Regulamin pracy zdalnej - wzór 2026 za darmo

Regulamin pracy zdalnej to akt wewnętrzny, w którym pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w zakładzie, gdy nie reguluje ich zakładowy układ zbiorowy pracy ani porozumienie z zakładową organizacją związkową (art. 67 z indeksem 20 Kodeksu pracy, Dz.U. 1974 poz. 141). Pracodawca, u którego nie działa związek, ustala go po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym w firmie (§ 4). Pracodawca, u którego związek działa, może to zrobić dopiero wtedy, gdy porozumienia nie zawarto w ciągu 30 dni od przedstawienia projektu albo podjęcia rokowań (§ 3). Regulamin musi określić co najmniej grupy pracowników objęte pracą zdalną, zasady pokrywania kosztów i ustalania ekwiwalentu lub ryczałtu, sposób porozumiewania się i potwierdzania obecności, zasady kontroli pracy, BHP i ochrony informacji oraz obsługi powierzonych narzędzi (§ 6). Bez regulaminu praca zdalna także jest dopuszczalna, ale zasady ustala się wtedy w poleceniu albo w porozumieniu z pracownikiem (§ 5), a do okazjonalnej pracy zdalnej, do 24 dni w roku na wniosek pracownika, przepisów o kosztach się nie stosuje (art. 67 z indeksem 33).

Na co uważać

Gdy działa zakładowa organizacja związkowa, pracodawca może wydać regulamin sam dopiero po upływie 30 dni od przedstawienia projektu porozumienia albo podjęcia rokowań i musi w nim uwzględnić ustalenia z tych rozmów (art. 67 z indeksem 20 § 3). Zachowaj dowód daty przekazania projektu.
Bez związku regulamin ustala się po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u pracodawcy (art. 67 z indeksem 20 § 4). Regulamin wydany bez konsultacji nie spełnia tego warunku, dlatego udokumentuj wybór przedstawicieli i przebieg konsultacji.
Monitoring pracy oprogramowaniem na urządzeniach ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy. Obwieszczenie wolno zastosować tylko wtedy, gdy pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Pracowników informuje się o monitoringu co najmniej 2 tygodnie przed uruchomieniem (art. 22 z indeksem 3 § 3 i § 4, art. 22 z indeksem 2 § 6 i § 7). Przepis nie wymienia regulaminu pracy zdalnej. Przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawca przekazuje mu też w postaci papierowej lub elektronicznej informacje o celach, zakresie i sposobie monitoringu (art. 22 z indeksem 2 § 8 w związku z art. 22 z indeksem 3 § 3).
Wzór nie zawiera oceny ryzyka zawodowego, informacji BHP ani procedur ochrony danych osobowych, które pracodawca musi przygotować osobno (art. 67 z indeksem 31 § 5, art. 67 z indeksem 26 § 1). Nie analizuje też przepisów RODO, rozporządzeń BHP ani skutków składkowych ryczałtu i ekwiwalentu.

Uzupełnij dane

Twoje dane nie opuszczają przeglądarki. Dokument powstaje bezpośrednio na Twoim urządzeniu i nic z tego, co wpiszesz, nie jest nigdzie wysyłane.

Rozpoczęty dokument zostaje zapisany wyłącznie w Twojej przeglądarce i po 48 godzinach sam się usuwa.

Regulamin pracy zdalnej - kiedy stosować

Regulamin pracy zdalnej jest potrzebny pracodawcy, który chce, żeby grupy pracowników pracowały z domu stale albo w modelu hybrydowym na jednolitych zasadach, zamiast ustalać koszty, kontrolę i sprzęt osobno z każdym pracownikiem. Droga do niego zależy od związków: bez związku pracodawca ustala regulamin po konsultacji z przedstawicielami pracowników (art. 67 z indeksem 20 § 4), a gdy związek działa, najpierw przedstawia mu projekt porozumienia i dopiero po 30 dniach bez porozumienia może wydać regulamin sam (§ 3). Regulamin nie zastępuje uzgodnienia z pracownikiem. To, czy konkretna osoba pracuje zdalnie, nadal wynika z uzgodnienia przy zawarciu umowy albo w trakcie zatrudnienia (art. 67 z indeksem 19 § 1), a regulamin mówi tylko, na jakich zasadach. Zasady określone w poleceniu pracy zdalnej (art. 67 z indeksem 19 § 3) stosuje się, gdy nie wydano regulaminu ani nie zawarto układu lub porozumienia (art. 67 z indeksem 20 § 5). Regulamin nie dotyczy okazjonalnej pracy zdalnej, do której art. 67 z indeksem 20 się nie stosuje (art. 67 z indeksem 33 § 2). Bez regulaminu praca zdalna również jest dopuszczalna, ale zasady trzeba wtedy wpisać do porozumienia z każdym pracownikiem (art. 67 z indeksem 20 § 5). Treść minimalną wyznacza art. 67 z indeksem 20 § 6, ale regulamin działa w otoczeniu innych dokumentów, których wzór nie zastępuje: oceny ryzyka zawodowego i informacji BHP dla stanowisk pracy zdalnej (art. 67 z indeksem 31 § 5) oraz procedur ochrony danych osobowych (art. 67 z indeksem 26 § 1). Monitoring oprogramowaniem ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy, a w obwieszczeniu tylko wtedy, gdy pracodawca nie jest objęty układem lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy (art. 22 z indeksem 3 § 3 i § 4, art. 22 z indeksem 2 § 6), a nie tylko w regulaminie pracy zdalnej.

Niezbędne elementy dokumentu

Element	Co musi zawierać
Tryb ustalenia	Konsultacja z przedstawicielami pracowników (art. 67 z indeksem 20 § 4) albo upływ 30 dni od przedstawienia związkowi projektu lub podjęcia rokowań (§ 3), z datą, od której liczono termin.
Grupy pracowników	Kto może pracować zdalnie (§ 6 pkt 1), z pominięciem prac wyłączonych przez art. 67 z indeksem 31 § 4.
Koszty, ekwiwalent albo ryczałt	Zasady pokrywania kosztów energii, telekomunikacji i serwisu oraz ustalania ekwiwalentu lub ryczałtu (§ 6 pkt 2 i 3, art. 67 z indeksem 24).
Porozumiewanie się i obecność	Środki komunikacji i sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy (§ 6 pkt 4, art. 67 z indeksem 27).
Kontrola pracy, BHP i ochrony informacji	Trzy odrębne rodzaje kontroli (§ 6 pkt 5-7), przeprowadzanej w porozumieniu z pracownikiem i w godzinach pracy (art. 67 z indeksem 28).
Narzędzia pracy	Instalacja, inwentaryzacja, konserwacja, aktualizacja oprogramowania i serwis powierzonych narzędzi (§ 6 pkt 8).
BHP i ochrona danych	Ocena ryzyka i informacja BHP (art. 67 z indeksem 31 § 5), oświadczenia przed dopuszczeniem (§ 6 i 7), procedury ochrony danych (art. 67 z indeksem 26).
Ogłoszenie, data obowiązywania i podpisy	Sposób podania do wiadomości, data, od której zasady obowiązują, podpis pracodawcy, a przy porozumieniu także związku.

Najczęstsze błędy

Wydanie regulaminu przez pracodawcę, u którego działa związek, bez przedstawienia projektu porozumienia albo przed upływem 30 dni (art. 67 z indeksem 20 § 3).
Ryczałt w symbolicznej kwocie bez żadnej kalkulacji. Jego wysokość ma odpowiadać przewidywanym kosztom pracownika, z uwzględnieniem norm zużycia energii i kosztów telekomunikacji (art. 67 z indeksem 24 § 4 i § 5).
Przerzucenie kosztów prądu i internetu na pracownika „w zamian za możliwość pracy z domu”. Pokrycie tych kosztów jest obowiązkiem pracodawcy (art. 67 z indeksem 24 § 1 pkt 2), a regulamin nie może być mniej korzystny niż Kodeks (art. 9 § 2).
Kontrola w domu bez uzgodnienia terminu albo poza godzinami pracy. Kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem i w jego godzinach pracy (art. 67 z indeksem 28 § 1).
Dopuszczenie do pracy zdalnej przed złożeniem oświadczenia o bezpiecznych i higienicznych warunkach na stanowisku (art. 67 z indeksem 31 § 7). Potwierdzenie zapoznania się z procedurami ochrony danych (art. 67 z indeksem 26 § 2) przepis wymaga bez określonego terminu, ale warto zebrać je od razu, razem z oświadczeniami BHP.
Mieszanie pracy okazjonalnej z hybrydową: okazjonalna odbywa się na wniosek pracownika i nie więcej niż 24 dni w roku kalendarzowym (art. 67 z indeksem 33 § 1), więc stały dzień zdalny co tydzień nią nie jest.

Jak wprowadzić regulamin pracy zdalnej krok po kroku

Zacznij od ustalenia, czy działa u Ciebie zakładowa organizacja związkowa. Jeżeli tak, przekaż jej projekt porozumienia i zapisz datę. Gdy w ciągu 30 dni porozumienie zostanie zawarte, zasady obowiązują w tej formie, a informacja o porozumieniu podlega wpisowi do Krajowej Ewidencji Układów Zbiorowych Pracy (art. 67 z indeksem 20 § 8). Gdy nie, wydajesz regulamin sam, uwzględniając to, co ustalono w rozmowach (§ 3). Jeżeli związku nie ma, pracownicy wyłaniają przedstawicieli w sposób przyjęty w firmie, a Ty konsultujesz z nimi projekt przed jego ustaleniem (§ 4). Równolegle przygotuj ocenę ryzyka dla stanowisk pracy zdalnej i informację BHP (art. 67 z indeksem 31 § 5) oraz procedury ochrony danych (art. 67 z indeksem 26 § 1). Przed dopuszczeniem pracownika do pracy zdalnej zbierz jego oświadczenia z art. 67 z indeksem 31 § 6 i § 7.

Przykład wypełnienia

1. Wyłonienie przedstawicieli pracowników albo przekazanie projektu związkowi (data).
2. Konsultacja z przedstawicielami albo upływ 30 dni bez porozumienia.
3. Ocena ryzyka i informacja BHP dla stanowisk pracy zdalnej.
4. Procedury ochrony danych osobowych przy pracy zdalnej.
5. Podpis, ogłoszenie pracownikom, data obowiązywania.
6. Oświadczenia pracownika przed pierwszym dniem pracy zdalnej.

Ryczałt czy ekwiwalent - jak ustalić koszty pracy zdalnej

Ekwiwalent przysługuje za używanie własnych materiałów i narzędzi pracownika, w wysokości ustalonej z pracodawcą (art. 67 z indeksem 24 § 3). Niezależnie od niego pracodawca pokrywa niezbędne koszty energii i usług telekomunikacyjnych (§ 1 pkt 2). Ryczałt może zastąpić zarówno zwrot tych kosztów, jak i ekwiwalent, ale ma odpowiadać przewidywanym kosztom pracownika (§ 4). Kodeks nie podaje kwoty ani wzoru; wskazuje czynniki: normy zużycia materiałów, narzędzi i energii, udokumentowane ceny rynkowe oraz koszty telekomunikacji (§ 5). Przy pracy hybrydowej najprościej obronić ryczałt dzienny, wypłacany według liczby dni pracy zdalnej z ewidencji. Zachowaj kalkulację, z której wynika kwota, i aktualizuj ją, gdy zmieniają się ceny.

Przykład wypełnienia

Przykładowa kalkulacja (dane przyjęte dla przykładu, nie są normą):
Energia: laptop i monitor 0,1 kWh na godzinę x 8 godzin = 0,8 kWh dziennie,
pomnożone przez cenę 1 kWh z aktualnej taryfy.
Internet: część miesięcznego abonamentu proporcjonalna do wykorzystania
służbowego, podzielona przez liczbę dni pracy zdalnej w miesiącu.
Ryczałt dzienny = energia + internet; wypłata za dni pracy zdalnej z ewidencji.

Warianty i przykładowe sytuacje

Firma bez związków zawodowych

Wariant dla pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. Regulamin pracy zdalnej ustala wtedy pracodawca, ale dopiero po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym w firmie (art. 67 z indeksem 20 § 4 Kodeksu pracy). Wzór wpisuje do preambuły przedstawicieli i datę konsultacji, które warto udokumentować protokołem.

Wypełnij ten wariant w generatorze

Projekt porozumienia ze związkiem

Wariant dla pracodawcy, u którego działa zakładowa organizacja związkowa. Zasady pracy zdalnej określa się wtedy w porozumieniu z nią (art. 67 z indeksem 20 § 1 Kodeksu pracy), więc wzór przyjmuje postać projektu porozumienia z miejscem na podpis związku. Przedstawienie projektu otwiera 30-dniowy termin, po którym pracodawca może wydać regulamin sam (§ 3).

Wypełnij ten wariant w generatorze

Praca hybrydowa z ryczałtem

Wariant dla pracy zdalnej częściowej, w której pracownik część dni pracuje w domu, a część w biurze, a koszty rozlicza się ryczałtem. Ryczałt zastępuje zwrot kosztów energii i internetu oraz ekwiwalent, ale jego wysokość ma odpowiadać przewidywanym kosztom pracownika (art. 67 z indeksem 24 § 4 i § 5 Kodeksu pracy), dlatego przy pracy hybrydowej liczy się go zwykle za dzień pracy zdalnej.

Wypełnij ten wariant w generatorze

Prywatny sprzęt pracownika z ekwiwalentem

Wariant, w którym pracownik pracuje na własnym laptopie lub innym sprzęcie. Strony ustalają zasady korzystania z takich narzędzi, które muszą spełniać wymagania BHP, a pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą (art. 67 z indeksem 24 § 2 i § 3 Kodeksu pracy). Koszty energii i internetu pracodawca pokrywa niezależnie od ekwiwalentu.

Wypełnij ten wariant w generatorze

Regulamin po 30 dniach bez porozumienia

Wariant dla pracodawcy, który przedstawił związkowi projekt porozumienia albo podjął rokowania nad układem, ale w ciągu 30 dni nie doszło do ich zawarcia. Pracodawca określa wtedy zasady w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte w toku rokowań lub uzgodnień (art. 67 z indeksem 20 § 3 Kodeksu pracy). Wzór wpisuje datę, od której liczono 30 dni.

Wypełnij ten wariant w generatorze

Okazjonalna praca zdalna

Wariant z rozdziałem o okazjonalnej pracy zdalnej, wykonywanej na wniosek pracownika do 24 dni w roku kalendarzowym. Nie stosuje się do niej przepisów o uzgadnianiu pracy zdalnej, kosztach, ekwiwalencie i ryczałcie, a kontrolę prowadzi się na zasadach ustalonych z pracownikiem (art. 67 z indeksem 33 Kodeksu pracy). Oświadczenia BHP składa się jednak także przed pracą okazjonalną.

Wypełnij ten wariant w generatorze

Z kontrolą, monitoringiem i oświadczeniami BHP

Wariant z rozbudowaną częścią o kontroli: zasady kontroli pracy, BHP i ochrony informacji w domu pracownika (art. 67 z indeksem 28 Kodeksu pracy), odesłanie do aktu regulującego monitoring oprogramowaniem (art. 22 z indeksem 3 § 4) oraz dołączony wzór oświadczeń pracownika wymaganych przed dopuszczeniem do pracy zdalnej (art. 67 z indeksem 31 § 6 i § 7).

Wypełnij ten wariant w generatorze

Regulamin pracy zdalnej - pełna treść wzoru

To jest kompletna treść wzoru. Puste miejsca uzupełni generator powyżej - albo skopiuj tekst i uzupełnij go ręcznie.

Pokaż pełną treść wzoru

..........................., dnia ...........................

REGULAMIN PRACY ZDALNEJ

...........................
adres: ...........................

I. Postanowienia ogólne

Dokument określa zasady wykonywania pracy zdalnej u Pracodawcy, zwane dalej Zasadami. Pracą zdalną jest praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z Pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (art. 67 z indeksem 18 Kodeksu pracy).

Zasady stosuje się także do stosunków pracy nawiązanych na innej podstawie niż umowa o pracę (art. 67 z indeksem 34 Kodeksu pracy). Ich postanowienia nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych (art. 9 § 2). W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy rozdziału IIc działu drugiego Kodeksu pracy.

II. Pracownicy objęci pracą zdalną i jej formy

Pracą zdalną mogą być objęci pracownicy z następujących grup: ........................... (art. 67 z indeksem 20 § 6 pkt 1 Kodeksu pracy).

Praca zdalna nie obejmuje prac szczególnie niebezpiecznych, prac powodujących przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych, prac z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, prac związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy, a także prac powodujących intensywne brudzenie (art. 67 z indeksem 31 § 4 Kodeksu pracy).

Wykonywanie pracy zdalnej strony uzgadniają przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. W trakcie zatrudnienia uzgodnienie może nastąpić z inicjatywy Pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 67 z indeksem 19 § 1 i § 2 Kodeksu pracy). Miejsce pracy zdalnej wskazuje pracownik, a Pracodawca je uzgadnia; zmiana miejsca wymaga ponownego uzgodnienia.

Pracodawca uwzględnia wniosek o pracę zdalną pracownicy w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności, a także innych pracowników wskazanych w art. 67 z indeksem 19 § 6 i § 7 Kodeksu pracy, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy Pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.

Gdy praca zdalna została uzgodniona w trakcie zatrudnienia, każda ze stron może wystąpić z wiążącym wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o zaprzestanie pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków. Strony ustalają termin przywrócenia, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku, a w razie braku porozumienia przywrócenie następuje w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku. Wobec pracowników, o których mowa w art. 67 z indeksem 19 § 6 i § 7, Pracodawca może wystąpić z takim wnioskiem tylko wtedy, gdy dalsza praca zdalna nie jest możliwa ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy (art. 67 z indeksem 22 Kodeksu pracy).

Odmowa zgody pracownika na pracę zdalną zaproponowaną w trakcie zatrudnienia, wystąpienie z wnioskiem o pracę zdalną przez pracownika, o którym mowa w art. 67 z indeksem 19 § 6 i § 7, oraz zaprzestanie pracy zdalnej na zasadach art. 67 z indeksem 22 nie mogą stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę przez Pracodawcę (art. 67 z indeksem 23 Kodeksu pracy).

Gdy pracę zdalną uzgodniono przy zawieraniu umowy o pracę, informacja, o której mowa w art. 29 § 3 Kodeksu pracy, obejmuje dodatkowo co najmniej określenie jednostki organizacyjnej Pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika, oraz wskazanie osoby lub organu odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem i upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej (art. 67 z indeksem 21 § 1 Kodeksu pracy). Gdy pracę zdalną uzgodniono w trakcie zatrudnienia, Pracodawca przekazuje pracownikowi te informacje w postaci papierowej lub elektronicznej najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego pracy zdalnej (art. 67 z indeksem 21 § 2 Kodeksu pracy).

III. Materiały, narzędzia i koszty pracy zdalnej

Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby Pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych (art. 67 z indeksem 24 § 5 Kodeksu pracy).

Należności, o których mowa w tym rozdziale, wypłaca się: ............................

IV. Porozumiewanie się i potwierdzanie obecności

Pracownik i Pracodawca przekazują informacje niezbędne do wzajemnego porozumiewania się za pomocą: ........................... (art. 67 z indeksem 27 Kodeksu pracy). W czasie pracy wynikającym z obowiązującego go rozkładu pracownik pozostaje w dyspozycji Pracodawcy (art. 128 § 1 Kodeksu pracy) i jest dostępny przez te środki.

Pracownik potwierdza obecność na stanowisku pracy w następujący sposób: ........................... (art. 67 z indeksem 20 § 6 pkt 4 Kodeksu pracy).

Wnioski pracownika, dla których przepisy prawa pracy wymagają formy pisemnej, pracownik wykonujący pracę zdalną może złożyć w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 67 z indeksem 32 Kodeksu pracy).

V. Kontrola

Pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej, kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych (art. 67 z indeksem 28 § 1 Kodeksu pracy).

1) Zasady kontroli wykonywania pracy: ...........................
2) Zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy: ...........................
3) Zasady kontroli przestrzegania wymogów bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych: ...........................

Kontrolę w miejscu wykonywania pracy zdalnej przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem, w godzinach jego pracy. Sposób przeprowadzania kontroli dostosowuje się do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju. Czynności kontrolne nie mogą naruszać prywatności pracownika i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem (art. 67 z indeksem 28 § 1 i § 2 Kodeksu pracy).

Jeżeli w trakcie kontroli pracy zdalnej uzgodnionej w trakcie zatrudnienia Pracodawca stwierdzi uchybienia w przestrzeganiu przepisów i zasad BHP określonych w informacji o bezpiecznym i higienicznym wykonywaniu pracy zdalnej albo wymogów bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, zobowiązuje pracownika do usunięcia uchybień we wskazanym terminie albo cofa zgodę na wykonywanie przez niego pracy zdalnej. Po cofnięciu zgody pracownik rozpoczyna pracę w dotychczasowym miejscu pracy w terminie określonym przez Pracodawcę (art. 67 z indeksem 28 § 3 Kodeksu pracy).

VI. Bezpieczeństwo i higiena pracy

W czasie pracy zdalnej Pracodawca realizuje wobec pracownika obowiązki z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy określone w dziale dziesiątym Kodeksu pracy w zakresie wynikającym z rodzaju i warunków wykonywanej pracy, z wyłączeniami przewidzianymi w art. 67 z indeksem 31 § 1 Kodeksu pracy.

Przy ocenie ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną uwzględnia się w szczególności wpływ tej pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne. Na podstawie wyników oceny Pracodawca opracowuje informację zawierającą zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej z uwzględnieniem wymagań ergonomii, zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej, czynności do wykonania po jej zakończeniu oraz zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia (art. 67 z indeksem 31 § 5 Kodeksu pracy).

Przed dopuszczeniem do pracy zdalnej pracownik potwierdza w oświadczeniu, w postaci papierowej lub elektronicznej, zapoznanie się z oceną ryzyka zawodowego oraz z informacją o zasadach bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej i zobowiązuje się do ich przestrzegania. Dopuszczenie do pracy zdalnej jest ponadto uzależnione od złożenia przez pracownika oświadczenia, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu przez niego wskazanym i uzgodnionym z Pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy (art. 67 z indeksem 31 § 6 i § 7 Kodeksu pracy). Pracownik organizuje stanowisko pracy zdalnej, uwzględniając wymagania ergonomii (§ 8).

Zwolnienia ze szkolenia okresowego BHP przewidzianego dla stanowisk administracyjno-biurowych (art. 237 z indeksem 3 § 2 z indeksem 2 Kodeksu pracy) nie stosuje się do pracownika wykonującego pracę zdalną, z wyjątkiem okazjonalnej pracy zdalnej (art. 67 z indeksem 31 § 3 i art. 67 z indeksem 33 § 2).

W razie wypadku przy pracy zdalnej przepisy Kodeksu pracy o postępowaniu w razie wypadku przy pracy stosuje się odpowiednio (art. 67 z indeksem 31 § 9). Oględzin miejsca wypadku dokonuje się po zgłoszeniu wypadku, w terminie uzgodnionym przez pracownika, a gdy ze względu na stan zdrowia nie jest on w stanie tego uzgodnić, przez jego domownika, i członków zespołu powypadkowego. Zespół może odstąpić od oględzin, jeżeli okoliczności i przyczyny wypadku nie budzą jego wątpliwości (art. 67 z indeksem 31 § 10 Kodeksu pracy).

VII. Ochrona informacji i danych osobowych

Na potrzeby pracy zdalnej Pracodawca określa procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadza, w miarę potrzeby, instruktaż i szkolenie w tym zakresie (art. 67 z indeksem 26 § 1 Kodeksu pracy). Procedury określa: ............................ Pracownik potwierdza w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z procedurami i jest obowiązany do ich przestrzegania (art. 67 z indeksem 26 § 2).

VIII. Narzędzia pracy, pomoc techniczna i szkolenia

Zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych (art. 67 z indeksem 20 § 6 pkt 8 Kodeksu pracy): ...........................

Pracodawca zapewnia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy (art. 67 z indeksem 24 § 1 pkt 4 Kodeksu pracy).

IX. Równe traktowanie i dostęp do zakładu pracy

Pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, z uwzględnieniem odrębności związanych z warunkami pracy zdalnej. Pracownik nie może być dyskryminowany z powodu wykonywania pracy zdalnej ani z powodu odmowy jej wykonywania (art. 67 z indeksem 29 Kodeksu pracy).

Pracodawca umożliwia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń Pracodawcy, zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników (art. 67 z indeksem 30 Kodeksu pracy).

X. Postanowienia końcowe

Regulamin podaje się do wiadomości pracowników przez: ............................ Regulamin obowiązuje od dnia ............................ Zmiany Regulaminu wprowadza się w trybie właściwym dla jego ustalenia. Pracodawca zapoznaje pracownika z Zasadami przed rozpoczęciem przez niego pracy zdalnej.

.............................................
podpis w imieniu pracodawcy

Regulamin pracy zdalnej wzór Word (DOCX)

Wzór regulamin pracy zdalnej w formacie Word pobierzesz z generatora przyciskiem „Pobierz Word (DOCX)” - za darmo, bez rejestracji, z już wpisanymi danymi.

Regulamin pracy zdalnej wzór PDF

Ten sam dokument pobierzesz także jako PDF gotowy do wydruku i podpisu. Plik powstaje w Twojej przeglądarce, danych nigdzie nie wysyłamy.

Regulamin pracy zdalnej do pobrania za darmo

Wzór jest darmowy w pełnej wersji - żadnego okresu próbnego, żadnego adresu e-mail. Wypełnij, pobierz, podpisz.

Aktualność wzoru na rok 2026

Wzór odpowiada stanowi prawnemu na rok 2026. Powołane przepisy sprawdzamy na bieżąco z tekstem ujednoliconym publikowanym przez Sejm (api.sejm.gov.pl).

Najczęściej zadawane pytania

Czy mała firma musi mieć regulamin pracy zdalnej?

Art. 67 z indeksem 20 nie uzależnia niczego od liczby pracowników, więc próg 50 osób znany z regulaminu pracy tu nie działa. Regulamin nie jest też jedyną drogą: jeżeli go nie wydano, praca zdalna jest dopuszczalna, a zasady określa się w porozumieniu zawartym z pracownikiem albo w poleceniu pracy zdalnej (§ 5). W małej firmie z kilkoma pracownikami zdalnymi indywidualne porozumienia bywają prostsze. Regulamin opłaca się, gdy pracuje zdalnie większa grupa na tych samych zasadach.

Kto wybiera przedstawicieli pracowników do konsultacji?

Kodeks nie określa procedury i mówi o przedstawicielach wyłonionych w trybie przyjętym u danego pracodawcy (art. 67 z indeksem 20 § 4). W praktyce najbezpieczniej, gdy wybierają ich sami pracownicy, a wybór jest udokumentowany protokołem. Konsultacja nie oznacza obowiązku uzyskania zgody przedstawicieli, ale musi się odbyć przed ustaleniem regulaminu. Warto zapisać ich uwagi i to, jak zostały wzięte pod uwagę.

Czy ryczałt za pracę zdalną jest opodatkowany?

Zgodnie z art. 67 z indeksem 25 Kodeksu pracy zapewnienie materiałów i narzędzi, pokrycie kosztów pracy zdalnej oraz wypłata ekwiwalentu lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przepis dotyczy świadczeń związanych z pracą zdalną, więc kwota zawyżona ponad przewidywane koszty może zostać zakwestionowana jako coś innego niż ryczałt. Skutków składkowych ten przepis nie reguluje; sprawdź je w przepisach o ubezpieczeniach społecznych.

Czy pracodawca może skontrolować mieszkanie pracownika?

Tak, ale nie w dowolnym momencie. Kontrolę wykonywania pracy, BHP i ochrony informacji przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem, w miejscu pracy zdalnej i w godzinach jego pracy (art. 67 z indeksem 28 § 1). Nie może ona naruszać prywatności pracownika i domowników ani utrudniać korzystania z mieszkania (§ 2). Gdy kontrola ujawni uchybienia, pracodawca wyznacza termin na ich usunięcie albo cofa zgodę na pracę zdalną uzgodnioną w trakcie zatrudnienia (§ 3).

Czy okazjonalna praca zdalna wymaga regulaminu?

Nie. Okazjonalna praca zdalna może być wykonywana na wniosek pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej, do 24 dni w roku kalendarzowym, i nie stosuje się do niej art. 67 z indeksem 19 do art. 67 z indeksem 24 (art. 67 z indeksem 33). Odpada więc tryb z art. 67 z indeksem 20 i ustawowy obowiązek zwrotu kosztów, ekwiwalentu albo ryczałtu. Kontrolę prowadzi się na zasadach ustalonych z pracownikiem, a oświadczenia BHP z art. 67 z indeksem 31 § 6 i § 7 składa się także w tym przypadku.

Od kiedy obowiązuje regulamin pracy zdalnej?

Przepisy o pracy zdalnej nie przewidują własnego terminu wejścia w życie, dlatego wzór pozwala wpisać datę, od której zasady obowiązują. Termin 2 tygodni od podania do wiadomości pracowników wynika z art. 104 z indeksem 3 § 1 i dotyczy regulaminu pracy. Bezpieczniej jest zachować podobny odstęp, żeby pracownicy zdążyli zapoznać się z treścią. Każdy pracownik przed dopuszczeniem do pracy zdalnej i tak musi złożyć oświadczenia BHP (art. 67 z indeksem 31 § 6 i § 7). Potwierdzenie zapoznania się z procedurami ochrony danych (art. 67 z indeksem 26 § 2) przepis wymaga bez określonego terminu, najlepiej zebrać je od razu.

Podstawa prawna

Powołane przepisy ostatnio sprawdzone maszynowo z tekstem ujednoliconym w serwisie Sejmu (api.sejm.gov.pl) dnia 21.09.2026. Zmiany w przepisach śledzimy na bieżąco.

Kodeks pracy - regulaminy jako źródło prawa pracy; nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż ustawy i akty wykonawcze (§ 2)
Kodeks pracy - monitoring; cele, zakres i sposób ustala się w układzie zbiorowym lub regulaminie pracy, a w obwieszczeniu tylko gdy pracodawca nie jest objęty układem lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy (§ 6), informacja 2 tygodnie przed uruchomieniem (§ 7), przekazanie informacji z § 6 każdemu pracownikowi przed dopuszczeniem do pracy (§ 8)
Kodeks pracy - monitoring poczty elektronicznej i inne formy monitoringu (§ 4), odesłanie do art. 22 z indeksem 2 § 6-10 (§ 3)
Kodeks pracy - definicja pracy zdalnej całkowitej lub częściowej
Kodeks pracy - uzgodnienie pracy zdalnej, polecenie pracy zdalnej, obowiązek uwzględnienia wniosku wskazanych pracowników i informacja o odmowie w 7 dni roboczych (§ 6)
Kodeks pracy - tryb ustalania zasad: porozumienie ze związkiem (§ 1-2), regulamin po 30 dniach (§ 3), regulamin po konsultacji z przedstawicielami (§ 4), praca zdalna bez regulaminu (§ 5), obowiązkowa treść (§ 6), wpis do ewidencji (§ 8)
Kodeks pracy - informacja o jednostce organizacyjnej i osobie lub organie odpowiedzialnych za współpracę i kontrolę; przy pracy zdalnej uzgodnionej przy zawieraniu umowy jako część informacji z art. 29 § 3 (§ 1), przy uzgodnieniu w trakcie zatrudnienia najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy zdalnej (§ 2)
Kodeks pracy - wiążący wniosek o zaprzestanie pracy zdalnej, przywrócenie warunków w 30 dni
Kodeks pracy - odmowa zgody i zaprzestanie pracy zdalnej nie mogą być przyczyną wypowiedzenia
Kodeks pracy - materiały i narzędzia, pokrycie kosztów energii i telekomunikacji, ekwiwalent za własne narzędzia, ryczałt i kryteria jego ustalania
Kodeks pracy - świadczenia z tytułu pracy zdalnej nie stanowią przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych
Kodeks pracy - procedury ochrony danych osobowych przy pracy zdalnej i potwierdzenie zapoznania się
Kodeks pracy - porozumiewanie się środkami komunikacji na odległość
Kodeks pracy - kontrola pracy zdalnej w porozumieniu z pracownikiem, w godzinach pracy, bez naruszania prywatności; skutki stwierdzenia uchybień (§ 3)
Kodeks pracy - zakaz mniej korzystnego traktowania i dyskryminacji z powodu pracy zdalnej
Kodeks pracy - dostęp pracownika zdalnego do zakładu pracy i obiektów socjalnych
Kodeks pracy - BHP przy pracy zdalnej: prace wyłączone (§ 4), ocena ryzyka i informacja (§ 5), oświadczenia przed dopuszczeniem (§ 6-7), ergonomia (§ 8), wypadek przy pracy zdalnej (§ 9-10)
Kodeks pracy - wnioski pracownika zdalnego w postaci papierowej lub elektronicznej
Kodeks pracy - okazjonalna praca zdalna do 24 dni w roku, wyłączenie art. 67 z indeksem 19-24, kontrola na zasadach ustalonych z pracownikiem
Kodeks pracy - stosowanie przepisów o pracy zdalnej do stosunków pracy nawiązanych na innej podstawie niż umowa o pracę
Kodeks pracy - wejście w życie regulaminu pracy po 2 tygodniach od podania do wiadomości pracowników
Kodeks pracy - odpowiedzialność materialna pracownika za szkodę wyrządzoną pracodawcy
Kodeks pracy - odpowiedzialność za mienie powierzone z obowiązkiem zwrotu, w tym narzędzia
Kodeks pracy - czas pracy jako pozostawanie w dyspozycji pracodawcy
Kodeks pracy - szkolenia BHP; zwolnienie ze szkolenia okresowego dla stanowisk administracyjno-biurowych (§ 2 z indeksem 2)

Powiązane dokumenty

Wniosek o pracę zdalną - wzór
Wniosek o pracę zdalną wzór 2026 za darmo, PDF i Word. Praca zdalna okazjonalna i wniosek wiążący, zgodnie z Kodeksem pracy, bez rejestracji.
Regulamin pracy - wzór
Regulamin pracy wzór 2026 za darmo, PDF i Word. Czas pracy, wypłaty, BHP, kary porządkowe, monitoring i praca zdalna zgodnie z Kodeksem pracy.
Ewidencja czasu pracy pracownika - wzór
Ewidencja czasu pracy wzór 2026 za darmo, PDF i Word. Miesięczna karta pracownika z nadgodzinami, nocą i urlopami, zgodna z art. 149 Kodeksu pracy.

Maszynowo czytelny schemat tego dokumentu: regulamin-pracy-zdalnej.json