Protokół z zebrania członków koła gospodyń wiejskich (KGW) - wzór 2026 za darmo

Protokół z zebrania członków koła gospodyń wiejskich to dokument, w którym protokolant zapisuje przebieg zebrania: termin i miejsce, sposób zwołania, liczbę obecnych, kworum, porządek obrad oraz treść każdej uchwały z wynikiem głosowania. W przepisach, na których opiera się ten wzór, protokół nie ma urzędowej formy. Jego treść i podpisy wyznacza statut. Osoba prawna działa przez swoje organy w sposób przewidziany w ustawie i w opartym na niej statucie (art. 38 Kodeksu cywilnego, Dz.U. 1964 poz. 93). W praktyce protokół jest jedynym dowodem, że uchwała zapadła przy kworum i większości wymaganych przez statut oraz że zarząd został wybrany przez uprawniony organ. Dlatego kworum i wynik każdego głosowania zapisuj liczbami, a nie słowem „jednogłośnie” bez liczby głosów.

Na co uważać

Sam protokół zebrania założycielskiego nie tworzy osoby prawnej. Jednostka organizacyjna uzyskuje osobowość prawną z chwilą wpisu do właściwego rejestru, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej (art. 37 § 1 Kodeksu cywilnego). Kto przed powstaniem osoby prawnej zawiera umowę w jej imieniu, odpowiada osobiście za zwrot tego, co otrzymał, a za szkodę drugiej strony wtedy, gdy zawarła ona umowę, nie wiedząc, że koło jeszcze nie istnieje (art. 39 § 3 i 5).
Jeżeli koło ma osobowość prawną, a umowę w jego imieniu zawiera ktoś działający jako zarząd (organ) koła bez umocowania albo z przekroczeniem jego zakresu, ważność umowy zależy od potwierdzenia przez koło (art. 39 § 1 Kodeksu cywilnego). Jednostronna czynność, na przykład wypowiedzenie umowy, jest w takim wypadku nieważna, chyba że adresat zgodził się na działanie bez umocowania - wtedy ważność zależy od potwierdzenia przez koło, jak przy umowie (art. 39 § 4). Wybór i odwołanie członków zarządu zapisuj imiennie i z wynikiem głosowania.
Nie zostawiaj koła bez zarządu. Jeżeli osoba prawna nie może być reprezentowana z powodu braku organu albo braku w jego składzie, sąd ustanawia dla niej kuratora (art. 42 § 1 Kodeksu cywilnego). Przy rezygnacji zarządu zwołaj zebranie wyborcze w trybie przewidzianym w statucie, zanim koło straci możliwość działania.

Uzupełnij dane

Twoje dane nie opuszczają przeglądarki. Dokument powstaje bezpośrednio na Twoim urządzeniu i nic z tego, co wpiszesz, nie jest nigdzie wysyłane.

Rozpoczęty dokument zostaje zapisany wyłącznie w Twojej przeglądarce i po 48 godzinach sam się usuwa.

Protokół z zebrania członków koła gospodyń wiejskich (KGW) - kiedy stosować

Protokół sporządzasz z każdego zebrania członków koła, na którym coś się rozstrzyga: z zebrania założycielskiego, z corocznego zebrania sprawozdawczego, z zebrania nadzwyczajnego zwołanego w jednej pilnej sprawie i z każdego zebrania, które wybiera lub odwołuje zarząd, zmienia statut, przyjmuje członków albo decyduje o wniosku o dofinansowanie. Uchwała, której nie ma w protokole, w praktyce nie istnieje: nie da się wykazać, że zapadła, ani jakim wynikiem. Najważniejsza jest forma, w jakiej działa koło. Koło gospodyń wiejskich wpisane do Krajowego Rejestru KGW, koło zarejestrowane jako stowarzyszenie i koło działające w strukturach kółek i organizacji rolniczych podlegają różnym ustawom i mają różne statuty. Kworum, większość, tryb głosowania i to, kto podpisuje protokół, sprawdzasz więc w swoim statucie w granicach właściwej ustawy, a nie w tym wzorze. Wzór nie omawia ustawy o kołach gospodyń wiejskich, Prawa o stowarzyszeniach, ustawy o społeczno-zawodowych organizacjach rolników, przepisów o pomocy finansowej ani ustawy o rachunkowości. Nie przesądza więc, ilu założycieli trzeba, co musi zawierać statut, czy i kiedy zmianę zarządu zgłasza się do rejestru ani jakie dokumenty dołącza się do wniosku o dofinansowanie. Zapewnia rzetelny zapis tego, co zebranie postanowiło.

Niezbędne elementy dokumentu

Element	Co musi zawierać
Oznaczenie koła i zebrania	Nazwa, siedziba, rejestr i numer wpisu, rodzaj zebrania, numer protokołu, data, miejsce i godziny.
Sposób zwołania	Kto zwołał zebranie, kiedy i jak zawiadomiono członków, przy nadzwyczajnym także na czyj wniosek.
Obecność i kworum	Liczba członków koła, liczba obecnych uprawnionych do głosowania, postanowienie statutu o kworum i stwierdzenie przewodniczącego. Przy zebraniu założycielskim liczba założycieli.
Prowadzący zebranie	Przewodniczący zebrania, protokolant, przy głosowaniu tajnym komisja skrutacyjna.
Porządek obrad	Ponumerowane punkty z wynikiem głosowania nad porządkiem. Uchwały tylko w sprawach objętych porządkiem.
Uchwały z wynikami	Numer, tytuł i pełna treść każdej uchwały, tryb głosowania, liczba głosów za, przeciw i wstrzymujących się oraz stwierdzenie, czy uchwała została podjęta.
Podpisy i załączniki	Podpisy osób wskazanych w statucie, zwykle przewodniczącego i protokolanta, lista obecności, sprawozdania, tekst statutu.

Najczęstsze błędy

Zapis „uchwałę przyjęto jednogłośnie” bez liczby obecnych i liczby głosów, przez co nie da się sprawdzić kworum ani większości.
Brak liczby członków koła w dniu zebrania. Kworum liczy się od niej, a nie od liczby osób na sali.
Podejmowanie uchwał w sprawach, których nie było w porządku obrad z zawiadomienia, na przykład wybór zarządu „przy okazji” w wolnych wnioskach.
Jedna wspólna uchwała o absolutorium dla całego zarządu zamiast osobnej dla każdej osoby.
Zmiana statutu zapisana ogólnie („zmieniono zapisy o zarządzie”) zamiast dokładnego nowego brzmienia zmienianych paragrafów.
Publikowanie skanu protokołu z listą obecności i podpisami w internecie. Dane członków podlegają przepisom o ochronie danych osobowych, których ten wzór nie omawia, więc do publikacji przygotuj wyciąg bez podpisów.

Jak zapisać kworum i wynik głosowania

Zacznij od dwóch liczb: ilu członków ma koło w dniu zebrania i ilu uprawnionych do głosowania jest obecnych. Obok przepisz postanowienie statutu o kworum, na przykład „co najmniej połowa członków w pierwszym terminie”. Dopiero wtedy stwierdzenie przewodniczącego, że zebranie jest zdolne do podejmowania uchwał, da się sprawdzić. Jeżeli kworum nie ma, protokół odnotowuje tylko ten fakt, a drugi termin wchodzi w grę wyłącznie wtedy, gdy przewiduje go statut i wskazywało go zawiadomienie. Przy każdej uchwale zapisz numer, tytuł, pełną treść, tryb głosowania i trzy liczby: za, przeciw, wstrzymało się. Suma nie może przekroczyć liczby obecnych uprawnionych. Na końcu przewodniczący stwierdza, czy uchwała uzyskała większość wymaganą przez statut. Jeżeli ktoś głosował przez pełnomocnika, zapisz to imiennie, żeby w razie sporu dało się przeliczyć wynik bez tego głosu.

Przykład wypełnienia

II. Obecność i zdolność do podejmowania uchwał
Koło liczy 24 członków. W zebraniu uczestniczyło 18 członków uprawnionych do głosowania.
Wymóg kworum według statutu: § 12 ust. 3 - co najmniej połowa członków.
Przewodniczący zebrania stwierdził obecność kworum wymaganego przez statut i zdolność zebrania do podejmowania uchwał.

V. Uchwały
Uchwała nr 2/2026 w sprawie udzielenia absolutorium Marii Wiśniewskiej z wykonania obowiązków przewodniczącej koła za 2025 r.
Głosowanie jawne.
Wynik głosowania: za 16, przeciw 0, wstrzymało się 2.
Przewodniczący zebrania stwierdził, że uchwała została podjęta.

Czym różni się protokół z zebrania założycielskiego

Na zebraniu założycielskim koło jeszcze nie ma członków, więc nie liczy się kworum. Protokół podaje liczbę osób zakładających koło, a lista obecności z ich podpisami jest jego najważniejszym załącznikiem. Zwykle zapadają trzy uchwały: o założeniu koła, o uchwaleniu statutu i o wyborze zarządu, a do tego upoważnienie osób, które zgłoszą koło do rejestru. Statut dołącz w brzmieniu, które przegłosowano, bez późniejszych poprawek. Pamiętaj, że do wpisu koło co do zasady nie jest osobą prawną (art. 37 § 1 Kodeksu cywilnego). Nowo wybrany zarząd nie powinien w tym czasie zawierać umów w imieniu koła, bo za czynność dokonaną w imieniu osoby prawnej, która nie istnieje, ten, kto ją dokonał, odpowiada osobiście: musi zwrócić to, co otrzymał, i naprawić szkodę drugiej strony, jeżeli nie wiedziała, że koło jeszcze nie istnieje (art. 39 § 5 w zw. z § 3). Wymagania wobec liczby założycieli i treści statutu określa ustawa właściwa dla formy koła.

Warianty i przykładowe sytuacje

Zebranie założycielskie

Wariant dla osób, które zakładają koło: protokół zawiera uchwałę o założeniu koła, uchwalenie statutu, wybór zarządu i upoważnienie osób do zgłoszenia koła do rejestru. Nie ma tu kworum ani liczby członków, są założyciele. Sam protokół nie tworzy osoby prawnej. Wymagania wobec założycieli i statutu określa ustawa właściwa dla formy koła, której ten wzór nie omawia.

Wypełnij ten wariant w generatorze

Sprawozdawcze z absolutorium

Wariant dla corocznego zebrania, na którym zarząd przedstawia sprawozdanie z działalności, komisja rewizyjna ocenia jego pracę, a zebranie zatwierdza sprawozdanie i głosuje nad absolutorium. Absolutorium najlepiej głosować osobno dla każdej osoby z zarządu, bo wynik dla jednej nie przesądza o drugiej. Jeżeli koło sporządza sprawozdanie finansowe, zasady jego zatwierdzania wynikają z ustawy o rachunkowości, której ten wzór nie omawia.

Wypełnij ten wariant w generatorze

Wybór zarządu

Wariant dla zebrania, na którym koło wybiera nowy zarząd albo nową przewodniczącą, także po rezygnacji lub odwołaniu dotychczasowej. Wpisz imiennie, kto na jaką funkcję został wybrany i jakim wynikiem: ten protokół bank, gmina albo instytucja dająca dofinansowanie traktują jako dowód, kto może działać w imieniu koła. Odwołanie z funkcji zapisz jako osobny punkt porządku obrad i osobną uchwałę, przed wyborem.

Wypełnij ten wariant w generatorze

Uchwała o wniosku do ARiMR

Wariant dla zebrania, które decyduje o złożeniu wniosku o pomoc finansową i o jej przeznaczeniu. Uchwała wskazuje instytucję, cel wydatków i osoby, które podpiszą wniosek w imieniu koła zgodnie ze statutem. Czy uchwała jest wymagana, jakie załączniki przyjmuje instytucja i na co można wydać pieniądze, wynika z przepisów o pomocy finansowej dla kół, których ten wzór nie omawia. Sprawdź aktualne warunki naboru przed zebraniem.

Wypełnij ten wariant w generatorze

Zmiana statutu

Wariant dla zebrania, które zmienia statut koła, na przykład cele, skład zarządu albo zasady zwoływania zebrań. W zakresie przewidzianym w przepisach organizację i sposób działania osoby prawnej reguluje jej statut (art. 35 Kodeksu cywilnego), dlatego zapisz w uchwale dokładne nowe brzmienie każdego zmienianego postanowienia. Większość potrzebną do zmiany określa statut, a obowiązek zgłoszenia zmiany do rejestru ustawa właściwa dla formy koła, której ten wzór nie omawia.

Wypełnij ten wariant w generatorze

Przyjęcie nowych członków

Wariant dla zebrania, które przyjmuje nowe osoby w poczet członków koła na podstawie złożonych deklaracji. Najpierw sprawdź w statucie, kto o przyjęciu decyduje: w wielu kołach robi to zarząd, a nie zebranie, i wtedy uchwała zebrania nie jest właściwą drogą. Nowych członków wpisz imiennie, a liczbę członków w kolejnych protokołach podawaj już ze zmianą, bo od niej zależy kworum.

Wypełnij ten wariant w generatorze

Protokół z zebrania członków koła gospodyń wiejskich (KGW) - pełna treść wzoru

To jest kompletna treść wzoru. Puste miejsca uzupełni generator powyżej - albo skopiuj tekst i uzupełnij go ręcznie.

Pokaż pełną treść wzoru

..........................., dnia ...........................

...........................

PROTOKÓŁ Z ZEBRANIA CZŁONKÓW

...........................

I. Termin, miejsce i zwołanie zebrania

Zebranie odbyło się dnia ........................... w miejscu: ............................

Przewodniczący zebrania: ............................ Protokolant: ............................

II. Obecność i zdolność do podejmowania uchwał

Koło liczy ........................... członków. W zebraniu uczestniczyło ........................... członków uprawnionych do głosowania.

III. Porządek obrad

Porządek obrad:
...........................

IV. Wolne wnioski i zamknięcie zebrania

Wobec wyczerpania porządku obrad przewodniczący zebrania zamknął zebranie.

.............................................
...........................
przewodniczący zebrania

.............................................
...........................
protokolant

Protokół z zebrania członków koła gospodyń wiejskich (KGW) wzór Word (DOCX)

Wzór protokół z zebrania członków koła gospodyń wiejskich (kgw) w formacie Word pobierzesz z generatora przyciskiem „Pobierz Word (DOCX)” - za darmo, bez rejestracji, z już wpisanymi danymi.

Protokół z zebrania członków koła gospodyń wiejskich (KGW) wzór PDF

Ten sam dokument pobierzesz także jako PDF gotowy do wydruku i podpisu. Plik powstaje w Twojej przeglądarce, danych nigdzie nie wysyłamy.

Protokół z zebrania członków koła gospodyń wiejskich (KGW) do pobrania za darmo

Wzór jest darmowy w pełnej wersji - żadnego okresu próbnego, żadnego adresu e-mail. Wypełnij, pobierz, podpisz.

Aktualność wzoru na rok 2026

Wzór odpowiada stanowi prawnemu na rok 2026. Powołane przepisy sprawdzamy na bieżąco z tekstem ujednoliconym publikowanym przez Sejm (api.sejm.gov.pl).

Najczęściej zadawane pytania

Kto podpisuje protokół z zebrania KGW?

Wskazuje to statut koła. Najczęściej podpisują go przewodniczący zebrania i protokolant, a przy głosowaniu tajnym także komisja skrutacyjna. Kodeks cywilny stanowi tylko, że osoba prawna działa przez swoje organy w sposób przewidziany w ustawie i w statucie (art. 38). Lista obecności z podpisami członków jest osobnym załącznikiem.

Czy członkini może głosować przez pełnomocnika?

Kodeks cywilny pozwala dokonać czynności prawnej przez przedstawiciela, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie albo wynikających z właściwości czynności (art. 95 § 1). Czy głos na zebraniu członków koła można oddać przez pełnomocnika, rozstrzyga ustawa właściwa dla formy koła i statut, których ten wzór nie omawia. Jeżeli statut milczy, zapisz w protokole, kto głosował przez pełnomocnika, i dołącz pełnomocnictwo, żeby wynik dało się przeliczyć bez tych głosów.

Co zrobić, gdy na zebraniu nie ma kworum?

Przewodniczący stwierdza brak kworum, a protokół odnotowuje ten fakt i liczbę obecnych. Uchwał się nie podejmuje, nawet jeżeli obecni są zgodni. Zebranie w drugim terminie jest możliwe tylko wtedy, gdy przewiduje je statut i zawiadomienie go wskazywało. W przeciwnym razie zarząd zwołuje kolejne zebranie w zwykłym trybie.

Co, jeżeli cały zarząd koła zrezygnował?

Trzeba jak najszybciej zwołać zebranie wyborcze w trybie, jaki dla takiej sytuacji przewiduje statut. Jeżeli koło jest osobą prawną i nie może być reprezentowane z powodu braku organu, sąd ustanawia dla niego kuratora (art. 42 § 1 Kodeksu cywilnego), który ma doprowadzić do powołania zarządu, a w razie potrzeby do likwidacji koła (art. 42 § 3). W protokole z zebrania wyborczego zapisz imiennie, kto na jaką funkcję został wybrany i jakim wynikiem.

Czy protokół trzeba wysłać do rejestru albo do ARiMR?

Obowiązki zgłoszeniowe i listy załączników do wniosków wynikają z ustawy właściwej dla formy koła i z przepisów o pomocy finansowej, których ten wzór nie omawia, więc nie przesądza on, czy protokół trzeba gdzieś złożyć. W praktyce urzędy i instytucje często proszą o kopię protokołu albo wyciąg z uchwałą. Dlatego każdą uchwałę numeruj i zapisuj w pełnym brzmieniu, żeby dało się ją przytoczyć bez reszty protokołu.

Podstawa prawna

Powołane przepisy ostatnio sprawdzone maszynowo z tekstem ujednoliconym w serwisie Sejmu (api.sejm.gov.pl) dnia 21.09.2026. Zmiany w przepisach śledzimy na bieżąco.

Kodeks cywilny - osobami prawnymi są Skarb Państwa i jednostki organizacyjne, którym przepisy szczególne przyznają osobowość prawną
Kodeks cywilny - powstanie, ustrój i ustanie osób prawnych określają właściwe przepisy; w zakresie przez nie przewidzianym organizację i sposób działania reguluje także statut
Kodeks cywilny - uzyskanie osobowości prawnej z chwilą wpisu do właściwego rejestru, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej (§ 1)
Kodeks cywilny - osoba prawna działa przez swoje organy w sposób przewidziany w ustawie i w opartym na niej statucie
Kodeks cywilny - umowa zawarta przez organ bez umocowania lub z przekroczeniem jego zakresu wymaga potwierdzenia (§ 1); obowiązek zwrotu i naprawienia szkody (§ 3); nieważność jednostronnej czynności (§ 4); działanie w imieniu osoby prawnej, która nie istnieje (§ 5)
Kodeks cywilny - siedzibą osoby prawnej jest miejscowość, w której ma siedzibę jej organ zarządzający, jeżeli ustawa lub statut nie stanowi inaczej
Kodeks cywilny - ustanowienie przez sąd kuratora dla osoby prawnej, która nie może być reprezentowana ze względu na brak organu lub brak w jego składzie (§ 1); kurator dąży do powołania albo uzupełnienia składu organu, a w razie potrzeby do likwidacji (§ 3)
Kodeks cywilny - dokonanie czynności prawnej przez przedstawiciela, z zastrzeżeniem wyjątków ustawowych albo wynikających z właściwości czynności (§ 1)

Powiązane dokumenty

Pismo przewodnie - wzór
Pismo przewodnie wzór 2026 za darmo, PDF i Word. Do sądu z sygnaturą akt, do urzędu, do sprostowanego świadectwa pracy i wniosku o dofinansowanie.
Upoważnienie - wzór
Upoważnienie wzór 2026 za darmo, PDF i Word. Wypełnij online do odbioru dokumentów, przesyłki lub wyników badań, bez rejestracji.
Pełnomocnictwo szczególne - wzór
Pełnomocnictwo szczególne wzór 2026 za darmo, PDF i Word. Do jednej czynności, zgodne z art. 98 i 99 Kodeksu cywilnego, bez rejestracji.
Protokół inwentaryzacji (spis z natury) - wzór
Protokół inwentaryzacji wzór 2026 za darmo, PDF i Word. Spis z natury, remanent, zdanie magazynu, kasa, niedobór i nadwyżka z wyjaśnieniami.

Maszynowo czytelny schemat tego dokumentu: protokol-z-zebrania-kgw.json