Sporządzono.pl

Protokół wykonania usługi - wzór 2026 za darmo

Protokół wykonania usługi, nazywany też protokołem odbioru prac, podpisują wykonawca i zamawiający. Strony stwierdzają w nim, czy przedstawione dzieło, roboty albo usługa zostały odebrane, w jakim zakresie i z jakimi wadami. Zamawiający jest obowiązany odebrać dzieło, które przyjmujący zamówienie wydaje mu zgodnie ze swoim zobowiązaniem (art. 643 Kodeksu cywilnego, Dz.U. 1964 poz. 93). Przy robotach budowlanych inwestor jest obowiązany odebrać obiekt (art. 647). Data odbioru ma skutki prawne. W braku odmiennej umowy wynagrodzenie za dzieło należy się w chwili jego oddania (art. 642 § 1). Roszczenia z umowy o dzieło przedawniają się z upływem dwóch lat od dnia oddania (art. 646). Wady wpisz od razu: przy umowie między przedsiębiorcami brak zbadania przedmiotu i niezwłocznego zawiadomienia o wadzie może pozbawić zamawiającego uprawnień z rękojmi (art. 563 w związku z art. 638 § 1).

Uzupełnij dane

Twoje dane nie opuszczają przeglądarki. Dokument powstaje bezpośrednio na Twoim urządzeniu i nic z tego, co wpiszesz, nie jest nigdzie wysyłane.

Rozpoczęty dokument zostaje zapisany wyłącznie w Twojej przeglądarce i po 48 godzinach sam się usuwa.

Protokół wykonania usługi - kiedy stosować

Protokół sporządzasz w chwili zakończenia prac: gdy fotograf oddaje sesję, ekipa kończy łazienkę, programista przekazuje aplikację albo kontrahent zamyka miesiąc obsługi. Dokument utrwala trzy rzeczy, o które spiera się najczęściej: co oddano, kiedy i w jakim stanie. W relacjach firmowych strony zwykle wpisują go do umowy jako warunek wystawienia faktury. Zaznacz właściwy rodzaj umowy, bo skutki odbioru są różne. Przy umowie o dzieło (art. 627 Kodeksu cywilnego) i przy robotach budowlanych (art. 647) zamawiający ma obowiązek odbioru. Za wady odpowiada się według przepisów o rękojmi przy sprzedaży, stosowanych odpowiednio (art. 638 § 1 i art. 656 § 1). Remont budynku podlega tym samym regułom (art. 658). Przy usługach stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu (art. 734 i art. 750). Te przepisy nie przewidują rękojmi. Nienależyte wykonanie rozlicza się na zasadach ogólnych (art. 471), a protokół służy jako dowód zakresu wykonanych czynności. Najważniejsza zasada: nie podpisuj odbioru bez zastrzeżeń, jeżeli widzisz wady. Protokół dokumentuje, co zamawiający wiedział w chwili odbioru. Przy odpowiednim stosowaniu art. 557 § 2 wiedza o wadzie w chwili wydania rzeczy mającej powstać w przyszłości zwalnia z rękojmi. Między przedsiębiorcami dochodzi do tego obowiązek niezwłocznego zbadania i zawiadomienia o wadzie (art. 563).

Niezbędne elementy dokumentu

ElementCo musi zawierać
Miejsce i data odbioruData faktycznego odbioru. Przy dziele od niej zależą wymagalność wynagrodzenia (art. 642 § 1) i przedawnienie (art. 646). Od dnia wydania liczy się też termin na stwierdzenie wady (art. 568 § 1), chyba że wykonawca wadę podstępnie zataił (art. 568 § 6). Od stwierdzenia wady biegnie roczny termin na jej dochodzenie (art. 568 § 2 i 3).
Strony i osoby podpisująceWykonawca i zamawiający z adresami oraz osoby, które podpisują protokół w imieniu firmy.
Wskazanie umowyNumer i data umowy albo zamówienia. Bez nich przy kilku zleceniach nie wiadomo, których prac dotyczy odbiór.
Opis przedmiotu odbioruKonkretny opis tego, co oddano. Wada to niezgodność z umową (art. 556 z indeksem 1 § 1), więc opis musi dać się z umową porównać.
Wynik odbioruJedno z czterech rozstrzygnięć: bez zastrzeżeń, z zastrzeżeniami, odbiór częściowy albo odmowa z uzasadnieniem.
Wady, termin ich usunięcia, ewentualne obniżenieKażda wada osobno, z miejscem wystąpienia. Do tego uzgodniony termin albo kwota obniżenia, proporcjonalna do spadku wartości (art. 560 § 3).
Wynagrodzenie i załącznikiKwota należna za odebrany zakres oraz zdjęcia, dokumentacja, rozliczenie materiałów zamawiającego (art. 633).
Podpisy obu stronDwa egzemplarze. Uwagi wykonawcy wpisuje się w osobnym punkcie, żeby mógł podpisać mimo sporu.

Najczęstsze błędy

Jak wpisać wady i zastrzeżenia do protokołu

Każdą wadę opisz osobno: co jest nie tak, gdzie dokładnie i czym różni się od umowy, najlepiej z odwołaniem do punktu umowy albo projektu. Do wpisu dołącz zdjęcia. Potem rozstrzygnij, co dalej. Strony mogą uzgodnić termin usunięcia wad. Podpis wykonawcy pod takim terminem jest jego zobowiązaniem, a usunięcie wad potwierdza się drugim protokołem. Zamiast usuwania wad strony mogą uzgodnić obniżenie wynagrodzenia. Ustawa podaje sposób liczenia: obniżona cena ma się tak mieć do ceny z umowy, jak wartość rzeczy z wadą do wartości rzeczy bez wady (art. 560 § 3, stosowany do dzieła odpowiednio). Zamawiający nie może jednak odstąpić od umowy z powodu wady nieistotnej (art. 560 § 4). Wykonawca może też zablokować obniżenie albo odstąpienie, jeżeli niezwłocznie i bez nadmiernych niedogodności usunie wadę (art. 560 § 1). Nie może tego zrobić, jeżeli przedmiot był już naprawiany lub wymieniany albo wykonawca nie wywiązał się z obowiązku usunięcia wady lub wymiany (art. 560 § 1 zdanie drugie). Odpowiedzialność wykonawcy jest wyłączona, gdy wada powstała z przyczyny tkwiącej w materiale zamawiającego (art. 638 § 1). Dlatego materiał warto rozliczyć w tym samym protokole.

Przykład wypełnienia

III. Wynik odbioru
Zamawiający odbiera przedmiot odbioru z zastrzeżeniami. Odbiór nastąpił w dniu 12 października 2026 r.
Przy odbiorze stwierdzono następujące wady i niezgodności z umową:
1. Pęknięta płytka przy brodziku, druga od lewej w dolnym rzędzie (zdjęcie nr 3).
2. Brak listwy wykończeniowej przy drzwiach, przewidzianej w pkt 4 kosztorysu.
Wykonawca usunie wady wymienione powyżej w terminie do 19 października 2026 r. Usunięcie wad strony potwierdzą odrębnym protokołem.

Odbiór częściowy i etapowy

Przy dziele oddawanym częściami odbiór każdej części ma znaczenie dla zapłaty, ale tylko wtedy, gdy wynagrodzenie obliczono za każdą część osobno. Wynagrodzenie należy się wtedy z chwilą spełnienia każdego świadczenia częściowego (art. 642 § 2). Przy robotach budowlanych inwestor jest obowiązany na żądanie wykonawcy przyjmować roboty częściowo, w miarę ich ukończenia, za zapłatą odpowiedniej części wynagrodzenia. Obowiązek ten nie istnieje, jeżeli umowa stanowi inaczej (art. 654). Sprawdź więc harmonogram w umowie. W protokole częściowym opisz zakres tak, żeby kolejny protokół mógł się do niego odwołać, i wpisz kwotę za odebrany etap. Na koniec przy robotach budowlanych sporządza się protokół końcowy. Jeżeli wykonawca przejął teren budowy protokolarnie, odpowiada za szkody na tym terenie aż do chwili oddania obiektu (art. 652). Data protokołu końcowego zamyka więc także tę odpowiedzialność.

Warianty i przykładowe sytuacje

Odbiór bez zastrzeżeń

Wariant dla sytuacji, w której zamawiający obejrzał dzieło, roboty albo usługę i nie ma uwag. Protokół potwierdza datę odbioru, od której liczą się terminy zapłaty i przedawnienia. Wybieraj ten wariant tylko wtedy, gdy rzeczywiście nie widzisz wad.

Wypełnij ten wariant w generatorze

Odbiór z zastrzeżeniami

Wariant dla odbioru, przy którym zamawiający przyjmuje przedmiot, ale wpisuje wady. Do każdej wady strony mogą dopisać uzgodniony termin usunięcia albo obniżenie wynagrodzenia. Obniżenie powinno pozostawać w takiej proporcji do wynagrodzenia z umowy, w jakiej wartość przedmiotu z wadą pozostaje do wartości przedmiotu bez wady. Wynika to z art. 560 § 3 Kodeksu cywilnego, stosowanego do dzieła odpowiednio (art. 638 § 1).

Wypełnij ten wariant w generatorze

Odmowa odbioru

Wariant dla sytuacji, w której przedmiot tak odbiega od umowy, że zamawiający nie chce go przyjąć. Obowiązek odbioru dotyczy dzieła wydanego zgodnie ze zobowiązaniem (art. 643 Kodeksu cywilnego). Odmowa musi więc wskazywać konkretną niezgodność z umową. Bez uzasadnienia protokół jest tylko zapisem sporu, a nie dowodem jego przyczyny.

Wypełnij ten wariant w generatorze

Odbiór częściowy lub etapowy

Wariant dla odbioru etapu albo części prac. Przy umowie o dzieło wynagrodzenie należy się z chwilą spełnienia każdego świadczenia częściowego, jeżeli dzieło ma być oddawane częściami, a wynagrodzenie obliczono za każdą część osobno (art. 642 § 2 Kodeksu cywilnego). Przy robotach budowlanych inwestor jest obowiązany na żądanie wykonawcy przyjmować roboty częściowo za zapłatą odpowiedniej części wynagrodzenia. Obowiązek ten nie istnieje, jeżeli umowa stanowi inaczej (art. 654).

Wypełnij ten wariant w generatorze

Odbiór remontu

Wariant dla remontu mieszkania lub budynku. Do umowy o wykonanie remontu budynku lub budowli stosuje się odpowiednio przepisy o robotach budowlanych (art. 658 Kodeksu cywilnego). Rękojmię za wady obiektu ocenia się według przepisów o dziele (art. 656 § 1). W tym wariancie możesz rozliczyć materiały i zwrot terenu budowy, jeżeli wykonawca przejął go protokolarnie (art. 652).

Wypełnij ten wariant w generatorze

Usługi rozliczane miesięcznie

Wariant dla stałej współpracy, w której wykonawca co miesiąc potwierdza zakres wykonanych usług przed wystawieniem faktury. Do umów o świadczenie usług stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu (art. 750 Kodeksu cywilnego). Wynagrodzenie należy się po wykonaniu, chyba że co innego wynika z umowy (art. 744). Protokół z okresem rozliczeniowym wskazuje, za co ono przysługuje.

Wypełnij ten wariant w generatorze

Zamawiający konsument

Wariant dla odbioru dzieła zamówionego przez osobę prywatną u firmy. Wobec konsumenta ograniczenie lub wyłączenie rękojmi jest dopuszczalne tylko w przypadkach określonych w przepisach szczególnych (art. 558 § 1 Kodeksu cywilnego w związku z art. 638 § 1). Protokół wyraźnie zapisuje więc, że jego podpisanie nie ogranicza tych uprawnień, także co do wad ujawnionych później.

Wypełnij ten wariant w generatorze

Odbiór między firmami z wadami

Wariant dla odbioru między przedsiębiorcami, w którym trzeba zgłosić wady. Przy odpowiednim stosowaniu art. 563 Kodeksu cywilnego zamawiający traci uprawnienia z rękojmi, jeżeli nie zbadał przedmiotu w czasie i w sposób przyjęty przy rzeczach tego rodzaju i nie zawiadomił niezwłocznie o wadzie. Protokół zapisuje, że wymienione wady uważa się za zgłoszone w dniu jego sporządzenia.

Wypełnij ten wariant w generatorze

Protokół wykonania usługi - pełna treść wzoru

To jest kompletna treść wzoru. Puste miejsca uzupełni generator powyżej - albo skopiuj tekst i uzupełnij go ręcznie.

Pokaż pełną treść wzoru
PROTOKÓŁ ODBIORU
sporządzony w ........................... w dniu ...........................
I. Strony i umowa
Wykonawca: ...........................
Adres lub siedziba: ...........................
Zamawiający: ...........................
Adres lub siedziba: ...........................
Protokół dotyczy umowy: ............................
II. Przedmiot odbioru
Przedmiotem odbioru jest: ............................
III. Wynik odbioru
Wynik odbioru: ...........................
IV. Ustalenia końcowe
Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
.............................................
Wykonawca
.............................................
Zamawiający

Protokół wykonania usługi wzór Word (DOCX)

Wzór protokół wykonania usługi w formacie Word pobierzesz z generatora przyciskiem „Pobierz Word (DOCX)” - za darmo, bez rejestracji, z już wpisanymi danymi.

Protokół wykonania usługi wzór PDF

Ten sam dokument pobierzesz także jako PDF gotowy do wydruku i podpisu. Plik powstaje w Twojej przeglądarce, danych nigdzie nie wysyłamy.

Protokół wykonania usługi do pobrania za darmo

Wzór jest darmowy w pełnej wersji - żadnego okresu próbnego, żadnego adresu e-mail. Wypełnij, pobierz, podpisz.

Aktualność wzoru na rok 2026

Wzór odpowiada stanowi prawnemu na rok 2026. Powołane przepisy sprawdzamy na bieżąco z tekstem ujednoliconym publikowanym przez Sejm (api.sejm.gov.pl).

Najczęściej zadawane pytania

Czy zamawiający może odmówić odbioru?

Może, ale musi mieć powód. Zamawiający jest obowiązany odebrać dzieło, które wykonawca wydaje zgodnie ze swoim zobowiązaniem (art. 643 Kodeksu cywilnego). Inwestor ma taki obowiązek co do obiektu (art. 647). Odmowa jest więc uzasadniona tylko wtedy, gdy przedmiot nie odpowiada umowie, i w protokole trzeba tę niezgodność wskazać. Przy drobnych usterkach bezpieczniej odebrać z zastrzeżeniami, bo z powodu wady nieistotnej nie można nawet odstąpić od umowy (art. 560 § 4).

Od kiedy wykonawcy należy się wynagrodzenie?

Przy umowie o dzieło w braku odmiennej umowy w chwili oddania dzieła (art. 642 § 1). Przy oddawaniu częściami z wynagrodzeniem liczonym osobno za każdą część należy się ono z chwilą spełnienia każdego świadczenia częściowego (art. 642 § 2). Przy zleceniu i usługach wynagrodzenie należy się po wykonaniu, chyba że co innego wynika z umowy lub przepisów szczególnych (art. 744). Termin zapłaty wskazany w umowie ma pierwszeństwo, a protokół dokumentuje dzień, od którego się go liczy.

Co, jeżeli wady wyjdą na jaw po podpisaniu protokołu?

Przy dziele i robotach budowlanych działa rękojmia. Według art. 568 § 1, stosowanego odpowiednio, wykonawca co do zasady odpowiada za wadę fizyczną stwierdzoną przed upływem dwóch lat od wydania. Dla wad nieruchomości przepis przewiduje pięć lat, a zastosowanie tego terminu do konkretnych robót trzeba ocenić osobno. Te terminy nie są bezwzględne: jeżeli wykonawca wadę podstępnie zataił, ich upływ nie wyłącza rękojmi (art. 568 § 6). Uważaj też na drugi, krótszy termin. Roszczenie o usunięcie wady lub wymianę przedawnia się z upływem roku od dnia stwierdzenia wady (art. 568 § 2). W tych samych terminach trzeba złożyć oświadczenie o obniżeniu wynagrodzenia albo odstąpieniu od umowy (art. 568 § 3). Jeżeli najpierw żądałeś usunięcia wady, termin na takie oświadczenie biegnie od bezskutecznego upływu terminu na jej usunięcie. Wobec konsumenta roczny termin nie może zakończyć się przed upływem terminów z art. 568 § 1 (dwóch lat, a przy wadach nieruchomości pięciu lat) od wydania. Między przedsiębiorcami wadę ujawnioną później zgłasza się niezwłocznie po jej stwierdzeniu (art. 563 § 1). Odbiór bez zastrzeżeń nie zamyka drogi co do wad, których przy odbiorze nie było widać. Gorzej z wadami widocznymi, które pominięto: przy odpowiednim stosowaniu art. 557 § 2 wiedza o wadzie w chwili wydania może wyłączyć rękojmię.

Czy przy umowie zlecenia lub usługach protokół ma sens?

Tak, choć z innego powodu niż przy dziele. Przepisy o zleceniu, stosowane odpowiednio do usług (art. 750), nie przewidują rękojmi. Nakładają za to na przyjmującego zlecenie obowiązek złożenia sprawozdania po wykonaniu (art. 740). Protokół łączy jedno z drugim i potwierdza zakres oraz okres usług. Ma to znaczenie dla zapłaty, bo roszczenia o wynagrodzenie osób zawodowo trudniących się takimi czynnościami przedawniają się z upływem dwóch lat (art. 751 pkt 1), liczonych od wymagalności (art. 120 § 1).

Co zrobić, gdy wykonawca nie chce podpisać protokołu z zastrzeżeniami?

Najpierw zaproponuj mu wpisanie własnego stanowiska w punkcie na uwagi wykonawcy. Podpis potwierdza wtedy udział w odbiorze i treść ustaleń, a nie zgodę z każdym zastrzeżeniem. Jeżeli nadal odmawia, podpisz protokół sam i wyślij mu go w sposób pozwalający udowodnić datę, np. listem poleconym. Między przedsiębiorcami do zachowania terminu zawiadomienia o wadzie wystarcza wysłanie zawiadomienia przed jego upływem (art. 563 § 2). Jednostronny protokół jest słabszym dowodem niż podpisany przez obie strony, ale dokumentuje zgłoszenie.

Podstawa prawna

Powołane przepisy ostatnio sprawdzone maszynowo z tekstem ujednoliconym w serwisie Sejmu (api.sejm.gov.pl) dnia 21.09.2026. Zmiany w przepisach śledzimy na bieżąco.

Powiązane dokumenty

Maszynowo czytelny schemat tego dokumentu: protokol-wykonania-uslugi.json