Protokół likwidacji środka trwałego albo wyposażenia to wewnętrzny dokument, w którym komisja powołana przez przedsiębiorcę lub kierownika jednostki opisuje składnik majątku, przyczynę wycofania go z użytkowania i sposób likwidacji: złomowanie, sprzedaż na złom lub części, nieodpłatne przekazanie, demontaż albo samo zdjęcie z ewidencji po kradzieży. W przepisach, na których opiera się ten wzór, protokół nie ma urzędowej formy. Liczy się jego wartość jako dowodu w postępowaniu podatkowym (art. 180 § 1 i art. 191 Ordynacji podatkowej, Dz.U. 1997 poz. 926). Dane składnika przepisuje się z ewidencji, a gotowy protokół zatwierdza kierownik jednostki. Jak długo go przechowywać, wyjaśniamy w pytaniach poniżej.
Protokół likwidacji środka trwałego (wyposażenia) - kiedy stosować
Protokół sporządzasz za każdym razem, gdy składnik ujęty w ewidencji środków trwałych albo wyposażenia przestaje być używany i ma z niej zniknąć: maszyna się zepsuła, komputer jest przestarzały, naprawa samochodu dostawczego kosztowałaby więcej niż jest wart, ktoś ukradł laptopa. Bez protokołu w ewidencji zostaje pozycja, której w firmie nie ma, albo znika pozycja, której zniknięcia nikt nie potrafi wytłumaczyć. Protokół łączy trzy rzeczy: identyfikację składnika z ewidencji, przyczynę likwidacji popartą opisem i ewentualnie ekspertyzą oraz dowód dalszego losu rzeczy: kartę przekazania odpadu, fakturę sprzedaży, umowę przekazania albo zgłoszenie kradzieży. Brak któregokolwiek z tych elementów nie unieważnia protokołu, ale osłabia go jako dowód, bo organ podatkowy ocenia cały zebrany materiał (art. 191). Wzór dotyczy rzeczy, czyli przedmiotów materialnych (art. 45 Kodeksu cywilnego). Nie obejmuje likwidacji wartości niematerialnych i prawnych, likwidacji spółki ani likwidacji szkody przez ubezpieczyciela. Nie rozstrzyga też o skutkach podatkowych w CIT, PIT i VAT ani o obowiązkach z przepisów o odpadach, zużytym sprzęcie elektronicznym i kasach rejestrujących. Te kwestie omów z księgowym, zanim składnik fizycznie opuści firmę.
Niezbędne elementy dokumentu
| Element | Co musi zawierać |
|---|
| Oznaczenie jednostki, data i numer | Nazwa, adres, NIP, miejsce i data sporządzenia. Numer ułatwia powiązanie protokołu z zapisem w ewidencji. |
| Skład komisji i podstawa jej powołania | Imiona, nazwiska i stanowiska członków oraz numer zarządzenia o powołaniu komisji. |
| Dane składnika z ewidencji | Nazwa, numer inwentarzowy, symbol KŚT, data przyjęcia, wartość początkowa, a przy środku trwałym także umorzenie i wartość netto. |
| Przyczyna likwidacji | Konkretny opis stanu składnika i daty stwierdzenia, przy nieopłacalności naprawy z opinią serwisu, przy kradzieży z danymi zgłoszenia. |
| Sposób i data likwidacji | Kto przejął składnik i na jakiej podstawie, albo jakie części odzyskano, albo dlaczego likwidacja jest wyłącznie ewidencyjna. |
| Załączniki | Zdjęcia, karta z ewidencji, ekspertyza, karta przekazania odpadu, faktura sprzedaży, potwierdzenie zgłoszenia kradzieży. |
| Podpisy i zatwierdzenie | Podpisy wszystkich członków komisji oraz data i podpis kierownika jednostki zatwierdzającego likwidację. |
Najczęstsze błędy
- Oddanie sprzętu na złom przed spisaniem protokołu i zrobieniem zdjęć, przez co komisja potwierdza stan, którego nikt z niej nie widział.
- Przyczyna w rodzaju „zużycie” albo „zbędny” bez opisu, a przy nieopłacalności naprawy bez opinii serwisu i kosztorysu.
- Wpisanie umorzenia i wartości netto „na oko” zamiast przepisania ich z ewidencji na dzień likwidacji.
- Brak karty przekazania odpadu albo faktury sprzedaży, przez co protokół potwierdza tylko wydanie składnika, a nie to, co się z nim stało.
- Złomowanie na papierze skradzionego sprzętu zamiast likwidacji ewidencyjnej z odesłaniem do zgłoszenia na Policję.
- Protokół bez podpisu kierownika jednostki, który leży w segregatorze jako niezatwierdzony wniosek komisji.
Jak wypełnić dane składnika
Część II jest tą, którą kontrolujący zestawia z ewidencją, więc wszystkie dane przepisz z ewidencji, a nie z pamięci. Nazwa ma brzmieć tak jak na karcie składnika, numer inwentarzowy i symbol KŚT tak jak w ewidencji, data przyjęcia do używania tak jak w dokumencie przyjęcia. Umorzenie i wartość netto podaj według stanu na dzień likwidacji; jeżeli ewidencję prowadzi biuro rachunkowe, poproś o wydruk karty i dołącz go do protokołu. Numer fabryczny nie jest konieczny, ale przy kilku identycznych urządzeniach to on rozstrzyga, które z nich zlikwidowano. Przy wyposażeniu umorzenia i wartości netto nie podajesz, ale numer inwentarzowy wpisujesz tak samo.
Przykład wypełnienia
II. Dane likwidowanego składnika
Nazwa: drukarka offsetowa Heidelberg SM 52
Numer inwentarzowy: ST/0142
Data przyjęcia do używania: 14.03.2016
Wartość początkowa: 86 400,00 zł
Symbol KŚT: 491
Dotychczasowe umorzenie: 71 280,00 zł
Wartość netto na dzień likwidacji: 15 120,00 zł
Numer fabryczny: SN 52-118734
Który sposób likwidacji wybrać
Sposób likwidacji wynika z tego, co faktycznie dzieje się z rzeczą. Gdy oddajesz ją firmie zajmującej się odpadami, dowodem jest dokument wystawiony przy odbiorze, zwykle karta przekazania odpadu. Gdy sprzedajesz ją na złom albo na części, dowodem jest faktura lub rachunek, a w protokole wypisz akcesoria wydane razem z nią, bo sprzedaż rzeczy głównej obejmuje przynależności, chyba że co innego wynika z umowy (art. 52 Kodeksu cywilnego). Przy demontażu odzyskane części opisz jako osobne pozycje: dopóki są częścią składową urządzenia, nie są odrębnym przedmiotem własności (art. 47 § 1). Gdy rzeczy nie ma, bo została skradziona albo zaginęła, wybierz likwidację ewidencyjną i wpisz dane zgłoszenia na Policję.
Warianty i przykładowe sytuacje
Złomowanie z KPO
Wariant dla maszyny, urządzenia albo sprzętu, który oddajesz firmie zajmującej się odpadami. Komisja widzi tylko wydanie składnika, nie jego zniszczenie, dlatego w protokole wpisujesz podmiot przejmujący i numer dokumentu, który wystawił przy odbiorze, zwykle karty przekazania odpadu, a jej wydruk dołączasz.
Wypełnij ten wariant w generatorze
Po kradzieży
Wariant likwidacji ewidencyjnej składnika, który został skradziony. Komisja nie ma czego złomować, więc protokół dokumentuje brak składnika i odsyła do zgłoszenia na Policję. Materiały z postępowania karnego są wprost wymienione wśród dowodów w postępowaniu podatkowym (art. 181 Ordynacji podatkowej), dlatego numer sprawy wpisz w protokole.
Wypełnij ten wariant w generatorze
Sprzedaż na złom lub części
Wariant, w którym zużyty składnik nie jest oddawany do utylizacji, tylko sprzedawany jako złom albo na części. Protokół wskazuje nabywcę, cenę i dokument sprzedaży oraz akcesoria wydane razem z rzeczą (art. 52 Kodeksu cywilnego).
Wypełnij ten wariant w generatorze
Likwidacja wyposażenia
Wariant dla niskocennego składnika ujętego w ewidencji wyposażenia, a nie w ewidencji środków trwałych: krzesła, biurka, drobnego sprzętu. Protokół nie zawiera wtedy umorzenia ani wartości netto, ale nadal identyfikuje składnik numerem inwentarzowym i opisuje przyczynę oraz sposób likwidacji.
Wypełnij ten wariant w generatorze
Demontaż z odzyskiem części
Wariant, w którym urządzenie rozbiera się, a sprawne części zostają w firmie. Dopóki część jest częścią składową rzeczy, nie może być odrębnym przedmiotem własności (art. 47 § 1 Kodeksu cywilnego), dlatego odzyskane części opisz w protokole jako osobne pozycje z ilością i wartością, a dla reszty wskaż, co się z nią stało.
Wypełnij ten wariant w generatorze
Nieodpłatne przekazanie
Wariant dla składnika zbędnego w firmie, ale wciąż sprawnego, który przekazujesz bez zapłaty fundacji, szkole albo innej osobie. Protokół wskazuje odbiorcę, podstawę przekazania i wydane razem z rzeczą akcesoria. Skutki podatkowe nieodpłatnego przekazania omów z księgowym przed wydaniem rzeczy.
Wypełnij ten wariant w generatorze
Naprawa nieopłacalna
Wariant dla sprzętu, który technicznie da się naprawić, ale koszt naprawy nie ma uzasadnienia. Tu najważniejsza jest opinia serwisu z kosztorysem, bo bez niej protokół opiera się tylko na ocenie komisji, a organ ocenia, czy okoliczność udowodniono, na podstawie całego materiału (art. 191 Ordynacji podatkowej).
Wypełnij ten wariant w generatorze
Protokół likwidacji środka trwałego (wyposażenia) - pełna treść wzoru
To jest kompletna treść wzoru. Puste miejsca uzupełni generator powyżej - albo skopiuj tekst i uzupełnij go ręcznie.
Pokaż pełną treść wzoru
..........................., dnia ...........................
...........................
adres: ...........................
PROTOKÓŁ LIKWIDACJI SKŁADNIKA MAJĄTKU
I. Komisja
Komisji likwidacyjnej przewodniczy ............................ Członkowie komisji: ............................
II. Dane likwidowanego składnika
Nazwa: ...........................
Numer inwentarzowy: ...........................
Data przyjęcia do używania: ...........................
Wartość początkowa: ...........................
III. Przyczyna likwidacji
Opis przyczyny i stanu składnika: ............................
IV. Ustalenia i wniosek komisji
Komisja stwierdza, że dane składnika podane powyżej są zgodne z ewidencją, a opis przyczyny likwidacji odpowiada stanowi faktycznemu.
.............................................
przewodniczący komisji
.............................................
.............................................
.............................................
członkowie komisji
V. Zatwierdzenie
Zatwierdzam likwidację opisaną w niniejszym protokole.
.............................................
data i podpis kierownika jednostki
Protokół likwidacji środka trwałego (wyposażenia) wzór Word (DOCX)
Wzór protokół likwidacji środka trwałego (wyposażenia) w formacie Word pobierzesz z generatora przyciskiem „Pobierz Word (DOCX)” - za darmo, bez rejestracji, z już wpisanymi danymi.
Protokół likwidacji środka trwałego (wyposażenia) wzór PDF
Ten sam dokument pobierzesz także jako PDF gotowy do wydruku i podpisu. Plik powstaje w Twojej przeglądarce, danych nigdzie nie wysyłamy.
Protokół likwidacji środka trwałego (wyposażenia) do pobrania za darmo
Wzór jest darmowy w pełnej wersji - żadnego okresu próbnego, żadnego adresu e-mail. Wypełnij, pobierz, podpisz.
Aktualność wzoru na rok 2026
Wzór odpowiada stanowi prawnemu na rok 2026. Powołane przepisy sprawdzamy na bieżąco z tekstem ujednoliconym publikowanym przez Sejm (api.sejm.gov.pl).
Najczęściej zadawane pytania
Czy protokół likwidacji środka trwałego ma urzędowy wzór?
W przepisach, na których opiera się ten wzór, nie ma urzędowego wzoru protokołu likwidacji. Wymogi dotyczące dowodów księgowych zawiera ustawa o rachunkowości, której ten wzór nie omawia. Wartość protokołu jest przede wszystkim dowodowa: w postępowaniu podatkowym dowodem może być wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy (art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej), a organ ocenia cały zebrany materiał (art. 191). Protokół z podpisami, zdjęciami i dokumentem przekazania jest więc znacznie mocniejszy niż sama notatka.
Kto powinien wchodzić w skład komisji likwidacyjnej?
Komisję powołuje kierownik jednostki, w spółce zwykle zarząd. Dobrze, żeby zasiadła w niej osoba znająca ewidencję, osoba znająca stan techniczny składnika i ktoś, kto na co dzień z niego nie korzystał. W jednoosobowej działalności właściciel może przewodniczyć komisji, ale warto dobrać co najmniej jedną inną osobę, bo zeznania świadków są w postępowaniu podatkowym jednym z wymienionych wprost dowodów (art. 181 Ordynacji podatkowej).
Jak długo trzeba przechowywać protokół likwidacji?
Podatnik obowiązany do prowadzenia ksiąg przechowuje je wraz z dokumentami związanymi z ich prowadzeniem do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej (art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej). Co do zasady zobowiązanie przedawnia się z upływem 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 § 1), ale bieg tego terminu może zostać zawieszony albo przerwany (art. 70 § 2-6). Jednostki budżetowe i podmioty prowadzące księgi rachunkowe mają też przepisy o archiwizacji w ustawie o rachunkowości, której ten wzór nie omawia.
Czy mogę po prostu wyrzucić stary sprzęt firmowy?
Kodeks cywilny pozwala wyzbyć się własności rzeczy ruchomej przez jej porzucenie w tym zamiarze (art. 180), ale to nie załatwia sprawy w firmie. Po pierwsze składnik nadal figuruje w ewidencji, dopóki nie zdejmie go zatwierdzony protokół. Po drugie zużyty sprzęt i odpady mogą podlegać przepisom o odpadach i o zużytym sprzęcie elektrycznym, których ten wzór nie omawia. Bezpieczniej przekazać sprzęt podmiotowi, który wyda dokument odbioru, i dołączyć go do protokołu.
Co zrobić, gdy środek trwały został skradziony?
Zgłoś kradzież na Policję, a potem sporządź protokół likwidacji ewidencyjnej: komisja stwierdza brak składnika i wnioskuje o zdjęcie go z ewidencji. W protokole wpisz jednostkę Policji, datę zgłoszenia i numer sprawy, a potwierdzenie zgłoszenia dołącz. Materiały zgromadzone w postępowaniu karnym są wprost wymienione wśród dowodów w postępowaniu podatkowym (art. 181 Ordynacji podatkowej). Skutki podatkowe kradzieży omów z księgowym, bo zależą od ustaw, których ten wzór nie omawia.
Czy niezamortyzowana wartość zlikwidowanego środka trwałego jest kosztem?
Rozstrzygają o tym ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i od osób fizycznych, których ten wzór nie omawia, i odpowiedź zależy od przyczyny likwidacji. Dlatego w protokole przyczyna musi być opisana zgodnie z prawdą i możliwie konkretnie, z datą stwierdzenia i ewentualną ekspertyzą. Nie dopisuj w protokole uzasadnień pod oczekiwany skutek podatkowy; zanim go zatwierdzisz, pokaż go księgowemu.
Podstawa prawna
Powołane przepisy ostatnio sprawdzone maszynowo z tekstem ujednoliconym w serwisie Sejmu (api.sejm.gov.pl) dnia 21.09.2026. Zmiany w przepisach śledzimy na bieżąco.
- Ordynacja podatkowa
- dopuszczenie jako dowodu wszystkiego, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem
- Ordynacja podatkowa
- przykładowe dowody w postępowaniu podatkowym, w tym zeznania świadków, opinie biegłych i materiały zgromadzone w toku postępowania karnego
- Ordynacja podatkowa
- ocena przez organ podatkowy, na podstawie całego materiału dowodowego, czy okoliczność została udowodniona
- Ordynacja podatkowa
- moc dowodowa ksiąg podatkowych; księgi są rzetelne, jeżeli zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty (§ 2)
- Ordynacja podatkowa
- przechowywanie ksiąg i dokumentów związanych z ich prowadzeniem przez podatników obowiązanych do prowadzenia ksiąg, do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej
- Ordynacja podatkowa
- przedawnienie zobowiązania podatkowego z upływem 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku (§ 1), oraz zawieszenie i przerwanie biegu terminu (§ 2-6)
- Kodeks cywilny
- rzeczami w rozumieniu kodeksu są tylko przedmioty materialne
- Kodeks cywilny
- część składowa rzeczy nie może być odrębnym przedmiotem własności; definicja części składowej
- Kodeks cywilny
- przynależności jako rzeczy ruchome potrzebne do korzystania z rzeczy głównej; przynależnością nie jest rzecz nienależąca do właściciela rzeczy głównej
- Kodeks cywilny
- czynność prawna dotycząca rzeczy głównej odnosi skutek także względem przynależności, chyba że co innego wynika z jej treści albo z przepisów szczególnych
- Kodeks cywilny
- wyzbycie się własności rzeczy ruchomej przez porzucenie w tym zamiarze
- Kodeks karny skarbowy
- nierzetelne prowadzenie księgi - grzywna do 240 stawek dziennych, w wypadku mniejszej wagi grzywna za wykroczenie skarbowe
Powiązane dokumenty
- Protokół zniszczenia (likwidacji) towaru - wzór
Protokół zniszczenia towaru wzór 2026 za darmo, PDF i Word. Specyfikacja, komisja, utylizacja, towar przeterminowany i uszkodzony.
- Umowa kupna-sprzedaży - wzór
Umowa kupna-sprzedaży wzór 2026 za darmo, PDF i Word. Skuter, przyczepa, sprzęt, raty, wyłączenie rękojmi - zgodnie z art. 535 KC, bez rejestracji.
- Umowa darowizny - wzór
Umowa darowizny wzór 2026 za darmo, PDF i Word. Wypełnij online zgodnie z art. 888 Kodeksu cywilnego, bez rejestracji.
- Oświadczenie - wzór
Oświadczenie wzór 2026 za darmo, PDF i Word: ogólne, o zmianie adresu, do umowy zlecenia, do najmu okazjonalnego, o stanie majątkowym. Wypełnij online.
Maszynowo czytelny schemat tego dokumentu: protokol-likwidacji.json
