Protokół zdawczo-odbiorczy pojazdu - wzór 2026 za darmo

Protokół zdawczo-odbiorczy pojazdu dokumentuje fizyczne przekazanie samochodu: dzień i godzinę, stan licznika i paliwa, uszkodzenia, wyposażenie, klucze oraz wydane dokumenty. Przy sprzedaży to wydanie pojazdu, a nie samo podpisanie umowy, przenosi na kupującego korzyści i ciężary oraz niebezpieczeństwo przypadkowej utraty lub uszkodzenia, chyba że strony zastrzegły inną chwilę (art. 548 Kodeksu cywilnego, Dz.U. 1964 poz. 93), a od dnia wydania liczy się dwuletni termin na stwierdzenie wady fizycznej (art. 568 § 1). Przy najmie domniemywa się, że rzecz wydano najemcy w stanie dobrym (art. 675 § 3), a do zwrotu pojazdu leasingowego stosuje się odpowiednio przepisy o najmie (art. 709[17]). Protokół podpisują obie strony, każda zatrzymuje swój egzemplarz; opis podpisany tylko przez jedną stronę ma znacznie słabszą wartość dowodową.

Uzupełnij dane

Twoje dane nie opuszczają przeglądarki. Dokument powstaje bezpośrednio na Twoim urządzeniu i nic z tego, co wpiszesz, nie jest nigdzie wysyłane.

Rozpoczęty dokument zostaje zapisany wyłącznie w Twojej przeglądarce i po 48 godzinach sam się usuwa.

Protokół zdawczo-odbiorczy pojazdu - kiedy stosować

Protokół sporządzasz za każdym razem, gdy samochód fizycznie zmienia rękę: przy sprzedaży albo darowiźnie, przy wydaniu i zwrocie auta wynajętego, użyczonego lub leasingowego oraz przy przekazaniu samochodu służbowego. Umowa mówi, do czego strony się zobowiązały; protokół mówi, co i w jakim stanie zostało przekazane i o której godzinie. Przy sprzedaży liczy się moment wydania. Z nim przechodzi na kupującego niebezpieczeństwo przypadkowej utraty lub uszkodzenia pojazdu, chyba że strony zastrzegły inną chwilę (art. 548 Kodeksu cywilnego), sprzedawca odpowiada z rękojmi za wady istniejące w tej chwili lub wynikłe z przyczyny tkwiącej w pojeździe już w tej chwili (art. 559), a od dnia wydania liczy się dwuletni termin na stwierdzenie wady fizycznej (art. 568 § 1). Godzina przekazania przydaje się także poza cywilnym sporem: właściciel lub posiadacz pojazdu musi na żądanie organu wskazać, komu powierzył pojazd w oznaczonym czasie (art. 78 ust. 4 Prawa o ruchu drogowym). Przy najmie, użyczeniu i leasingu protokół robi się dwa razy, a spór rozstrzyga porównanie obu. Najemca i biorący w użyczenie zwracają pojazd w stanie niepogorszonym, ale nie odpowiadają za zużycie będące następstwem prawidłowego używania (art. 675 § 1 i art. 718 § 1). Przy najmie domniemywa się ponadto, że rzecz wydano w stanie dobrym (art. 675 § 3), więc niewpisana rysa przy wydaniu zostaje przy zwrocie po stronie najemcy.

Niezbędne elementy dokumentu

ElementCo musi zawierać
Data i godzina przekazaniaWyznaczają przejście niebezpieczeństwa przy sprzedaży (art. 548), początek terminu rękojmi (art. 568 § 1) i odpowiedź na pytanie, kto kierował pojazdem w danej chwili.
Podstawa przekazania i oznaczenie umowySprzedaż, darowizna, najem, użyczenie, leasing albo samochód służbowy, z datą umowy. Od tego zależą role stron i przepisy o odpowiedzialności.
StronyImię i nazwisko albo nazwa, adres i dane identyfikujące strony przekazującej i odbierającej.
Identyfikacja pojazduMarka, model, rok produkcji, numer VIN i numer rejestracyjny. VIN porównaj z pojazdem, nie tylko z dokumentem.
Przebieg i poziom paliwaOdczyt z licznika w chwili przekazania, najlepiej ze zdjęciem deski rozdzielczej. Przy wynajmie to zwykle podstawa rozliczenia paliwa i limitu kilometrów.
Stan techniczny i uszkodzeniaKażde uszkodzenie osobno: element, rodzaj, rozmiar, położenie. Przy zwrocie osobno to, czego nie było w protokole wydania.
Wyposażenie, klucze i dokumentyLiczba kluczyków, koło zapasowe, opony sezonowe, dowód rejestracyjny, a przy sprzedaży zaświadczenie o badaniu technicznym, jeżeli dowód nie wskazuje aktualnego terminu badania (art. 78 ust. 1 Prawa o ruchu drogowym).
Podpisy obu stron i zdjęciaDwa jednobrzmiące egzemplarze. Zdjęcia wymień w protokole z liczbą, żeby nie było wątpliwości, do którego przekazania należą.

Najczęstsze błędy

Jak opisać stan i uszkodzenia pojazdu

Opisuj pojazd tak, żeby osoba, która nie widziała auta, mogła po samym tekście znaleźć każde uszkodzenie. Idź dookoła nadwozia w stałej kolejności, na przykład od przedniego zderzaka zgodnie z ruchem wskazówek zegara, potem szyby, koła i opony, wnętrze, bagażnik. Przy każdym uszkodzeniu podaj element, rodzaj (rysa, wgniecenie, odprysk, pęknięcie), przybliżony rozmiar i położenie. Zdjęcia rób w tej samej kolejności i ponumeruj je, a numery wpisz przy opisie. Osobno sfotografuj licznik z przebiegiem i wskaźnikiem paliwa oraz tabliczkę z numerem VIN. Przy zwrocie auta z wynajmu lub leasingu fotografuj te same miejsca co przy wydaniu: dopiero zestawienie obu kompletów pozwala oddzielić nowe uszkodzenia od zużycia, za które najemca nie odpowiada (art. 675 § 1 Kodeksu cywilnego).

Przykład wypełnienia

Uszkodzenia nadwozia i wnętrza: zderzak przedni, narożnik prawy - rysa ok. 10 cm do podkładu (zdjęcia 3-4); drzwi tylne lewe - wgniecenie ok. 3 cm bez uszkodzenia lakieru (zdjęcie 7); szyba przednia - odprysk ok. 5 mm poza polem widzenia kierowcy (zdjęcie 9); fotel kierowcy - przetarcie boczku (zdjęcie 14). Przebieg: 128 430 km (zdjęcie 1). Paliwo: 3/4 zbiornika. Klucze: 2 kluczyki z pilotem.

Protokół przy sprzedaży samochodu a rękojmia

Przy sprzedaży protokół ustala dwie rzeczy, na których opiera się rękojmia. Po pierwsze datę wydania: sprzedawca odpowiada za wadę fizyczną stwierdzoną przed upływem dwóch lat od dnia wydania (art. 568 § 1), i to za wadę istniejącą w chwili przejścia niebezpieczeństwa, czyli co do zasady w chwili wydania (art. 548 § 1 i art. 559). Sprzedawca odpowiada także za wadę, która ujawniła się później, jeżeli wynikła z przyczyny tkwiącej w pojeździe już w tej chwili (art. 559). Nie odpowiada natomiast za uszkodzenie, które powstało dopiero po wydaniu. Po drugie stan wiedzy kupującego. Przy sprzedaży konkretnego, np. używanego pojazdu sprzedawca jest zwolniony z rękojmi, jeżeli kupujący wiedział o wadzie w chwili zawarcia umowy (art. 557 § 1). Protokół podpisany w dniu zawarcia umowy dobrze tę wiedzę dokumentuje; wady spisane dopiero przy późniejszym wydaniu same przez się jej nie dowodzą, dlatego znane usterki warto wpisać także do umowy. Gdy przedmiotem sprzedaży jest pojazd oznaczony tylko co do gatunku albo mający dopiero powstać, liczy się wiedza kupującego w chwili wydania (art. 557 § 2). Ograniczenie albo wyłączenie rękojmi również należy do umowy, a nie do protokołu (art. 558 § 1), i jest bezskuteczne, jeżeli sprzedawca podstępnie zataił wadę (art. 558 § 2).

Samochód służbowy - protokół a odpowiedzialność pracownika

Odpowiedzialność pracownika za szkodę w aucie służbowym zależy od tego, jak pojazd mu przekazano. Jeżeli powierzono go z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, pracownik odpowiada za szkodę w pełnej wysokości (art. 124 § 2 Kodeksu pracy), a uwolni się od niej, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych (art. 124 § 3). Do tej odpowiedzialności stosuje się też odpowiednio art. 117 (art. 127): pracownik nie odpowiada w takim zakresie, w jakim pracodawca lub inna osoba przyczyniły się do powstania albo zwiększenia szkody, ani za ryzyko związane z działalnością pracodawcy. W innym wypadku odpowiada na zasadach ogólnych: za szkodę wyrządzoną ze swej winy (art. 114), przy czym to pracodawca wykazuje okoliczności i wysokość szkody (art. 116), a odszkodowanie nie może przewyższyć trzymiesięcznego wynagrodzenia (art. 119), chyba że szkoda była umyślna (art. 122). Dlatego wzór nie wstawia klauzuli o powierzeniu sam: zaznacz ją tylko wtedy, gdy strony rzeczywiście tak ustaliły.

Warianty i przykładowe sytuacje

Przy sprzedaży samochodu

Wariant sporządzany w chwili, gdy kupujący odbiera samochód. Z wydaniem przechodzi na kupującego niebezpieczeństwo przypadkowej utraty lub uszkodzenia pojazdu, jeżeli strony nie zastrzegły innej chwili (art. 548 Kodeksu cywilnego), a sprzedawca odpowiada z rękojmi za wady istniejące w tej chwili lub wynikłe z przyczyny tkwiącej w pojeździe już w tej chwili (art. 559). Godzina w protokole przydaje się też przy mandacie wystawionym w dniu sprzedaży.

Wypełnij ten wariant w generatorze

Samochód służbowy

Wariant przekazania auta służbowego pracownikowi. Protokół pokazuje, co pracownik dostał i w jakim stanie, a to od tego zależy późniejsze rozliczenie szkody. Czy pojazd powierza się z obowiązkiem zwrotu, co pociąga pełną odpowiedzialność z art. 124 Kodeksu pracy, rozstrzygają strony - dlatego wzór o to pyta, a nie zakłada.

Wypełnij ten wariant w generatorze

Zwrot z wynajmu

Wariant sporządzany przy oddawaniu wynajętego samochodu. Najemca zwraca pojazd w stanie niepogorszonym, ale nie odpowiada za zużycie będące następstwem prawidłowego używania (art. 675 § 1 Kodeksu cywilnego). Data zwrotu otwiera roczny termin przedawnienia roszczeń wynajmującego o naprawienie szkody (art. 677).

Wypełnij ten wariant w generatorze

Zwrot auta z leasingu

Wariant zwrotu pojazdu finansującemu po zakończeniu leasingu. Korzystający miał utrzymywać pojazd w stanie niepogorszonym z uwzględnieniem zużycia wskutek prawidłowego używania (art. 709[7] § 1 Kodeksu cywilnego), a do samego zwrotu stosuje się odpowiednio przepisy o najmie (art. 709[17]). Protokół jest podstawą rozliczenia ewentualnych obciążeń.

Wypełnij ten wariant w generatorze

Samochód użyczony

Wariant bezpłatnego oddania samochodu do używania, na przykład członkowi rodziny. Biorący zwraca pojazd w stanie niepogorszonym i nie odpowiada za zwykłe zużycie (art. 718 § 1 Kodeksu cywilnego), a użyczający odpowiada za szkodę, jeżeli wiedział o wadach i nie zawiadomił o nich biorącego, chyba że biorący mógł wadę z łatwością zauważyć (art. 711). Wpisanie znanych usterek do protokołu jest takim zawiadomieniem.

Wypełnij ten wariant w generatorze

Pojazd z uszkodzeniami

Wariant dla samochodu, który zmienia rękę z widocznymi uszkodzeniami. Pola stanu wypełniają się podpowiedziami, jak opisać każde uszkodzenie osobno. Przy sprzedaży konkretnego, np. używanego pojazdu pamiętaj, że sprzedawcę zwalnia z rękojmi wiedza kupującego o wadzie w chwili zawarcia umowy (art. 557 § 1 Kodeksu cywilnego), a nie dopiero w chwili wydania. Gdy przedmiotem sprzedaży jest pojazd oznaczony tylko co do gatunku albo mający dopiero powstać, liczy się wiedza kupującego w chwili wydania (art. 557 § 2).

Wypełnij ten wariant w generatorze

Protokół zdawczo-odbiorczy pojazdu - pełna treść wzoru

To jest kompletna treść wzoru. Puste miejsca uzupełni generator powyżej - albo skopiuj tekst i uzupełnij go ręcznie.

Pokaż pełną treść wzoru
..........................., dnia ...........................
PROTOKÓŁ ZDAWCZO-ODBIORCZY POJAZDU
Przekazanie pojazdu nastąpiło w dniu ........................... o godzinie ............................
I. Strony
Strona przekazująca: ...........................
...........................
Strona odbierająca: ...........................
...........................
II. Pojazd
Marka, model i wersja: ...........................
Rok produkcji: ...........................
Numer VIN: ...........................
Numer rejestracyjny: ...........................
III. Stan licznika i paliwa
Przebieg: ...........................
Poziom paliwa albo naładowania baterii: ...........................
IV. Stan techniczny i uszkodzenia
Uszkodzenia nadwozia i wnętrza: ...........................
V. Wyposażenie i klucze
Wyposażenie: ...........................
Klucze, piloty i karty: ...........................
VI. Dokumenty
Przekazane dokumenty: ...........................
VII. Postanowienia końcowe
Strony potwierdzają, że opis zawarty w protokole odpowiada stanowi pojazdu w chwili przekazania, a strona odbierająca potwierdza odbiór pojazdu wraz z wyposażeniem, kluczami i dokumentami wymienionymi powyżej. Innych uszkodzeń niż wymienione strony nie stwierdziły. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
.............................................
Strona przekazująca
.............................................
Strona odbierająca

Protokół zdawczo-odbiorczy pojazdu wzór Word (DOCX)

Wzór protokół zdawczo-odbiorczy pojazdu w formacie Word pobierzesz z generatora przyciskiem „Pobierz Word (DOCX)” - za darmo, bez rejestracji, z już wpisanymi danymi.

Protokół zdawczo-odbiorczy pojazdu wzór PDF

Ten sam dokument pobierzesz także jako PDF gotowy do wydruku i podpisu. Plik powstaje w Twojej przeglądarce, danych nigdzie nie wysyłamy.

Protokół zdawczo-odbiorczy pojazdu do pobrania za darmo

Wzór jest darmowy w pełnej wersji - żadnego okresu próbnego, żadnego adresu e-mail. Wypełnij, pobierz, podpisz.

Aktualność wzoru na rok 2026

Wzór odpowiada stanowi prawnemu na rok 2026. Powołane przepisy sprawdzamy na bieżąco z tekstem ujednoliconym publikowanym przez Sejm (api.sejm.gov.pl).

Najczęściej zadawane pytania

Czy protokół zdawczo-odbiorczy pojazdu jest obowiązkowy?

Przepisy Kodeksu cywilnego o sprzedaży, najmie, użyczeniu i leasingu, które stanowią podstawę tego wzoru, nie nakazują sporządzania osobnego protokołu przy przekazaniu samochodu. Jest to jednak dokument, bez którego trudno wykazać, kiedy nastąpiło wydanie i w jakim stanie był pojazd. Przy najmie brak protokołu wydania obciąża najemcę, bo domniemywa się, że rzecz wydano w stanie dobrym (art. 675 § 3). Firmy leasingowe i wypożyczalnie zwykle mają własne formularze, a ten wzór możesz wtedy wykorzystać jako listę kontrolną.

Dostałem mandat za samochód, który już sprzedałem. Co wtedy?

Właściciel lub posiadacz pojazdu musi na żądanie uprawnionego organu wskazać, komu powierzył pojazd do kierowania lub używania w oznaczonym czasie (art. 78 ust. 4 Prawa o ruchu drogowym). Protokół z datą i godziną wydania oraz danymi kupującego jest dowodem, że w chwili wykroczenia pojazdem dysponował już ktoś inny. Dlatego godzina w protokole ma znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy auto przekazano w dniu, w którym zrobiono zdjęcie. Niezależnie od tego zawiadom starostę o zbyciu w terminie 30 dni (art. 78 ust. 2).

Jakie dokumenty sprzedawca przekazuje razem z samochodem?

Przy zbyciu pojazdu zarejestrowanego dotychczasowy właściciel przekazuje nabywcy dowód rejestracyjny oraz zaświadczenie o przeprowadzonym badaniu technicznym, jeżeli w dowodzie nie jest określony aktualny termin ważności badania (art. 78 ust. 1 Prawa o ruchu drogowym). Pojazd czasowo wycofany z ruchu przekazuje się razem z decyzją o wycofaniu (art. 78 ust. 1a). Kodeks cywilny zobowiązuje ponadto sprzedawcę do wydania posiadanych dokumentów dotyczących rzeczy (art. 546 § 2), takich jak książka serwisowa czy karta pojazdu, jeżeli je ma. Wszystko, co faktycznie przekazano, wypisz w protokole.

Za co odpowiadam przy zwrocie samochodu z wynajmu?

Najemca zwraca pojazd w stanie niepogorszonym, ale nie odpowiada za zużycie będące następstwem prawidłowego używania (art. 675 § 1 Kodeksu cywilnego). Nowe wgniecenie czy pęknięta szyba to szkoda, starte opony po przejechanym dystansie to zwykle zużycie. Rozstrzyga porównanie z protokołem wydania, dlatego przy zwrocie zażądaj go i sprawdź punkt po punkcie. Roszczenia wynajmującego o naprawienie szkody przedawniają się z upływem roku od dnia zwrotu (art. 677).

Jak wygląda zwrot samochodu z leasingu?

Korzystający przez cały czas leasingu utrzymuje pojazd w stanie niepogorszonym, z uwzględnieniem zużycia wskutek prawidłowego używania (art. 709[7] § 1 Kodeksu cywilnego), a do zwrotu pojazdu po zakończeniu leasingu stosuje się odpowiednio przepisy o najmie (art. 709[17]). W braku odmiennych postanowień umowy oznacza to, że za zwykłe zużycie finansujący nie obciąża korzystającego, a za uszkodzenia ponad nie tak. Umowa leasingu może jednak to uregulować inaczej, bo dłużnik może przez umowę przyjąć odpowiedzialność szerszą niż ustawowa (art. 473 § 1). Szczegółowe zasady rozliczenia, na przykład normy zużycia czy limit kilometrów, wynikają z umowy leasingu, dlatego protokół zwrotu sporządź w obecności obu stron i nie podpisuj opisu, z którym się nie zgadzasz, bez własnych uwag.

Co zrobić, gdy druga strona nie chce podpisać protokołu?

Sporządź go mimo to, opisz stan rzetelnie i wpisz w uwagach, że druga strona odmówiła podpisu. Zrób zdjęcia z widoczną datą, obejmujące licznik i numer VIN, i wyślij protokół drugiej stronie w sposób pozwalający udowodnić doręczenie, na przykład listem poleconym. Jednostronny opis ma mniejszą wartość niż podpisany przez obie strony, ale w połączeniu ze zdjęciami bywa jedynym dowodem stanu pojazdu. Jeżeli nie zgadzasz się z opisem drugiej strony, nie podpisuj go bez dopisania własnych zastrzeżeń.

Podstawa prawna

Powołane przepisy ostatnio sprawdzone maszynowo z tekstem ujednoliconym w serwisie Sejmu (api.sejm.gov.pl) dnia 21.09.2026. Zmiany w przepisach śledzimy na bieżąco.

Powiązane dokumenty

Maszynowo czytelny schemat tego dokumentu: protokol-zdawczo-odbiorczy-pojazdu.json