Protokół zniszczenia (likwidacji) towaru to wewnętrzny dokument przedsiębiorcy, w którym komisja albo właściciel z udziałem świadków potwierdza, jaki towar, w jakiej ilości i wartości oraz z jakiej przyczyny został zniszczony lub przekazany do utylizacji. W przepisach, na których opiera się ten wzór, protokół nie ma ustawowo określonej formy. Jego wartość wynika z tego, że w postępowaniu podatkowym jako dowód dopuszcza się wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy (art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, Dz.U. 1997 poz. 926), a organ ocenia, czy okoliczność została udowodniona, na podstawie całego materiału (art. 191). Dlatego protokół sporządza się w dniu zniszczenia, z podpisami osób obecnych, zdjęciami i dokumentami zakupu, i przechowuje razem z dokumentami związanymi z prowadzeniem ksiąg do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 86 § 1).
Twoje dane nie opuszczają przeglądarki. Dokument powstaje bezpośrednio na Twoim urządzeniu i nic z tego, co wpiszesz, nie jest nigdzie wysyłane.
Psst, gotowe? Zrób sobie pięciominutową przerwę.
Wesprzyj mnie i wyhoduj bonsai w przeglądarce (moja gra, po angielsku) Dodaj do listy życzeń na SteamieJeśli ten wzór oszczędził Ci czas, możesz mnie wesprzeć i postawić mi kawę. Nic się przez to nie odblokowuje - wszystko w tym serwisie jest i pozostanie za darmo.
Rozpoczęty dokument zostaje zapisany wyłącznie w Twojej przeglądarce i po 48 godzinach sam się usuwa.
Protokół sporządzasz za każdym razem, gdy towar, materiał albo wyrób gotowy znika z magazynu inaczej niż przez sprzedaż: przeterminował się, uległ zniszczeniu przy składowaniu lub w transporcie, został wycofany z obrotu albo zniszczył go pracownik lub ktoś obcy. Bez takiego dokumentu w księgach zostaje rozchód, którego nie da się wytłumaczyć, a stan magazynu przestaje odpowiadać zapisom. Księgi uważa się za rzetelne wtedy, gdy zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty (art. 193 § 2 Ordynacji podatkowej). Najważniejsze jest to, kiedy protokół powstaje. Spisany w dniu zniszczenia, z podpisami osób obecnych i zdjęciami, jest dowodem zdarzenia. Spisany po latach, gdy kontrolujący pyta o brakujący towar, jest tylko oświadczeniem. W toku kontroli podatkowej kontrolujący mogą żądać okazania majątku i przeprowadzenia spisu z natury (art. 286 § 1 Ordynacji podatkowej), a o tym, czy strata naprawdę nastąpiła, organ podatkowy rozstrzyga na podstawie całego zebranego materiału (art. 191). Wzór obejmuje dokumentację zdarzenia: kto, co, ile, dlaczego i jak. Nie rozstrzyga o skutkach podatkowych straty (VAT, CIT, PIT) ani o obowiązkach wynikających z przepisów o odpadach, akcyzie, żywności czy sprzęcie elektronicznym. Te kwestie omów z osobą prowadzącą księgi, zanim towar fizycznie zniszczysz.
| Element | Co musi zawierać |
|---|---|
| Oznaczenie przedsiębiorcy, data i numer | Nazwa, adres, NIP i data sporządzenia. Numer ułatwia powiązanie protokołu z zapisem rozchodu w księgach. |
| Skład komisji albo właściciel i świadkowie | Imiona, nazwiska i funkcje osób, które sprawdziły towar. W jednoosobowej działalności rolę komisji pełnią świadkowie. |
| Przyczyna likwidacji i data jej stwierdzenia | Konkretny opis zdarzenia, a przy transporcie także przewoźnik, dokument przewozu i sposób zgłoszenia szkody. |
| Specyfikacja pozycji | Nazwa, indeks, partia, ilość, jednostka, cena jednostkowa i wartość każdej pozycji, zgodnie z fakturami zakupu albo kartoteką. |
| Łączna wartość i podstawa wyceny | Cena nabycia przy towarach i materiałach, koszt wytworzenia przy wyrobach gotowych. Nie wpisuj ceny sprzedaży. |
| Sposób, data i miejsce zniszczenia | Opis pozwalający uznać, że towaru nie da się odzyskać, albo dane podmiotu, któremu go przekazano, z numerem dokumentu przekazania. |
| Załączniki i podpisy | Zdjęcia, faktury, dokument przekazania, list przewozowy, oświadczenie sprawcy. Podpisy wszystkich członków komisji albo właściciela i świadków. |
Specyfikacja jest częścią, którą kontrolujący porównuje z innymi dokumentami, więc każda pozycja musi dać się odnaleźć na fakturze zakupu albo w kartotece magazynowej. Wpisuj nazwę tak, jak brzmi na fakturze, indeks lub kod, numer partii, ilość w tej samej jednostce co na dokumencie zakupu, cenę jednostkową i wartość. Towary handlowe i materiały wyceniaj po cenie nabycia, wyroby gotowe po koszcie wytworzenia. Cena sprzedaży nie jest stratą przedsiębiorcy, tylko utraconym zyskiem, i zawyża wartość w protokole. Jeżeli część partii nadaje się jeszcze do sprzedaży po przecenie, wpisz w protokole tylko to, co faktycznie niszczysz.
Przykład wypełnienia
Gdy niszczysz towar sam, protokół jest głównym dowodem, że towar przestał istnieć. Opisz więc sposób tak, żeby nie budził wątpliwości: otwarte i opróżnione opakowania, zgniecenie, pocięcie, trwałe oznakowanie. Zdjęcia przed i w trakcie wykonaj tak, by widać było etykiety i ilość. Gdy przekazujesz towar firmie zewnętrznej, komisja widzi tylko wydanie towaru z magazynu, nie samo zniszczenie. Dlatego protokół musi wskazać podmiot przejmujący i numer dokumentu, który ten podmiot wystawił, przy odpadach zwykle karty przekazania odpadu. Wydruk tego dokumentu dołącz do protokołu. Czy i jakie obowiązki ewidencyjne masz jako posiadacz odpadu, rozstrzyga ustawa o odpadach, której ten wzór nie omawia.
Wariant dla żywności, kosmetyków, leków i innych towarów, którym upłynął termin przydatności albo data minimalnej trwałości. W opisie podaj partie i daty z opakowań, a w specyfikacji ceny z faktur zakupu. Przy żywności pochodzenia zwierzęcego i lekach sprawdź, czy sposób zniszczenia nie jest uregulowany odrębnie, bo ten wzór tych przepisów nie omawia.
Wariant dla towaru zalanego, zgniecionego, zawilgoconego albo zepsutego w czasie składowania. Jeżeli towar leżał w obcym magazynie na podstawie umowy przechowania, przechowawca był obowiązany zachować go w stanie niepogorszonym (art. 835 Kodeksu cywilnego), a protokół jest dowodem w ewentualnym sporze. Przechowawca nie odpowiada jednak, jeżeli szkoda jest następstwem okoliczności, za które odpowiedzialności nie ponosi (art. 471 Kodeksu cywilnego).
Wariant, w którym towar nie jest niszczony na miejscu, tylko przekazywany firmie zewnętrznej. Komisja potwierdza wtedy, co i w jakiej ilości przekazała, a dowodem dalszego losu towaru jest dokument wystawiony przez podmiot przejmujący, przy odpadach zwykle karta przekazania odpadu. Numer tego dokumentu wpisz w protokole i dołącz jego wydruk.
Wariant dla przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą, który nie ma komu powierzyć zadań komisji. Protokół podpisuje sam właściciel, a jego wiarygodność buduje się świadkami i zdjęciami, bo zeznania świadków są wprost wymienione wśród dowodów w postępowaniu podatkowym (art. 181 Ordynacji podatkowej).
Wariant dla przesyłki dostarczonej w stanie uszkodzonym. Zanim zniszczysz towar, udokumentuj szkodę wobec przewoźnika: zapłata przewoźnego i przyjęcie przesyłki bez zastrzeżeń zamykają roszczenia, poza niewidocznymi uszkodzeniami zgłoszonymi w ciągu tygodnia (art. 791 § 1 Kodeksu cywilnego), a same roszczenia przedawniają się z upływem roku od dostarczenia (art. 792).
Wariant dla towaru, którego nie wolno albo nie opłaca się sprzedać: partii wycofanej przez producenta, towaru z wadą seryjną, sezonowego asortymentu bez wartości handlowej. W protokole wskaż źródło decyzji o wycofaniu, bo bez niego pełnowartościowy na pozór towar trudno wytłumaczyć przy kontroli.
Wariant dla towaru zniszczonego przez pracownika, na przykład przy rozładunku. Protokół utrwala fakty i wartość straty, ale nie przesądza o odpowiedzialności pracownika: to pracodawca musi wykazać jej okoliczności i wysokość szkody (art. 116 Kodeksu pracy). Granice odszkodowania opisujemy w pytaniach i odpowiedziach poniżej.
To jest kompletna treść wzoru. Puste miejsca uzupełni generator powyżej - albo skopiuj tekst i uzupełnij go ręcznie.
Wzór protokół zniszczenia (likwidacji) towaru w formacie Word pobierzesz z generatora przyciskiem „Pobierz Word (DOCX)” - za darmo, bez rejestracji, z już wpisanymi danymi.
Ten sam dokument pobierzesz także jako PDF gotowy do wydruku i podpisu. Plik powstaje w Twojej przeglądarce, danych nigdzie nie wysyłamy.
Wzór jest darmowy w pełnej wersji - żadnego okresu próbnego, żadnego adresu e-mail. Wypełnij, pobierz, podpisz.
Wzór odpowiada stanowi prawnemu na rok 2026. Powołane przepisy sprawdzamy na bieżąco z tekstem ujednoliconym publikowanym przez Sejm (api.sejm.gov.pl).
W przepisach, na których opiera się ten wzór, nie ma nakazu sporządzenia protokołu ani jego urzędowego wzoru. W praktyce jest to jednak jedyny sposób, by wykazać, że towar zniknął z magazynu przez zniszczenie, a nie przez sprzedaż bez dokumentu. W postępowaniu podatkowym dowodem może być wszystko, co pomaga wyjaśnić sprawę (art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej), ale organ ocenia cały materiał (art. 191), więc protokół bez zdjęć i faktur zakupu jest słabszy.
W spółce zwykle komisja powołana przez zarząd, najlepiej z osobą niezależną od działu, który odpowiadał za towar. W jednoosobowej działalności podpisuje właściciel, a jako uzupełnienie świadkowie, których dane trzeba podać tak, żeby dało się ich później wezwać. Zeznania świadków są w postępowaniu podatkowym jednym z wymienionych wprost dowodów (art. 181 Ordynacji podatkowej). Przy przekazaniu firmie zewnętrznej warto uzyskać podpis jej przedstawiciela.
Razem z dokumentami związanymi z prowadzeniem ksiąg, do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej (art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej). Co do zasady zobowiązanie przedawnia się z upływem 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 § 1). Bieg tego terminu może jednak zostać zawieszony albo przerwany (art. 70 § 2-6), więc nie niszcz dokumentów automatycznie po pięciu latach.
To zależy od przepisów ustawy o VAT, których ten wzór nie omawia, i od przyczyny utraty towaru. Właśnie dlatego protokół powinien precyzyjnie opisywać przyczynę i datę jej stwierdzenia: na tych faktach opiera się ocena skutków podatkowych. Zanim podejmiesz decyzję o korekcie albo jej braku, pokaż protokół osobie prowadzącej księgi albo doradcy podatkowemu.
Nie automatycznie. Pracownik odpowiada za szkodę wyrządzoną z jego winy w granicach rzeczywistej straty (art. 114 i 115 Kodeksu pracy), a to pracodawca musi wykazać okoliczności i wysokość szkody (art. 116). Pracownik nie odpowiada, w jakim zakresie pracodawca przyczynił się do szkody, ani za ryzyko działalności (art. 117). Przy winie nieumyślnej odszkodowanie nie przekracza trzymiesięcznego wynagrodzenia (art. 119), a strony mogą zawrzeć ugodę obniżającą jego wysokość (art. 121 § 1). Inaczej jest, gdy towar był pracownikowi powierzony z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się: wtedy odpowiada w pełnej wysokości, a uwolni się, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych (art. 124 § 2 i 3).
Najpierw ustal, czy ryzyko przeszło już na ciebie: niebezpieczeństwo przypadkowej utraty lub uszkodzenia przechodzi na kupującego z chwilą wydania rzeczy, chyba że strony ustaliły inaczej (art. 548 § 1 i 2 Kodeksu cywilnego). Niezależnie od tego zgłoś szkodę przewoźnikowi przed zniszczeniem towaru. Za pieniądze, kosztowności, papiery wartościowe i rzeczy szczególnie cenne przewoźnik odpowiada tylko wtedy, gdy ich właściwości podano przy zawarciu umowy (art. 788 § 3). Za pozostałe przesyłki odszkodowanie nie może przewyższać ich zwykłej wartości (art. 788 § 1). Żadne z tych ograniczeń nie działa, gdy szkoda wynikła z winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa przewoźnika.
Powołane przepisy ostatnio sprawdzone maszynowo z tekstem ujednoliconym w serwisie Sejmu (api.sejm.gov.pl) dnia 21.09.2026. Zmiany w przepisach śledzimy na bieżąco.
Oświadczenie wzór 2026 za darmo, PDF i Word: ogólne, o zmianie adresu, do umowy zlecenia, do najmu okazjonalnego, o stanie majątkowym. Wypełnij online.
Przedsądowe wezwanie do zapłaty wzór 2026 za darmo, PDF i Word. Wypełnij online zgodnie z art. 455 Kodeksu cywilnego, bez rejestracji.
Uznanie długu wzór 2026 za darmo, PDF i Word. Wypełnij online zgodnie z art. 123 Kodeksu cywilnego, bez rejestracji.
Umowa przechowania wzór 2026 za darmo, PDF i Word. Odpłatna lub grzecznościowa, z protokołem stanu rzeczy, zgodnie z art. 835 i nast. Kodeksu cywilnego.
Maszynowo czytelny schemat tego dokumentu: protokol-zniszczenia-towaru.json
