: ..........................., ............................

1. Stany liczników

Energia elektryczna: ...........................
Gaz: ...........................
Woda zimna: ...........................
Woda ciepła: ...........................

2. Klucze

...........................

3. Wyposażenie

...........................

4. Stan lokalu i stwierdzone usterki

Stwierdzone usterki i uszkodzenia: ...........................

Stopień zużycia instalacji i urządzeń: ...........................

Powyższy opis obejmuje stan techniczny i stopień zużycia instalacji i urządzeń znajdujących się w lokalu i stanowi podstawę rozliczeń przy zwrocie lokalu. Innych usterek niż wymienione strony nie stwierdziły.

Strony potwierdzają zgodność powyższego opisu ze stanem faktycznym w dniu sporządzenia protokołu. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

.............................................
Wynajmujący

.............................................
Najemca

Protokół zdawczo-odbiorczy wzór Word (DOCX)

Wzór protokół zdawczo-odbiorczy w formacie Word pobierzesz z generatora przyciskiem „Pobierz Word (DOCX)” - za darmo, bez rejestracji, z już wpisanymi danymi.

Protokół zdawczo-odbiorczy wzór PDF

Ten sam dokument pobierzesz także jako PDF gotowy do wydruku i podpisu. Plik powstaje w Twojej przeglądarce, danych nigdzie nie wysyłamy.

Protokół zdawczo-odbiorczy do pobrania za darmo

Wzór jest darmowy w pełnej wersji - żadnego okresu próbnego, żadnego adresu e-mail. Wypełnij, pobierz, podpisz.

Aktualność wzoru na rok 2026

Wzór odpowiada stanowi prawnemu na rok 2026. Powołane przepisy sprawdzamy na bieżąco z tekstem ujednoliconym publikowanym przez Sejm (api.sejm.gov.pl).

Najczęściej zadawane pytania

Czy protokół zdawczo-odbiorczy jest obowiązkowy?

Przy najmie lokalu mieszkalnego tak: przed wydaniem lokalu najemcy strony sporządzają protokół, w którym określają stan techniczny i stopień zużycia znajdujących się w nim instalacji i urządzeń, a protokół ten stanowi podstawę rozliczeń przy zwrocie lokalu (art. 6c ustawy o ochronie praw lokatorów). Strony umowy najmu lokalu spoza publicznego zasobu mieszkaniowego mogą tę powinność ułożyć inaczej (art. 6f). Przy lokalu użytkowym ustawa w ogóle nie działa, bo dotyczy lokali służących zaspokajaniu potrzeb mieszkaniowych (art. 2 ust. 1 pkt 4), i wtedy protokół opiera się wyłącznie na umowie. Sporządzić go warto zawsze: Kodeks cywilny każe domniemywać, że lokal wydano najemcy w stanie dobrym (art. 675 § 3), więc brak protokołu obciąża najemcę, a wynajmującemu utrudnia wykazanie, co w lokalu było i w jakim stanie.

Co potrącić z kaucji, a czego nie?

Potrącić można koszt usunięcia uszkodzeń wykraczających poza normalne zużycie oraz brakujące elementy wyposażenia i klucze. Nie można obciążać najemcy zużyciem będącym następstwem prawidłowego używania lokalu (art. 675 § 1 Kodeksu cywilnego). Wyrwane drzwiczki szafki to uszkodzenie, a wymiana zużytej wykładziny podłogowej obciąża wynajmującego (art. 6a ust. 3). Inaczej jest z odmalowaniem: malowanie ścian, podłóg i wewnętrznej strony drzwi wejściowych to drobne nakłady obciążające najemcę lokalu (art. 681 Kodeksu cywilnego), więc koszt odmalowania co do zasady potrącić można. Jest to jednak stan domyślny: umowa najmu lokalu spoza publicznego zasobu mieszkaniowego może przenieść odnowienie lokalu na wynajmującego (art. 6f), a wtedy potrącenie nie ma podstawy.

Co zrobić, gdy druga strona nie chce podpisać protokołu?

Sporządź go samodzielnie, opisz stan rzetelnie, zrób zdjęcia z widoczną datą i wyślij dokument drugiej stronie listem poleconym albo mailem, zachowując dowód wysłania. Jednostronny protokół ma mniejszą moc niż podpisany przez obie strony, ale jest znacznie lepszy niż brak jakiegokolwiek dokumentu, zwłaszcza w połączeniu ze zdjęciami.

Czy do protokołu dołącza się zdjęcia?

Warto, i to zawsze. Zdjęcia liczników, usterek i ogólnego stanu pomieszczeń rozstrzygają spory, których sam opis słowny nie zamyka. Wymień je w treści protokołu jako załącznik i podaj liczbę, żeby nie było wątpliwości, które zdjęcia do którego protokołu należą. Przy zwrocie wykonaj zdjęcia tych samych miejsc co przy wydaniu.

Kiedy wynajmujący ma zwrócić kaucję?

Przy lokalu mieszkalnym termin jest ustawowy: kaucja podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności wynajmującego z tytułu najmu lokalu (art. 6 ust. 4 ustawy o ochronie praw lokatorów). Nie wynika on z umowy i strony nie mogą go wydłużyć, bo art. 6f oddaje im tylko prawa i obowiązki z art. 6a-6e. Zapis „zwrot po rozliczeniu” albo „w terminie sześciu miesięcy” tego terminu nie przesuwa. Inaczej jest przy lokalu użytkowym, do którego ustawa nie ma zastosowania (art. 2 ust. 1 pkt 4) - tam rozstrzyga umowa, dlatego termin trzeba w niej zapisać. Protokół zwrotu jest w obu wypadkach dokumentem, który uruchamia rozliczenie.

Podstawa prawna

Powołane przepisy ostatnio sprawdzone maszynowo z tekstem ujednoliconym w serwisie Sejmu (api.sejm.gov.pl) dnia 21.09.2026. Zmiany w przepisach śledzimy na bieżąco.

Kodeks cywilny - obowiązek zwrotu rzeczy w stanie niepogorszonym, wyłączenie odpowiedzialności za zużycie wynikające z prawidłowego używania oraz domniemanie wydania rzeczy w stanie dobrym
Kodeks cywilny - obowiązek wydania rzeczy w stanie przydatnym do umówionego użytku oraz obciążenie najemcy drobnymi nakładami połączonymi ze zwykłym używaniem
Kodeks cywilny - definicja najmu jako oddania rzeczy do używania za umówiony czynsz
Kodeks cywilny - wyliczenie drobnych nakładów obciążających najemcę lokalu, w tym malowania ścian, podłóg oraz wewnętrznej strony drzwi wejściowych
O ochronie praw lokatorów - definicje ustawowe, w tym lokalu jako służącego zaspokajaniu potrzeb mieszkaniowych, co wyznacza zakres zastosowania ustawy
O ochronie praw lokatorów - kaucja zabezpieczająca oraz jej zwrot w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności wynajmującego z tytułu najmu
O ochronie praw lokatorów - obowiązki wynajmującego lokal mieszkalny, w tym wymiana zużytych elementów wyposażenia oraz wymiana podłóg, posadzek i wykładzin podłogowych
O ochronie praw lokatorów - obowiązki najemcy lokalu mieszkalnego: naprawa i konserwacja wyliczonych elementów wyposażenia oraz malowanie ścian i sufitów
O ochronie praw lokatorów - sporządzenie przed wydaniem lokalu protokołu określającego stan techniczny i stopień zużycia instalacji i urządzeń oraz jego rola jako podstawy rozliczeń przy zwrocie lokalu
O ochronie praw lokatorów - obowiązek odnowienia lokalu po zakończeniu najmu oraz zwrotu równowartości zużytych elementów wyposażenia technicznego
O ochronie praw lokatorów - dopuszczalność odmiennego ustalenia w umowie praw i obowiązków wymienionych w art. 6a-6e, gdy lokal nie wchodzi w skład publicznego zasobu mieszkaniowego

Maszynowo czytelny schemat tego dokumentu: protokol-zdawczo-odbiorczy.json