Deklaracja współpracy, nazywana też listem intencyjnym, to pismo, w którym jedna albo kilka stron wyraża zamiar podjęcia współpracy i opisuje jej cel, formy, czas oraz osoby kontaktowe. Dopóki nie określa istotnych postanowień umowy docelowej i nie zawiera zobowiązania do jej zawarcia, nie jest ani ofertą (art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego, Dz.U. 1964 poz. 93), ani umową przedwstępną (art. 389 § 1). Ustawa nie zastrzega dla niej szczególnej formy (art. 60), ale za spółkę, fundację czy inną osobę prawną podpisują osoby uprawnione do jej reprezentacji (art. 38). Wiążące mogą być wybrane klauzule, które strony wyraźnie uzgodnią, na przykład poufność, wyłączność negocjacji, koszty i kara umowna (art. 353 z indeksem 1 i art. 483 § 1). Niewiążący charakter nie zwalnia z odpowiedzialności za prowadzenie negocjacji z naruszeniem dobrych obyczajów, w szczególności bez zamiaru zawarcia umowy (art. 72 § 2).
Twoje dane nie opuszczają przeglądarki. Dokument powstaje bezpośrednio na Twoim urządzeniu i nic z tego, co wpiszesz, nie jest nigdzie wysyłane.
Psst, gotowe? Zrób sobie pięciominutową przerwę.
Wesprzyj mnie i wyhoduj bonsai w przeglądarce (moja gra, po angielsku) Dodaj do listy życzeń na SteamieJeśli ten wzór oszczędził Ci czas, możesz mnie wesprzeć i postawić mi kawę. Nic się przez to nie odblokowuje - wszystko w tym serwisie jest i pozostanie za darmo.
Rozpoczęty dokument zostaje zapisany wyłącznie w Twojej przeglądarce i po 48 godzinach sam się usuwa.
Deklarację współpracy piszesz wtedy, gdy strony chcą potwierdzić na piśmie, że zamierzają razem coś robić, ale nie są jeszcze gotowe na umowę: przed negocjacjami między firmami, jako załącznik do wniosku o dofinansowanie, przy współpracy szkoły z pracodawcą albo organizacji pozarządowej z gminą. Pismo porządkuje cel, formy i czas współpracy oraz wskazuje osoby kontaktowe, a jednocześnie mówi wprost, że nie jest ofertą ani umową przedwstępną. Wybierz wariant jednostronny, gdy deklarację składa tylko jeden podmiot, na przykład partner projektu albo przyszły wykonawca. Wybierz list dwustronny, gdy podpisują obie strony. Tylko w liście dwustronnym strony mogą uzgodnić postanowienia, które je wiążą od razu: poufność, wyłączność negocjacji, koszty i karę umowną. Swoboda umów na to pozwala (art. 353 z indeksem 1 Kodeksu cywilnego), ale każde takie postanowienie warto nazwać wprost i ograniczyć w czasie. O tym, czy pismo wiąże, nie decyduje tytuł. Sąd bada zgodny zamiar stron i cel umowy, a nie samo brzmienie (art. 65 § 2), więc „list intencyjny” zawierający cenę, przedmiot i zobowiązanie do zawarcia umowy może zostać uznany za umowę przedwstępną (art. 389 § 1). Dlatego wzór oddziela część intencyjną od wiążącej i nie pyta o warunki umowy docelowej.
| Element | Co musi zawierać |
|---|---|
| Rodzaj i tytuł | Jednostronna deklaracja albo dwustronny list intencyjny. Od tego zależy, kto podpisuje i czy pismo może zawierać wiążące klauzule. |
| Oznaczenie stron i reprezentacji | Nazwa, adres, NIP, KRS lub REGON oraz osoby podpisujące. Osoba prawna działa przez organy wskazane w ustawie i statucie (art. 38 Kodeksu cywilnego); w spółce z o.o. obowiązuje sposób reprezentacji z umowy spółki albo z art. 205 § 1 KSH. |
| Cel współpracy | Co strony chcą osiągnąć. Przy projekcie dodaj tytuł projektu i nabór, tak jak we wniosku. |
| Zakres i formy współpracy | Konkretne działania: spotkania, wymiana informacji, praktyki, udostępnienie zasobów, przygotowanie projektu umowy. |
| Czas i osoby kontaktowe | Planowany okres współpracy oraz imię, nazwisko i dane kontaktowe osoby po każdej stronie. |
| Klauzula o charakterze intencyjnym | Wyraźne stwierdzenie, że pismo nie jest ofertą (art. 66 § 1) ani umową przedwstępną (art. 389 § 1) i nie zobowiązuje do zawarcia umowy. |
| Postanowienia wiążące - opcjonalnie | Poufność i wyłączność z datą końcową (art. 365 z indeksem 1), koszty, kara umowna wyłącznie za obowiązki niepieniężne (art. 483 § 1) i zastrzeżenie odszkodowania ponad karę (art. 484 § 1). |
| Podpisy i załączniki | Własnoręczne podpisy albo kwalifikowane podpisy elektroniczne (art. 78 § 1 i art. 78 z indeksem 1) oraz pełnomocnictwo, jeżeli podpisuje pełnomocnik. |
Granica przebiega w treści, nie w nazwie. Oświadczenie jest ofertą, jeżeli określa istotne postanowienia umowy (art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego), a umowa przedwstępna to umowa, w której strony zobowiązują się zawrzeć oznaczoną umowę i określają jej istotne postanowienia (art. 389 § 1). Jeżeli list zawiera cenę, przedmiot i zdanie, że strony zawrą umowę do określonego dnia, sąd może uznać go za umowę przedwstępną, bo bada zgodny zamiar stron (art. 65 § 2). Bezpieczny list opisuje zamiar i formy rozmów, nie warunki transakcji, i mówi wprost, że nie zobowiązuje do zawarcia umowy. Postanowienia, które mają wiązać, umieść w osobnym paragrafie i nazwij je po imieniu. Wiążącą poufność i wyłączność ogranicz datą, bo zobowiązanie bezterminowe o charakterze ciągłym wygasa po wypowiedzeniu (art. 365 z indeksem 1).
Przykład wypełnienia
Osoba fizyczna podpisuje sama. Spółka, fundacja, stowarzyszenie czy inna osoba prawna działa przez swoje organy w sposób przewidziany w ustawie i statucie (art. 38 Kodeksu cywilnego), więc zanim przygotujesz deklarację, sprawdź sposób reprezentacji w rejestrze albo w statucie. W spółce z o.o. z wieloosobowym zarządem, gdy umowa spółki nie stanowi inaczej, oświadczenie składa dwóch członków zarządu albo członek zarządu łącznie z prokurentem (art. 205 § 1 KSH). Jeżeli podpisuje pełnomocnik, wpisz datę pełnomocnictwa i dołącz je do deklaracji. Umowa zawarta bez umocowania czeka na potwierdzenie reprezentowanego (art. 103 § 1), a druga strona może wyznaczyć termin na to potwierdzenie (art. 103 § 2). Przy gminie, szkole czy uczelni osobę uprawnioną wskazują przepisy ustrojowe i statut danej jednostki; ten wzór ich nie omawia, więc zapytaj o to adresata przed podpisaniem.
Przykład wypełnienia
Dwie firmy chcą sprawdzić, czy opłaca się im wspólny projekt, dostawy albo dystrybucja, zanim zaczną negocjować umowę. List dwustronny opisuje cel i formy rozmów i wyraźnie stwierdza, że nie jest ofertą ani umową przedwstępną (art. 66 § 1 i art. 389 § 1 Kodeksu cywilnego). Ceny i warunki handlowe zostaw do umowy docelowej.
Partner projektu potwierdza liderowi, że zamierza uczestniczyć w projekcie, z którym lider ubiega się o dofinansowanie. Wzór wskazuje tytuł projektu i nabór oraz zapowiada odrębną umowę na wypadek przyznania środków. Jeżeli instytucja ogłaszająca nabór ma własny wzór deklaracji partnerskiej, pierwszeństwo ma jej wzór i regulamin naboru.
Przyszły wykonawca, partner albo pracodawca deklaruje adresatowi gotowość do współpracy, a podpisuje tylko on. Taka deklaracja nie zawiera wiążących klauzul i nie rodzi zobowiązania do zawarcia umowy. Jeżeli podpisuje ją pełnomocnik, dołącz pełnomocnictwo (art. 104 Kodeksu cywilnego).
List intencyjny, w którym poza niewiążącą częścią strony wiążą się poufnością i wyłącznością negocjacji przez oznaczony czas. Oba obowiązki polegają na zaniechaniu (art. 353 § 2 Kodeksu cywilnego), więc można je zabezpieczyć karą umowną (art. 483 § 1). Wyłączność bez daty końcowej wygasa po wypowiedzeniu (art. 365 z indeksem 1).
Szkoła zawodowa albo liceum deklaruje współpracę z firmą lub uczelnią przy praktykach, zajęciach prowadzonych przez specjalistów, wizytach w zakładzie czy patronacie nad klasą. Wzór opisuje formy współpracy i osoby kontaktowe; kto może podpisać deklarację za szkołę i za pracodawcę, sprawdź w przepisach i statucie każdej ze stron (art. 38 Kodeksu cywilnego).
Stowarzyszenie albo fundacja deklaruje współpracę z gminą lub inną organizacją przy wydarzeniach, programach społecznych albo wspólnym projekcie. Deklaracja nie zastępuje trybów, w których przekazuje się środki publiczne, ani umów przewidzianych odrębnymi przepisami. Organizację reprezentują osoby wskazane w statucie (art. 35 i art. 38 Kodeksu cywilnego).
To jest kompletna treść wzoru. Puste miejsca uzupełni generator powyżej - albo skopiuj tekst i uzupełnij go ręcznie.
Wzór deklaracja współpracy (list intencyjny) w formacie Word pobierzesz z generatora przyciskiem „Pobierz Word (DOCX)” - za darmo, bez rejestracji, z już wpisanymi danymi.
Ten sam dokument pobierzesz także jako PDF gotowy do wydruku i podpisu. Plik powstaje w Twojej przeglądarce, danych nigdzie nie wysyłamy.
Wzór jest darmowy w pełnej wersji - żadnego okresu próbnego, żadnego adresu e-mail. Wypełnij, pobierz, podpisz.
Wzór odpowiada stanowi prawnemu na rok 2026. Powołane przepisy sprawdzamy na bieżąco z tekstem ujednoliconym publikowanym przez Sejm (api.sejm.gov.pl).
Część intencyjna nie jest, jeżeli nie określa istotnych postanowień umowy i nie zawiera zobowiązania do jej zawarcia (art. 66 § 1 i art. 389 § 1 Kodeksu cywilnego). Wiążą natomiast postanowienia, które strony wyraźnie uzgodnią, na przykład poufność, wyłączność negocjacji czy podział kosztów. O charakterze pisma decyduje treść i zamiar stron, a nie tytuł (art. 65 § 2). Niezależnie od tego strona, która prowadzi rozmowy bez zamiaru zawarcia umowy, odpowiada za szkodę, jaką druga strona poniosła przez to, że liczyła na zawarcie umowy (art. 72 § 2).
Osoby uprawnione do reprezentacji według ustawy i statutu (art. 38 Kodeksu cywilnego). W spółce z o.o. z kilkuosobowym zarządem, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, podpisują dwaj członkowie zarządu albo członek zarządu z prokurentem (art. 205 § 1 KSH). Inna osoba potrzebuje pełnomocnictwa, które warto dołączyć. Przy szkole, gminie czy uczelni ustal osobę uprawnioną z adresatem, bo ten wzór nie omawia przepisów ustrojowych tych jednostek.
Ustawa nie zastrzega dla niej szczególnej formy, więc wola może być wyrażona w każdy dostateczny sposób (art. 60 Kodeksu cywilnego). Pisemna deklaracja jest jednak jedynym pewnym dowodem tego, co strony uzgodniły, zwłaszcza przy klauzulach wiążących. Wystarczą własnoręczne podpisy, także na egzemplarzach wymienionych między stronami (art. 78 § 1), albo kwalifikowane podpisy elektroniczne (art. 78 z indeksem 1). Instytucja przyjmująca wniosek o dofinansowanie może wymagać określonej formy podpisu.
Z części intencyjnej tak, bo nie zobowiązuje ona do zawarcia umowy, a wzór wprost stwierdza, że zakończenie rozmów nie narusza deklaracji. Postanowienia wiążące obowiązują jednak dalej przez uzgodniony czas, na przykład poufność po zakończeniu rozmów. Zapłata kary umownej nie zwalnia z dalszego przestrzegania tych obowiązków bez zgody drugiej strony (art. 483 § 2). Wycofanie się po długich rozmowach prowadzonych bez zamiaru zawarcia umowy może rodzić odpowiedzialność z art. 72 § 2.
Ustawa sama chroni informacje udostępnione w toku negocjacji z zastrzeżeniem poufności, chyba że strony uzgodniły inaczej (art. 72 z indeksem 1 § 1 Kodeksu cywilnego). Klauzula w liście obejmuje ten sam rodzaj informacji, a dodaje termin, karę umowną i odpowiedzialność za osoby, którym je udostępniono. Wzór zastrzega, że klauzula nie ogranicza obowiązku ustawowego. Wystarcza to przy wstępnej wymianie danych. Jeżeli przekazujesz dokumentację techniczną, dane klientów albo kod, zawrzyj osobną umowę o zachowaniu poufności z listą odbiorców, wyłączeniami i zasadami zwrotu materiałów.
Powołane przepisy ostatnio sprawdzone maszynowo z tekstem ujednoliconym w serwisie Sejmu (api.sejm.gov.pl) dnia 21.09.2026. Zmiany w przepisach śledzimy na bieżąco.
Oferta handlowa wzór 2026 za darmo, PDF i Word. Oferta wiążąca z terminem albo niewiążąca, dla firmy i konsumenta, zgodnie z art. 66 i 71 KC.
Umowa o zachowaniu poufności (NDA) wzór 2026 za darmo, PDF i Word. Jednostronna i wzajemna, z karą umowną, dla B2B, freelancera i pracownika.
Pełnomocnictwo szczególne wzór 2026 za darmo, PDF i Word. Do jednej czynności, zgodne z art. 98 i 99 Kodeksu cywilnego, bez rejestracji.
Umowa o świadczenie usług wzór 2026 za darmo, PDF i Word. Wariant B2B, z konsumentem i z osobą fizyczną, zgodnie z art. 750 Kodeksu cywilnego.
Maszynowo czytelny schemat tego dokumentu: deklaracja-wspolpracy.json
