Sporządzono.pl

Faktura pro forma - wzór 2026 za darmo

Faktura pro forma to dokument handlowy, w którym sprzedawca albo usługodawca przedstawia nabywcy warunki transakcji i wzywa go do przedpłaty lub zaliczki przed realizacją. Mimo nazwy nie służy jako faktura, a wzór zaznacza to w treści dokumentu. W prawie cywilnym pro forma określająca istotne postanowienia umowy jest ofertą (art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego, Dz.U. 1964 poz. 93). Gdy z jej treści wynika, że oświadczenie o przyjęciu nie musi dojść do wystawcy, umowa dochodzi do skutku z chwilą, gdy nabywca w czasie właściwym przystąpi do jej wykonania przez zapłatę, a po upływie terminu oferta przestaje wiązać (art. 69 i art. 70 § 1). Przy umowie już zawartej nabywca musi zapłacić przed realizacją tylko wtedy, gdy obowiązek wcześniejszego świadczenia wynika z umowy, ustawy albo orzeczenia; bez tego świadczenia wzajemne spełnia się jednocześnie (art. 488 § 1).

Uzupełnij dane

Twoje dane nie opuszczają przeglądarki. Dokument powstaje bezpośrednio na Twoim urządzeniu i nic z tego, co wpiszesz, nie jest nigdzie wysyłane.

Rozpoczęty dokument zostaje zapisany wyłącznie w Twojej przeglądarce i po 48 godzinach sam się usuwa.

Faktura pro forma - kiedy stosować

Fakturę pro forma wystawiasz, gdy chcesz dostać pieniądze, zanim wydasz towar albo zaczniesz pracę: przy produkcji na zamówienie, sprzedaży nowemu klientowi, rezerwacji terminu imprezy albo wynajmie sprzętu. Mimo nazwy nie jest to faktura, tylko dokument handlowy, który przedstawia przedmiot, ceny i warunki oraz wzywa do przedpłaty albo zaliczki. Wzór mówi to wprost pod tytułem, żeby nabywca nie potraktował pro formy jak dokumentu rozliczeniowego, a wystawca nie wysłał jej zamiast faktury.

Przed wypełnieniem rozstrzygnij, czy umowa już istnieje. Jeżeli nie, pro forma jest ofertą (art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego), a wzór zastrzega, że przyjmuje się ją przez zapłatę w terminie: umowa dochodzi do skutku z chwilą przystąpienia nabywcy do jej wykonania, a po bezskutecznym upływie terminu oferta przestaje wiązać (art. 69 i art. 70 § 1). Jeżeli umowa albo przyjęte zamówienie już jest, pro forma jest tylko wezwaniem do zapłaty i może żądać przedpłaty jedynie wtedy, gdy obowiązek wcześniejszego świadczenia wynika z umowy, ustawy albo orzeczenia (art. 488 § 1).

Gdy nabywcą jest konsument, pro forma będąca ofertą jest zwykle ostatnim dokumentem przed wyrażeniem przez niego woli związania się umową. Najpóźniej w tej chwili przedsiębiorca musi podać informacje z art. 8 ustawy o prawach konsumenta, między innymi dane rejestrowe i telefon, łączną cenę wraz z podatkami, opłaty za dostarczenie, termin świadczenia i procedurę reklamacji. Art. 8 dotyczy jednak tylko umów innych niż zawierane na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa, na przykład zawieranych w sklepie. Gdy umowę zawierasz na odległość, czyli w ramach zorganizowanego systemu, z wyłącznym wykorzystaniem środków porozumiewania się na odległość aż do jej zawarcia (art. 2 pkt 1), albo poza lokalem przedsiębiorstwa, obowiązuje szerszy katalog z art. 12, między innymi adres e-mail, sposób i termin zapłaty oraz sposób i termin odstąpienia od umowy wraz ze wzorem formularza (art. 12 ust. 1 pkt 3, 7 i 9). Taki konsument może co do zasady w terminie 14 dni odstąpić od umowy bez podawania przyczyny (art. 27); wyjątki od tego prawa sprawdź osobno. Wzór nie zawiera informacji z art. 12.

Wzór nie opisuje przepisów o podatku od towarów i usług ani o rachunkowości; stawkę, podstawę zwolnienia i skutki podatkowe otrzymanej wpłaty ustal z księgowym.

Niezbędne elementy dokumentu

ElementCo musi zawierać
Tytuł i zastrzeżenie, że to nie faktura„Faktura pro forma” z numerem i zdaniem, że dokument nie jest fakturą ani potwierdzeniem zapłaty.
Oznaczenie stronFirma, adres i NIP wystawcy oraz dane nabywcy. Wobec konsumenta także organ rejestrowy, numer rejestracji i telefon (art. 8 pkt 2 ustawy o prawach konsumenta).
Przedmiot i pozycjeTowary albo usługi z ilością i ceną jednostkową. To istotne postanowienia, bez których pismo nie jest ofertą (art. 66 § 1 KC).
CenaU czynnego podatnika netto, stawka, kwota VAT i brutto; u zwolnionego cena łączna. Wobec konsumenta łączna cena wraz z podatkami i opłaty za dostarczenie (art. 8 pkt 3 ustawy o prawach konsumenta).
Kwota, termin i rachunek do zapłatyPrzedpłata całości albo zaliczka z terminem zapłaty reszty, numer rachunku i numer dokumentu do tytułu przelewu (art. 451 KC).
Termin ważności i skutek zapłatyDo kiedy oferta wiąże i że zapłata w tym terminie zawiera umowę bez odrębnego oświadczenia o przyjęciu (art. 69 KC).
Realizacja po zapłacieCo i kiedy następuje po wpłacie: wysyłka, produkcja, wykonanie usługi albo rezerwacja. Wobec konsumenta obowiązkowo (art. 8 pkt 4 ustawy o prawach konsumenta).
Informacje przy umowie na odległość lub poza lokalemPozycje z art. 8 ustawy o prawach konsumenta dotyczą umów innych niż zawierane na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa. Przy takich umowach obowiązuje art. 12, między innymi adres e-mail, sposób i termin zapłaty oraz informacja o prawie odstąpienia od umowy wraz ze wzorem formularza (art. 12 ust. 1 pkt 3, 7 i 9). Wzór ich nie zawiera.
PodpisPodpis wystawcy albo osoby uprawnionej do jego reprezentacji.

Najczęstsze błędy

Kiedy zapłata pro formy zawiera umowę

Pro forma, która określa przedmiot, cenę i warunki oraz wyraża wolę zawarcia umowy, jest ofertą (art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego), niezależnie od tytułu. Jeżeli tych elementów brakuje albo dokument podaje ceny tylko orientacyjnie, w razie wątpliwości jest zaproszeniem do zawarcia umowy (art. 71). Zwykle umowę zawiera się w chwili, gdy do oferenta dojdzie oświadczenie o przyjęciu (art. 70 § 1).

Pro forma działa inaczej, bo żąda zapłaty przed realizacją. Jeżeli według treści oferty dojście oświadczenia o przyjęciu nie jest wymagane, umowa dochodzi do skutku, gdy druga strona w czasie właściwym przystąpi do jej wykonania, a w przeciwnym razie oferta przestaje wiązać (art. 69). Wzór wpisuje to wprost i wiąże z konkretną datą, dzięki czemu wiadomo, że wpłata w terminie zawiera umowę, a wpłata spóźniona nie. Wpisując datę, zobowiązujesz się do ceny aż do tego dnia. Odwołanie oferty przed jej przyjęciem przewiduje art. 66 z indeksem 2 § 1 tylko w stosunkach między przedsiębiorcami, a i tam oferty z terminem przyjęcia odwołać nie można (§ 2).

Przykład wypełnienia

Wystawca pozostaje związany niniejszą ofertą do dnia 20 listopada 2026 r.
Dojście do Wystawcy odrębnego oświadczenia o przyjęciu oferty nie jest
wymagane. Umowa zostaje zawarta z chwilą, gdy Nabywca w terminie do dnia
20 listopada 2026 r. przystąpi do jej wykonania przez zapłatę kwoty
wskazanej powyżej. Jeżeli zapłata nie nastąpi w tym terminie, oferta
przestaje wiązać.

Zaliczka czy zadatek - co się dzieje, gdy umowa nie zostanie wykonana

Zadatek ma skutki określone w ustawie, chyba że strony albo zwyczaj stanowią inaczej. Przy niewykonaniu umowy przez jedną ze stron druga może bez wyznaczania terminu dodatkowego odstąpić i zatrzymać otrzymany zadatek, a jeżeli sama go dała, żądać sumy dwukrotnie wyższej (art. 394 § 1). Przy wykonaniu umowy zadatek zalicza się na poczet świadczenia (§ 2). Przy rozwiązaniu umowy albo niewykonaniu z przyczyn, za które nie odpowiada żadna ze stron albo odpowiadają obie, zadatek się zwraca, bez podwajania (§ 3).

Zwykła zaliczka to część ceny zapłacona z góry i jej losy wynikają z przepisów o umowach wzajemnych. Gdy wystawca pozostaje w zwłoce, nabywca może wyznaczyć mu dodatkowy termin, a po jego bezskutecznym upływie odstąpić (art. 491 § 1); strona odstępująca zwraca wszystko, co otrzymała, i może żądać naprawienia szkody, a zwrot konsumentowi ma nastąpić niezwłocznie (art. 494). Gdy świadczenie stało się niemożliwe z przyczyn, za które nikt nie odpowiada, wpłatę zwraca się według przepisów o bezpodstawnym wzbogaceniu (art. 495 § 1). Wobec konsumenta nie pisz „zaliczka bezzwrotna”: taki zapis jest w razie wątpliwości niedozwolony (art. 385 z indeksem 3 pkt 12).

Warianty i przykładowe sytuacje

Przedpłata za towar

Wariant dla sprzedawcy, który wysyła towar dopiero po otrzymaniu całej ceny, na przykład nowemu klientowi albo przy towarze sprowadzanym na zamówienie. Pro forma jest ofertą, którą nabywca przyjmuje przez zapłatę w terminie (art. 69 Kodeksu cywilnego), a wzór dodaje zdanie, że po uznaniu rachunku wystawca przystępuje do realizacji.

Wypełnij ten wariant w generatorze

Zaliczka przed usługą

Wariant dla usługodawcy, który bierze część wynagrodzenia z góry, a resztę po wykonaniu pracy, na przykład remontu, projektu albo sesji zdjęciowej. Formularz pyta o kwotę zaliczki i termin zapłaty reszty, a wzór zastrzega, że wpłata jest zaliczką na poczet ceny, a nie zadatkiem ze skutkami z art. 394 Kodeksu cywilnego.

Wypełnij ten wariant w generatorze

Dla konsumenta

Wariant dla sklepu, rękodzielnika albo producenta mebli na zamówienie, który bierze przedpłatę od osoby prywatnej. Wzór dodaje dane rejestrowe i telefon, łączną cenę wraz z podatkami, termin realizacji, informację o odpowiedzialności za zgodność z umową i procedurę reklamacji, czyli elementy z art. 8 ustawy o prawach konsumenta, oraz zastrzeżenie o płatnościach dodatkowych (art. 10). Przy sprzedaży na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa potrzebne są dodatkowe informacje z art. 12, w tym o prawie konsumenta do odstąpienia od umowy w terminie 14 dni (art. 27). Wzór ich nie zawiera.

Wypełnij ten wariant w generatorze

Firma zwolniona z VAT

Wariant dla wystawcy, który nie dolicza podatku od towarów i usług. Zamiast rozbicia na netto, VAT i brutto dokument podaje jedną cenę łączną i stwierdza, że wystawca korzysta ze zwolnienia. Podstawę zwolnienia wpisujesz sam; wzór jej nie podpowiada, bo nie opisuje przepisów o VAT.

Wypełnij ten wariant w generatorze

W euro dla klienta z zagranicy

Wariant z ceną w euro dla kontrahenta zagranicznego, z polem na kod BIC/SWIFT. Formularz pozwala zastrzec zapłatę wyłącznie w walucie obcej; bez tego przy zobowiązaniu wykonywanym w Polsce dłużnik może zapłacić w złotych po kursie średnim NBP z dnia wymagalności (art. 358 Kodeksu cywilnego). Wzór nie rozstrzyga, jakie prawo stosuje się do umowy z kontrahentem z zagranicy.

Wypełnij ten wariant w generatorze

Oferta z terminem ważności

Wariant, w którym pro forma pełni rolę oferty z datą ważności. Wzór wiąże termin zapłaty z terminem związania ofertą: zapłata w terminie zawiera umowę, a po jego upływie oferta przestaje wiązać (art. 69 Kodeksu cywilnego). Między przedsiębiorcami takiej oferty nie można odwołać przed terminem (art. 66 z indeksem 2 § 2).

Wypełnij ten wariant w generatorze

Rezerwacja terminu lub sprzętu

Wariant dla organizatora imprez, sali, fotografa albo wypożyczalni sprzętu, który blokuje termin dopiero po wpłacie zaliczki. Wzór opisuje, co dokładnie rezerwuje wpłata, i stwierdza, że do uznania rachunku rezerwacja nie jest dokonana. Zdecyduj osobno, czy wpłata ma być zwykłą zaliczką, czy zadatkiem z art. 394 Kodeksu cywilnego.

Wypełnij ten wariant w generatorze

Faktura pro forma - pełna treść wzoru

To jest kompletna treść wzoru. Puste miejsca uzupełni generator powyżej - albo skopiuj tekst i uzupełnij go ręcznie.

Pokaż pełną treść wzoru
..........................., dnia ...........................
Wystawca:
...........................
adres: ...........................
Nabywca:
...........................
adres: ...........................
FAKTURA PRO FORMA
Niniejszy dokument nie jest fakturą, w tym fakturą VAT ani fakturą zaliczkową, i nie potwierdza zapłaty.
..........................., zwany dalej Wystawcą, przedstawia ..........................., zwanemu dalej Nabywcą, warunki transakcji określone poniżej i wzywa do zapłaty wskazanej kwoty.
Przedmiot
Przedmiotem transakcji jest:
...........................
Cena
Cena łączna wynosi ............................
Warunki i termin płatności
Nabywca zapłaci kwotę ............................ w terminie do dnia ............................
Zapłata nastąpi przelewem na rachunek bankowy Wystawcy nr ............................
Za dzień zapłaty uważa się dzień uznania rachunku Wystawcy.
Warunki przedstawione w niniejszym dokumencie są aktualne do dnia ............................
.............................................
...........................
podpis Wystawcy lub osoby uprawnionej do jego reprezentacji

Faktura pro forma wzór Word (DOCX)

Wzór faktura pro forma w formacie Word pobierzesz z generatora przyciskiem „Pobierz Word (DOCX)” - za darmo, bez rejestracji, z już wpisanymi danymi.

Faktura pro forma wzór PDF

Ten sam dokument pobierzesz także jako PDF gotowy do wydruku i podpisu. Plik powstaje w Twojej przeglądarce, danych nigdzie nie wysyłamy.

Faktura pro forma do pobrania za darmo

Wzór jest darmowy w pełnej wersji - żadnego okresu próbnego, żadnego adresu e-mail. Wypełnij, pobierz, podpisz.

Aktualność wzoru na rok 2026

Wzór odpowiada stanowi prawnemu na rok 2026. Powołane przepisy sprawdzamy na bieżąco z tekstem ujednoliconym publikowanym przez Sejm (api.sejm.gov.pl).

Najczęściej zadawane pytania

Czy faktura pro forma jest fakturą?

Nie powinna nią być i ten wzór mówi to wprost w treści dokumentu. W prawie cywilnym pro forma jest ofertą (art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego) albo wezwaniem do zapłaty przy umowie już zawartej. O tym, czy po otrzymaniu przedpłaty trzeba wystawić fakturę i w jakim terminie, oraz jak pro formę traktować w księgach, decydują przepisy o podatku od towarów i usług i o rachunkowości, których ten wzór nie opisuje. Ustal to z księgowym, zanim przyjmiesz pierwszą wpłatę.

Czy pro forma jest wiążąca dla wystawcy?

Tak, jeżeli określa istotne postanowienia umowy i wyraża wolę jej zawarcia (art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego). Wtedy wpłata nabywcy w terminie zawiera umowę i musisz ją wykonać po podanej cenie (art. 69). Między przedsiębiorcami oferty z terminem przyjęcia nie można odwołać przed jego upływem (art. 66 z indeksem 2 § 2). Ceny orientacyjne bez woli zawarcia umowy są w razie wątpliwości tylko zaproszeniem (art. 71).

Co, jeżeli nabywca zapłaci po terminie?

Gdy umowa ma dojść do skutku przez zapłatę, przystąpienie do wykonania musi nastąpić w czasie właściwym; w przeciwnym razie oferta przestaje wiązać (art. 69 Kodeksu cywilnego). Spóźniona wpłata nie zawiera więc umowy sama przez się. Wzór zastrzega, że wystawca może niezwłocznie potwierdzić jej przyjęcie albo ją zwrócić. Nie trzymaj takich pieniędzy bez odpowiedzi, bo nabywca nie wie, czy umowa jest zawarta.

Czy można wystawić pro formę w euro?

Tak. Jeżeli jednak zobowiązanie podlega wykonaniu na terytorium Polski, dłużnik może zapłacić w złotych, chyba że czynność prawna zastrzega zapłatę wyłącznie w walucie obcej (art. 358 § 1 Kodeksu cywilnego). Wartość waluty określa się wtedy według kursu średniego NBP z dnia wymagalności, chyba że strony zastrzegą inaczej (art. 358 § 2). Jeżeli nabywca opóźnia się z zapłatą, możesz jako wierzyciel żądać zapłaty w złotych po kursie średnim NBP z dnia, w którym zapłata jest dokonywana (art. 358 § 3). Wzór ma pole, które zastrzega zapłatę wyłącznie w walucie obcej. Nie rozstrzyga natomiast, jakie prawo stosuje się do umowy z kontrahentem zagranicznym.

Czy zapłacona pro forma jest dowodem zapłaty?

Nie. Pro forma wzywa do zapłaty, ale niczego nie pokwitowuje. Dłużnik, spełniając świadczenie, może żądać od wierzyciela pokwitowania, a jeżeli ma w tym interes, także w szczególnej formie (art. 462 § 1 i 2 Kodeksu cywilnego). Dowodem wpłaty jest w praktyce potwierdzenie przelewu, a numer pro formy w tytule przelewu wskazuje, który dług nabywca spłaca (art. 451 § 1).

Czy mogę żądać przedpłaty, jeśli umowa już jest zawarta?

Tylko wtedy, gdy obowiązek wcześniejszego świadczenia nabywcy wynika z umowy, ustawy albo orzeczenia. W przeciwnym razie świadczenia wzajemne spełnia się jednocześnie i każda strona może powstrzymać się ze swoim, dopóki druga nie zaofiaruje świadczenia wzajemnego (art. 488 Kodeksu cywilnego). Pro forma wystawiona po zawarciu umowy nie dodaje do niej obowiązku przedpłaty. Z kolei nabywca zobowiązany do wcześniejszej zapłaty może się z nią wstrzymać, gdy wykonanie umowy przez wystawcę jest wątpliwe ze względu na jego stan majątkowy, chyba że wiedział o tym przy zawarciu umowy (art. 490).

Podstawa prawna

Powołane przepisy ostatnio sprawdzone maszynowo z tekstem ujednoliconym w serwisie Sejmu (api.sejm.gov.pl) dnia 21.09.2026. Zmiany w przepisach śledzimy na bieżąco.

Powiązane dokumenty

Maszynowo czytelny schemat tego dokumentu: faktura-pro-forma.json