Protokół inwentaryzacji (spis z natury) - wzór 2026 za darmo

Protokół inwentaryzacji to dokument, w którym przedsiębiorca albo powołana przez niego komisja zapisuje wynik spisu z natury: kto i kiedy liczył, jakie składniki spisano, w jakiej ilości, po jakiej cenie i o jakiej wartości. Jeżeli stan rzeczywisty różni się od ewidencji, protokół podaje też niedobór lub nadwyżkę i wyjaśnienia osoby materialnie odpowiedzialnej. W przepisach, na których opiera się ten wzór, protokół nie ma urzędowej formy. Jego wagę wyznacza zasada, że księgi podatkowe są rzetelne tylko wtedy, gdy zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty (art. 193 § 2 Ordynacji podatkowej, Dz.U. 1997 poz. 926). Gdy spisywane mienie powierzono pracownikowi, protokół służy też jako dowód w sporze o niedobór. Zasady tej odpowiedzialności i terminy opisujemy niżej.

Na co uważać

Roszczenie pracodawcy o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracownika wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych przedawnia się z upływem roku od dnia, w którym pracodawca dowiedział się o szkodzie, nie później niż po 3 latach od jej wyrządzenia (art. 291 § 2 Kodeksu pracy). Rok liczy się od dnia, w którym pracodawca dowiedział się o szkodzie wyrządzonej przez pracownika, a nie od daty sporządzenia protokołu; może to nastąpić już w dniu zakończenia spisu. Jeżeli pracownik umyślnie wyrządził szkodę, do przedawnienia roszczenia o jej naprawienie stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego (art. 291 § 3).
Uznanie roszczenia przerywa bieg przedawnienia (art. 295 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy). Nie dopisuj więc w protokole pod podpisem pracownika zdań o uznaniu długu: protokół ma zawierać fakty i wyjaśnienia, a ewentualna ugoda o naprawieniu szkody jest odrębną decyzją obu stron.
Spis podatkowy na koniec roku i remanent likwidacyjny podlegają przepisom o księdze przychodów i rozchodów, rachunkowości, PIT i VAT, których ten wzór nie omawia. Księgi, których zapisy nie odzwierciedlają stanu rzeczywistego, nie są rzetelne (art. 193 § 2 Ordynacji podatkowej), a nierzetelne prowadzenie księgi grozi grzywną do 240 stawek dziennych (art. 61 § 1 Kodeksu karnego skarbowego).

Uzupełnij dane

Twoje dane nie opuszczają przeglądarki. Dokument powstaje bezpośrednio na Twoim urządzeniu i nic z tego, co wpiszesz, nie jest nigdzie wysyłane.

Rozpoczęty dokument zostaje zapisany wyłącznie w Twojej przeglądarce i po 48 godzinach sam się usuwa.

Protokół inwentaryzacji (spis z natury) - kiedy stosować

Protokół sporządzasz zawsze, gdy liczysz to, co fizycznie jest w firmie: towar w sklepie na koniec roku, zapas przy zamknięciu działalności, magazyn przekazywany nowemu kierownikowi, gotówkę w kasie albo komputery i meble w biurze. Sam arkusz z liczbami to za mało. Protokół mówi, kto liczył, na jaki dzień ustalono stan, kto był przy tym obecny i co wyszło z porównania z ewidencją. Największe znaczenie ma przy mieniu powierzonym pracownikowi. Kto przyjął towar albo pieniądze z obowiązkiem zwrotu lub do wyliczenia się, odpowiada za szkodę w nich w pełnej wysokości, chyba że wykaże przyczyny od siebie niezależne, w szczególności to, że pracodawca nie zapewnił warunków do zabezpieczenia mienia (art. 124 Kodeksu pracy). Nie odpowiada też w zakresie, w jakim pracodawca lub inna osoba przyczynili się do szkody, ani za ryzyko działalności pracodawcy (art. 117 w zw. z art. 127 Kodeksu pracy). Odszkodowanie może też zostać obniżone w ugodzie z pracodawcą albo przez sąd pracy (art. 121 w zw. z art. 127). Protokół spisany z jego udziałem, z jego wyjaśnieniami i zastrzeżeniami, jest podstawowym dowodem w takim sporze, i to dla obu stron. Wzór nie zastępuje przepisów o rachunkowości, o księdze przychodów i rozchodów ani ustaw o PIT i VAT, które regulują terminy, rubryki i wycenę spisu podatkowego oraz skutki remanentu likwidacyjnego. Tych przepisów nie omawia, dlatego przed spisem do celów podatkowych ustal z księgowym kolumny arkusza i ceny. Nie rozstrzyga też o winie pracownika: komisja opisuje fakty, a o odpowiedzialności decyduje ugoda albo sąd pracy.

Niezbędne elementy dokumentu

Element	Co musi zawierać
Oznaczenie jednostki, data i numer	Nazwa, adres, NIP, miejsce i data sporządzenia protokołu oraz rodzaj inwentaryzacji.
Osoby przeprowadzające spis	Przewodniczący i członkowie komisji albo przedsiębiorca liczący sam, z podstawą przeprowadzenia spisu.
Osoba materialnie odpowiedzialna	Imię, nazwisko i stanowisko, informacja o jej obecności, przy współodpowiedzialności data umowy (art. 125 § 1 Kodeksu pracy).
Przedmiot, miejsce i termin	Gdzie liczono, na jaki dzień ustalono stan, kiedy spis rozpoczęto i zakończono.
Arkusz spisowy	Pozycje z nazwą, jednostką miary, ilością, ceną i wartością, numer ostatniej pozycji i łączna wartość. Składniki obce spisane osobno.
Porównanie z ewidencją i różnice	Stan ewidencyjny, niedobór i nadwyżka z pozycjami, ilościami i wartością albo stwierdzenie zgodności.
Wyjaśnienia i wnioski	Wyjaśnienia osoby odpowiedzialnej jej słowami albo informacja o odmowie, ustalenia komisji co do przyczyn.
Podpisy i zatwierdzenie	Komisja, osoba odpowiedzialna, przy zdaniu stanowiska osoba przejmująca, na końcu kierownik jednostki.

Najczęstsze błędy

Liczenie bez osoby materialnie odpowiedzialnej i bez jej podpisu, przez co później twierdzi ona, że spisu w ogóle nie widziała.
Wolne miejsca w arkuszu i brak numeru ostatniej pozycji, co pozwala dopisać towar, którego nikt nie liczył.
Wpisanie do protokołu zdania, że pracownik uznaje niedobór i zobowiązuje się go pokryć, zamiast jego własnych wyjaśnień.
Pominięcie okoliczności zabezpieczenia mienia, takich jak zepsuty zamek czy dostęp innych osób do magazynu, które decydują o odpowiedzialności.
Doliczenie do własnego towaru rzeczy przyjętych na przechowanie albo butelek zwrotnych dostawcy.
Wycena po przypadkowych cenach ustalonych po spisie, bez sprawdzenia z księgowym, jakie ceny stosuje się do danego celu.

Jak wypełnić arkusz spisowy

Każdy spisany składnik to osobny wiersz z liczbą porządkową, nazwą, jednostką miary, ilością, ceną i wartością. Ilość wpisuje się po faktycznym przeliczeniu, zważeniu albo zmierzeniu, a nie przepisuje z ewidencji, bo wtedy spis niczego nie sprawdza. Cenę i wartość można uzupełnić po liczeniu, ale według zasad ustalonych przed spisem. Arkusz zamknij numerem ostatniej pozycji i przekreśl wolne wiersze. Rzeczy, które nie należą do firmy, na przykład przyjęte na przechowanie, spisz osobno: przechowawca ma je zachować w stanie niepogorszonym (art. 835 Kodeksu cywilnego) i oddać właścicielowi, więc nie wchodzą do wartości własnego towaru. Przy kasie zamiast towarów wypisz nominały i liczbę sztuk.

Przykład wypełnienia

III. Wynik spisu
1. kawa ziarnista 1 kg - szt. - 18 - 68,50 zł - 1 233,00 zł
2. herbata czarna 100 torebek - op. - 43 - 14,20 zł - 610,60 zł
3. cukier biały 1 kg - szt. - 120 - 4,10 zł - 492,00 zł
Spis zamknięto na pozycji nr 214.
Łączna wartość spisanych składników: 48 312,40 zł.

Jak opisać niedobór i wyjaśnienia pracownika

Niedobór opisz pozycjami: numer z arkusza, nazwa, brakująca ilość i wartość. Potem wpisz wyjaśnienia osoby odpowiedzialnej jej słowami. Liczą się zwłaszcza okoliczności, o których mówi ustawa: pracownik może uwolnić się od odpowiedzialności za mienie powierzone, wykazując, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków zabezpieczenia mienia (art. 124 § 3 Kodeksu pracy). Nie odpowiada też w zakresie, w jakim pracodawca lub inna osoba przyczynili się do szkody (art. 117 § 1). Przy wspólnej odpowiedzialności kilku osób odpowiadają one w częściach określonych w umowie, a jeżeli ustalono, że szkodę spowodowali tylko niektórzy, odpowiadają tylko sprawcy (art. 125 § 2). Gdy mieniem zarządza osoba, która nie jest pracownikiem, na przykład zleceniobiorca, przepisy Kodeksu pracy nie mają zastosowania, a o szkodzie decydują zasady odpowiedzialności za niewykonanie zobowiązania (art. 471 Kodeksu cywilnego).

Warianty i przykładowe sytuacje

Spis na koniec roku

Wariant dla przedsiębiorcy, który na koniec roku liczy towary, materiały i inne składniki, zwykle do księgi przychodów i rozchodów. Protokół dokumentuje stan rzeczywisty na wskazany dzień. Obowiązkowe rubryki arkusza, ceny i terminy określają przepisy o księdze, których ten wzór nie omawia, więc kolumny porównaj z księgowym przed liczeniem.

Wypełnij ten wariant w generatorze

Remanent likwidacyjny

Wariant dla przedsiębiorcy zamykającego działalność, który spisuje pozostałe towary i wyposażenie na dzień jej zakończenia. Obowiązki podatkowe związane z takim spisem, w tym ewentualne zgłoszenie w urzędzie skarbowym, wynikają z ustaw o PIT i VAT, których ten wzór nie omawia. Protokół i arkusze przechowuj razem z księgami (art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej).

Wypełnij ten wariant w generatorze

Zdanie i przejęcie magazynu

Wariant dla zmiany osoby odpowiedzialnej za sklep, magazyn albo stanowisko. Spis ustala stan w dniu zdania i jest podstawowym dowodem, czy brak powstał przed przekazaniem, czy po nim. Przy wspólnej odpowiedzialności kilku osób odpowiadają one w częściach określonych w umowie, a jeżeli ustalono sprawców szkody, tylko oni (art. 125 § 2). Dlatego podpisy obu osób i ich zastrzeżenia są tu najważniejsze.

Wypełnij ten wariant w generatorze

Niedobór z wyjaśnieniami

Wariant dla spisu, w którym liczba towaru wyszła mniejsza niż w ewidencji. Protokół podaje pozycje, ilości i wartość niedoboru oraz wyjaśnienia osoby materialnie odpowiedzialnej jej słowami. Okoliczności zabezpieczenia mienia, na przykład zepsuty zamek albo dostęp innych osób, opisz dokładnie, bo wpływają na odpowiedzialność pracownika.

Wypełnij ten wariant w generatorze

Środki trwałe i wyposażenie

Wariant dla spisu maszyn, komputerów, mebli i innego wyposażenia. Każdą pozycję identyfikuj numerem inwentarzowym z ewidencji, a składnik, którego komisja nie znalazła, opisz jako niedobór, zamiast po cichu usuwać go z ewidencji. Zapisy ewidencji, w której figuruje rzecz, której nie ma, nie odzwierciedlają stanu rzeczywistego (art. 193 § 2 Ordynacji podatkowej).

Wypełnij ten wariant w generatorze

Inwentaryzacja kasy

Wariant dla przeliczenia gotówki, na przykład przy zmianie kasjera albo po kontroli. Protokół zestawia stan z raportu kasowego z gotówką policzoną według nominałów. Pieniądze powierzone pracownikowi z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się są wprost wymienione wśród mienia, za które odpowiada on w pełnej wysokości (art. 124 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy).

Wypełnij ten wariant w generatorze

Protokół inwentaryzacji (spis z natury) - pełna treść wzoru

To jest kompletna treść wzoru. Puste miejsca uzupełni generator powyżej - albo skopiuj tekst i uzupełnij go ręcznie.

Pokaż pełną treść wzoru

..........................., dnia ...........................

...........................
adres: ...........................

PROTOKÓŁ INWENTARYZACJI

I. Osoby przeprowadzające spis

Osoba przeprowadzająca spis: ............................

II. Przedmiot, miejsce i termin spisu

Spis z natury przeprowadzono w miejscu: ..........................., według stanu na dzień ............................ Spis rozpoczęto dnia ............................

III. Wynik spisu

Spisano następujące składniki (liczba porządkowa, nazwa, jednostka miary, ilość, cena, wartość):
...........................

Łączna wartość spisanych składników: ............................

IV. Porównanie ze stanem ewidencyjnym

Stan według ewidencji: ............................ Wartość niedoboru: ............................ Wartość nadwyżki: ............................

V. Załączniki i uwagi

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach.

.............................................
przewodniczący komisji albo osoba przeprowadzająca spis

VI. Zatwierdzenie

Zatwierdzam protokół inwentaryzacji.

.............................................
data i podpis kierownika jednostki

Protokół inwentaryzacji (spis z natury) wzór Word (DOCX)

Wzór protokół inwentaryzacji (spis z natury) w formacie Word pobierzesz z generatora przyciskiem „Pobierz Word (DOCX)” - za darmo, bez rejestracji, z już wpisanymi danymi.

Protokół inwentaryzacji (spis z natury) wzór PDF

Ten sam dokument pobierzesz także jako PDF gotowy do wydruku i podpisu. Plik powstaje w Twojej przeglądarce, danych nigdzie nie wysyłamy.

Protokół inwentaryzacji (spis z natury) do pobrania za darmo

Wzór jest darmowy w pełnej wersji - żadnego okresu próbnego, żadnego adresu e-mail. Wypełnij, pobierz, podpisz.

Aktualność wzoru na rok 2026

Wzór odpowiada stanowi prawnemu na rok 2026. Powołane przepisy sprawdzamy na bieżąco z tekstem ujednoliconym publikowanym przez Sejm (api.sejm.gov.pl).

Najczęściej zadawane pytania

Czy pracownik musi podpisać protokół inwentaryzacji?

Podpis potwierdza, że był przy spisie i otrzymał protokół, a nie, że zgadza się z wynikiem albo przyjmuje odpowiedzialność. Pracownik może wpisać zastrzeżenia do przebiegu spisu i własne wyjaśnienia różnic. Jeżeli odmawia podpisu albo wyjaśnień, komisja odnotowuje to w protokole. Ostrożnie z dopisywaniem zdań o uznaniu niedoboru, bo uznanie roszczenia przerywa bieg przedawnienia (art. 295 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy).

Za jaki niedobór odpowiada pracownik materialnie odpowiedzialny?

Za szkodę w mieniu powierzonym z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się pracownik odpowiada w pełnej wysokości (art. 124 § 1 i 2 Kodeksu pracy). Uwalnia się, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych (art. 124 § 3). Nie odpowiada też w zakresie, w jakim pracodawca lub inna osoba przyczynili się do szkody (art. 117 § 1 w zw. z art. 127). Ograniczenie do trzymiesięcznego wynagrodzenia z art. 119 należy do zasad ogólnych i nie ma go wśród przepisów, które art. 127 stosuje do mienia powierzonego. Rozporządzenie wydane na podstawie art. 126 § 2 może jednak przewidywać ograniczoną wysokość dla części tego mienia, a ten wzór go nie omawia.

Ile czasu ma pracodawca na dochodzenie niedoboru?

Roszczenie pracodawcy o naprawienie szkody wyrządzonej wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych przedawnia się z upływem roku od dnia, w którym dowiedział się o szkodzie, nie później niż po 3 latach od jej wyrządzenia (art. 291 § 2 Kodeksu pracy). Przy szkodzie wyrządzonej umyślnie stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego (art. 291 § 3). Terminów nie można skracać ani wydłużać umową (art. 291 § 4). Dlatego datę protokołu warto zapisać i nie odkładać wyjaśnień.

Czy wysokość odszkodowania za niedobór można ustalić ugodą?

Tak. Jeżeli naprawienie szkody następuje na podstawie ugody między pracodawcą a pracownikiem, odszkodowanie może zostać obniżone przy uwzględnieniu wszystkich okoliczności, zwłaszcza stopnia winy (art. 121 § 1 Kodeksu pracy), i dotyczy to także mienia powierzonego (art. 127). Pracownik, który umyślnie wyrządził szkodę, odpowiada w pełnej wysokości (art. 122). Ugodę spisz jako osobny dokument, a nie jako dopisek do protokołu inwentaryzacji.

Jak długo przechowywać protokół i arkusze spisowe?

Podatnik obowiązany do prowadzenia ksiąg przechowuje je wraz z dokumentami związanymi z ich prowadzeniem do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej (art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej). Przy likwidacji osoby prawnej albo jednostki bez osobowości prawnej likwidator zawiadamia urząd skarbowy o miejscu przechowania ksiąg i dokumentów, najpóźniej w ostatnim dniu jej istnienia (art. 86 § 2). Osobne zasady archiwizacji zawiera ustawa o rachunkowości, której ten wzór nie omawia.

Czy remanent likwidacyjny trzeba zgłosić w urzędzie skarbowym?

Obowiązki podatkowe związane ze spisem z natury przy zamknięciu działalności wynikają z ustaw o PIT i VAT, których ten wzór nie omawia, więc nie przesądza on, czy i kiedy trzeba coś zgłosić ani czy powstaje podatek. Wzór zapewnia rzetelny zapis stanu na dzień zakończenia działalności, z ilościami, cenami i wartością. Zanim zamkniesz firmę, pokaż protokół księgowemu i ustal terminy.

Podstawa prawna

Powołane przepisy ostatnio sprawdzone maszynowo z tekstem ujednoliconym w serwisie Sejmu (api.sejm.gov.pl) dnia 21.09.2026. Zmiany w przepisach śledzimy na bieżąco.

Kodeks pracy - obowiązki pracownika, w tym dbałość o dobro zakładu pracy i ochrona jego mienia (§ 2 pkt 4)
Kodeks pracy - odpowiedzialność materialna pracownika, który ze swej winy wyrządził pracodawcy szkodę wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków
Kodeks pracy - na zasadach ogólnych pracodawca wykazuje okoliczności uzasadniające odpowiedzialność pracownika oraz wysokość szkody
Kodeks pracy - wyłączenie odpowiedzialności w zakresie przyczynienia się pracodawcy lub innej osoby (§ 1) oraz ryzyka działalności pracodawcy (§ 2)
Kodeks pracy - na zasadach ogólnych odszkodowanie nie może przewyższać trzymiesięcznego wynagrodzenia pracownika z dnia wyrządzenia szkody
Kodeks pracy - możliwość obniżenia odszkodowania w ugodzie między pracodawcą a pracownikiem (§ 1) oraz przez sąd pracy (§ 2)
Kodeks pracy - obowiązek naprawienia szkody w pełnej wysokości przy umyślnym jej wyrządzeniu
Kodeks pracy - odpowiedzialność w pełnej wysokości za mienie powierzone z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, w tym pieniądze (§ 1 pkt 1); uwolnienie się przez wykazanie przyczyn niezależnych, w szczególności niezapewnienia warunków zabezpieczenia mienia (§ 3)
Kodeks pracy - wspólna odpowiedzialność materialna na podstawie umowy o współodpowiedzialności zawartej na piśmie pod rygorem nieważności; odpowiedzialność w częściach z umowy albo tylko sprawców szkody
Kodeks pracy - upoważnienie Rady Ministrów do określenia trybu łącznego powierzania mienia (§ 1) oraz warunków odpowiedzialności, w tym w ograniczonej wysokości, za mienie z art. 124 § 2 i art. 125 (§ 2)
Kodeks pracy - do odpowiedzialności za mienie powierzone stosuje się odpowiednio art. 117, 121, 121 z indeksem 1 i 122
Kodeks pracy - przedawnienie roszczenia pracodawcy o naprawienie szkody: 1 rok od powzięcia wiadomości, nie później niż 3 lata od wyrządzenia (§ 2); przy szkodzie umyślnej przepisy Kodeksu cywilnego (§ 3)
Kodeks pracy - przerwanie biegu przedawnienia, w tym przez uznanie roszczenia (§ 1 pkt 2)
Kodeks cywilny - obowiązek dłużnika naprawienia szkody z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania
Kodeks cywilny - odpowiedzialność dłużnika za osoby, z których pomocą wykonuje zobowiązanie
Kodeks cywilny - umowa przechowania: obowiązek zachowania przyjętej rzeczy ruchomej w stanie niepogorszonym
Ordynacja podatkowa - przechowywanie ksiąg i dokumentów związanych z ich prowadzeniem do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (§ 1); zawiadomienie o miejscu przechowania przy likwidacji osoby prawnej lub jednostki bez osobowości prawnej (§ 2)
Ordynacja podatkowa - moc dowodowa ksiąg podatkowych; księgi są rzetelne, jeżeli zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty (§ 2)
Kodeks karny skarbowy - nierzetelne prowadzenie księgi - grzywna do 240 stawek dziennych, w wypadku mniejszej wagi grzywna za wykroczenie skarbowe

Powiązane dokumenty

Protokół likwidacji środka trwałego (wyposażenia) - wzór
Protokół likwidacji środka trwałego wzór 2026 za darmo, PDF i Word. Złomowanie, sprzedaż na złom, kradzież, komisja i zatwierdzenie.
Protokół zniszczenia (likwidacji) towaru - wzór
Protokół zniszczenia towaru wzór 2026 za darmo, PDF i Word. Specyfikacja, komisja, utylizacja, towar przeterminowany i uszkodzony.
Uznanie długu - wzór
Uznanie długu wzór 2026 za darmo, PDF i Word. Wypełnij online zgodnie z art. 123 Kodeksu cywilnego, bez rejestracji.
Oświadczenie - wzór
Oświadczenie wzór 2026 za darmo, PDF i Word: ogólne, o zmianie adresu, do umowy zlecenia, do najmu okazjonalnego, o stanie majątkowym. Wypełnij online.

Maszynowo czytelny schemat tego dokumentu: protokol-inwentaryzacji.json