Oświadczenie nabywcy o otrzymaniu towarów w innym państwie UE to pisemne oświadczenie wiedzy, w którym unijny kontrahent potwierdza polskiemu sprzedawcy, że towary zostały przewiezione z Polski do państwa członkowskiego przeznaczenia i tam odebrane. Sprzedawca dołącza je do dokumentacji wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT) jako dowód przemieszczenia towarów, przy czym warunki stawki 0%, katalog dowodów i terminy ich zebrania określają ustawa o VAT i rozporządzenie wykonawcze Rady (UE) nr 282/2011, a nie ten wzór. W postępowaniu podatkowym dowodem jest wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem; organ ocenia go na podstawie całego zebranego materiału (art. 180 § 1 i art. 191 Ordynacji podatkowej, Dz.U. 1997 poz. 926), więc oświadczenie działa razem z fakturą, dokumentem przewozowym i korespondencją, a nie zamiast nich. Do formy pisemnej wystarcza własnoręczny podpis osoby działającej za nabywcę (art. 78 § 1 Kodeksu cywilnego), a podpis kwalifikowany jest jej równoważny (art. 78 z indeksem 1).
Oświadczenie nabywcy o otrzymaniu towarów w innym państwie UE (WDT) - kiedy stosować
Oświadczenia używa polski sprzedawca, który dostarczył towary podatnikowi VAT z innego państwa UE i potrzebuje od niego potwierdzenia, że towary rzeczywiście wyjechały z Polski i dotarły na miejsce. To oświadczenie wiedzy nabywcy: nie tworzy obowiązków, tylko stwierdza fakty, a przepisy o oświadczeniach woli stosuje się do niego odpowiednio (art. 65 z indeksem 1 Kodeksu cywilnego). Wzór przygotowuje pismo dla nabywcy, ale nie rozstrzyga, czy sprzedawcy przysługuje stawka 0%.
Generator obsługuje dwie sytuacje faktyczne: przewóz zorganizowany przez nabywcę (pismo jest wtedy oświadczeniem nabywcy o przybyciu towarów) i przewóz zorganizowany przez sprzedawcę albo jego przewoźnika (pismo jest potwierdzeniem odbioru, z numerem listu przewozowego). Dla stałych kontrahentów jest wersja zbiorcza z wykazem dostaw, a dla nabywców, którzy nie czytają po polsku, wersje polsko-angielska i polsko-niemiecka.
W postępowaniu podatkowym oświadczenie jest jednym z dowodów, które organ ocenia razem z resztą materiału (art. 180 § 1, art. 187 § 1 i art. 191 Ordynacji podatkowej). Nie jest dokumentem urzędowym, więc nie korzysta z mocy, jaką art. 194 nadaje dokumentom wydanym przez organy, i im lepiej zgadza się z fakturą, listem przewozowym i korespondencją, tym więcej waży.
Niezbędne elementy dokumentu
| Element | Co musi zawierać |
|---|
| Data i miejsce wystawienia | Rzeczywista data podpisania przez nabywcę. Data przybycia towarów to osobna informacja i nie może zastępować daty wystawienia. |
| Oznaczenie nabywcy i sprzedawcy | Nazwy, adresy i numery VAT UE obu stron, zgodne z fakturą. Numer nabywcy warto wcześniej sprawdzić w systemie VIES. |
| Powiązanie z fakturą i towarem | Numer i data faktury, rodzaj i ilość towarów. Przy oświadczeniu zbiorczym te dane podaje się w wykazie dla każdej dostawy osobno. |
| Data i miejsce przybycia towarów | Adres, pod który towary faktycznie dotarły, w państwie członkowskim przeznaczenia, oraz dzień przybycia. |
| Osoba przyjmująca towary | Imię, nazwisko i funkcja osoby, która przyjęła towary w imieniu nabywcy, np. kierownika magazynu. |
| Sposób przewozu | Kto zorganizował transport, a przy transporcie sprzedawcy także przewoźnik i numer listu przewozowego CMR. Przy dostawie pojazdu: VIN i numer rejestracyjny. |
| Podpis osoby umocowanej | Podpis członka organu zgodnie ze sposobem reprezentacji nabywcy wynikającym z jego rejestru albo pełnomocnika nabywcy (art. 95 i 96 Kodeksu cywilnego), własnoręczny (art. 78 § 1) albo kwalifikowany elektroniczny (art. 78 z indeksem 1). |
| Data otrzymania przez sprzedawcę | Sprzedawca odnotowuje, kiedy i jak pismo do niego doszło (art. 61 § 1 Kodeksu cywilnego, a przy e-mailu § 2). Ta data ma znaczenie przy terminach z przepisów o VAT. |
Najczęstsze błędy
- Antydatowanie oświadczenia, żeby zmieściło się w terminie. Data wystawienia musi być prawdziwa, a dokument z fałszywą datą obciąża przede wszystkim sprzedawcę, który na nim opiera deklarację.
- Ogólnik w rodzaju „towar dotarł do klienta” bez daty i adresu przybycia oraz bez osoby, która go przyjęła, przez co pismo nie daje się powiązać z konkretną dostawą.
- Oświadczenie zbiorcze, w którym kilka dostaw połączono w jeden wiersz albo podano tylko łączną ilość towarów za miesiąc.
- Podpis osoby, która nie jest uprawniona do działania za nabywcę, np. przypadkowego pracownika, bez pełnomocnictwa i bez wskazania funkcji.
- Dokument wyłącznie w języku obcym. Organ może zażądać tłumaczenia na język polski na koszt strony (art. 189 § 3 Ordynacji podatkowej).
- Przechowywanie oświadczenia tylko w skrzynce mailowej handlowca zamiast w dokumentacji księgowej przez cały okres przedawnienia.
Która wersja - oświadczenie nabywcy czy potwierdzenie odbioru
Wzór zaczyna od pytania, kto zorganizował przewóz, bo od tego zależy, co nabywca w ogóle może potwierdzić. Gdy towary wiezie nabywca albo jego przewoźnik, sprzedawca nie ma własnego dokumentu przewozowego i całą wiedzę o przybyciu towarów czerpie od nabywcy: pismo podaje wtedy datę i miejsce przybycia, osobę przyjmującą i, opcjonalnie, czym towary przewieziono. Gdy przewóz organizuje sprzedawca, nabywca potwierdza odbiór, a pismo wskazuje przewoźnika i numer listu przewozowego, żeby oba dokumenty dało się zestawić.
Która z tych sytuacji odpowiada której ścieżce dowodowej z ustawy o VAT i rozporządzenia 282/2011, ustal przed wysłaniem pisma do nabywcy; wzór tylko opisuje fakty zgodnie z wyborem. Organ i tak ocenia cały zebrany materiał (art. 191 Ordynacji podatkowej), więc zachowaj też zamówienie, korespondencję o odbiorze i potwierdzenie zapłaty.
Przykład wypełnienia
Działając w imieniu nabywcy, oświadczam, że towary objęte fakturą nr FV 112/10/2026 z dnia 6 października 2026 r., wystawioną przez sprzedawcę, tj. płytki ceramiczne gresowe 60 x 60 cm w ilości 24 palety (18 400 kg), zostały przetransportowane z terytorium Rzeczypospolitej Polskiej do państwa członkowskiego przeznaczenia: Niemcy i przybyły tam w dniu 8 października 2026 r. do miejsca: Lagerstraße 4, 04103 Leipzig. Towary przyjął w imieniu nabywcy: Jan Becker, kierownik magazynu.
Przewóz towarów zorganizował nabywca.
Sposób przewozu: samochód ciężarowy nabywcy, nr rej. L-AB 1234.
Jak wypełnić oświadczenie zbiorcze
Oświadczenie zbiorcze ma sens przy stałym kontrahencie, który odbiera kilka dostaw w miesiącu. Pismo zawiera jedno ogólne zdanie o przewiezieniu towarów do państwa przeznaczenia, ale wszystkie szczegóły trafiają do wykazu: jedna dostawa, jeden wiersz, z numerem i datą faktury, rodzajem i ilością towarów, datą i miejscem przybycia oraz osobą przyjmującą. Łączna ilość za miesiąc nie wystarczy, bo nie pozwala przypisać przybycia do konkretnej faktury.
Czy przepisy o VAT dopuszczają zbiorcze oświadczenie w danym trybie i jak liczy się termin dla każdej z objętych nim dostaw, wzór nie rozstrzyga. Jeżeli jedna dostawa z wykazu budzi wątpliwości, np. dotarła w innym miesiącu albo do innego magazynu, lepiej wyłączyć ją do osobnego pisma niż poprawiać wykaz po podpisaniu.
Przykład wypełnienia
Oświadczenie dotyczy dostaw z okresu: październik 2026 r.
1. FV 112/10/2026 z 6 października 2026 r. - płytki ceramiczne, 24 palety - przybycie 8 października 2026 r., Lagerstraße 4, 04103 Leipzig - przyjął Jan Becker, kierownik magazynu
2. FV 131/10/2026 z 15 października 2026 r. - kleje do płytek, 6 palet - przybycie 16 października 2026 r., Lagerstraße 4, 04103 Leipzig - przyjęła Anna Schulz, magazynierka
3. FV 148/10/2026 z 27 października 2026 r. - płytki ceramiczne, 12 palet - przybycie 29 października 2026 r., Industriestraße 9, 06112 Halle - przyjął Peter Krause, kierownik oddziału
Warianty i przykładowe sytuacje
Transport organizuje nabywca
Wariant dla dostawy, w której nabywca odbiera towary w Polsce własnym transportem albo przez przewoźnika, którego sam zlecił. Sprzedawca nie ma wtedy własnego dokumentu przewozowego i opiera się na tym, co poda nabywca: datę i miejsce przybycia, rodzaj i ilość towarów oraz osobę, która przyjęła je w imieniu nabywcy. Przy oświadczeniu składanym w trybie rozporządzenia 282/2011 liczy się także termin jego dostarczenia sprzedawcy, więc sprawdź go w aktualnym tekście przed dostawą.
Wypełnij ten wariant w generatorze
Transport sprzedawcy lub przewoźnika (CMR)
Wariant dla dostawy, którą przewozi sprzedawca albo przewoźnik działający na jego zlecenie. Pismo ma postać potwierdzenia odbioru towarów w państwie przeznaczenia i wskazuje przewoźnika oraz numer listu przewozowego CMR, żeby dało się je zestawić z dokumentem przewozowym i fakturą. Nie zastępuje listu przewozowego, tylko go uzupełnia.
Wypełnij ten wariant w generatorze
Oświadczenie zbiorcze za miesiąc
Wariant dla stałego kontrahenta, który odbiera kilka dostaw w miesiącu i potwierdza je jednym pismem. Zamiast pól jednej faktury pismo zawiera wykaz, w którym każda dostawa ma osobny wiersz z numerem i datą faktury, rodzajem i ilością towarów, datą i miejscem przybycia oraz osobą przyjmującą. Zbiorcza forma nie zwalnia z podania tych danych dla każdej dostawy osobno.
Wypełnij ten wariant w generatorze
Wersja polsko-angielska
Wariant dla kontrahenta, który nie czyta po polsku. Każde zdanie pisma ma wersję polską i angielską (entry certificate, confirmation of arrival), więc nabywca wie, co podpisuje, a sprzedawca ma tekst polski bez osobnego tłumaczenia.
Wypełnij ten wariant w generatorze
Wersja polsko-niemiecka
Wariant dla nabywcy z Niemiec lub Austrii, który woli tekst niemiecki (Gelangensbestätigung, Empfangsbestätigung). Pismo zawiera zdania polskie i niemieckie obok siebie, co zmniejsza ryzyko, że organ zażąda tłumaczenia dokumentu na koszt sprzedawcy (art. 189 § 3 Ordynacji podatkowej), a nabywca podpisuje tekst, który rozumie.
Wypełnij ten wariant w generatorze
Dostawa pojazdu (VIN)
Wariant dla sprzedaży samochodu lub innego środka transportu kontrahentowi z innego państwa UE. Pismo dodaje opis pojazdu, numer VIN i numer rejestracyjny, jeżeli został nadany, bo przy pojeździe sama nazwa towaru z faktury nie pozwala ustalić, który egzemplarz dotarł do państwa przeznaczenia. Wpisz VIN dokładnie tak, jak w dokumentach pojazdu.
Wypełnij ten wariant w generatorze
Oświadczenie wystawione z opóźnieniem
Wariant na sytuację, w której nabywca dosyła oświadczenie po czasie, na prośbę sprzedawcy. Pismo zachowuje rzeczywistą datę wystawienia i dodaje zdanie, że daty przybycia są prawdziwe. Antydatowanie nie jest rozwiązaniem i grozi odpowiedzialnością karną skarbową (zob. ostrzeżenia). Skutki spóźnionego dowodu dla stawki i zasady korekty wynikają z ustawy o VAT, której ten wzór nie omawia.
Wypełnij ten wariant w generatorze
Oświadczenie nabywcy o otrzymaniu towarów w innym państwie UE (WDT) - pełna treść wzoru
To jest kompletna treść wzoru. Puste miejsca uzupełni generator powyżej - albo skopiuj tekst i uzupełnij go ręcznie.
Pokaż pełną treść wzoru
..........................., dnia ...........................
Nabywca: ...........................
adres siedziby: ...........................
numer VAT UE: ...........................
Sprzedawca: ...........................
adres siedziby: ...........................
numer VAT UE: ...........................
OŚWIADCZENIE NABYWCY O PRZYBYCIU TOWARÓW DO INNEGO PAŃSTWA CZŁONKOWSKIEGO UE
Działając w imieniu nabywcy, oświadczam, że towary objęte fakturą nr ........................... z dnia ..........................., wystawioną przez sprzedawcę, tj. ........................... w ilości ..........................., zostały przetransportowane z terytorium Rzeczypospolitej Polskiej do państwa członkowskiego przeznaczenia: ........................... i przybyły tam w dniu ........................... do miejsca: ............................ Towary przyjął(-ęła) w imieniu nabywcy: ............................
Oświadczam, że powyższe dane są zgodne z prawdą.
.............................................
...........................
podpis osoby działającej w imieniu nabywcy, pieczęć nabywcy
Wypełnia sprzedawca - data otrzymania oświadczenia: ...................... sposób otrzymania (oryginał, poczta, e-mail): ......................
Oświadczenie nabywcy o otrzymaniu towarów w innym państwie UE (WDT) wzór Word (DOCX)
Wzór oświadczenie nabywcy o otrzymaniu towarów w innym państwie ue (wdt) w formacie Word pobierzesz z generatora przyciskiem „Pobierz Word (DOCX)” - za darmo, bez rejestracji, z już wpisanymi danymi.
Oświadczenie nabywcy o otrzymaniu towarów w innym państwie UE (WDT) wzór PDF
Ten sam dokument pobierzesz także jako PDF gotowy do wydruku i podpisu. Plik powstaje w Twojej przeglądarce, danych nigdzie nie wysyłamy.
Oświadczenie nabywcy o otrzymaniu towarów w innym państwie UE (WDT) do pobrania za darmo
Wzór jest darmowy w pełnej wersji - żadnego okresu próbnego, żadnego adresu e-mail. Wypełnij, pobierz, podpisz.
Aktualność wzoru na rok 2026
Wzór odpowiada stanowi prawnemu na rok 2026. Powołane przepisy sprawdzamy na bieżąco z tekstem ujednoliconym publikowanym przez Sejm (api.sejm.gov.pl).
Najczęściej zadawane pytania
Czy samo oświadczenie nabywcy wystarczy do stawki 0%?
Tego ten wzór nie przesądza. Warunki stawki 0% przy WDT i lista dowodów wynikają z ustawy o VAT i rozporządzenia 282/2011, a organ podatkowy zbiera i rozpatruje cały materiał dowodowy (art. 187 § 1 Ordynacji podatkowej) i na jego podstawie ocenia, czy okoliczność została udowodniona (art. 191). Oświadczenie kontrahenta nie jest dokumentem urzędowym, więc nie ma szczególnej mocy z art. 194. Najwięcej waży wtedy, gdy zgadza się z fakturą, dokumentem przewozowym, korespondencją i potwierdzeniem zapłaty.
Czy wystarczy skan oświadczenia przesłany mailem?
Skan z podpisem albo PDF przesłany mailem jest dokumentem w rozumieniu Kodeksu cywilnego (art. 77 z indeksem 3); formę dokumentową zachowuje, jeżeli pozwala ustalić osobę składającą oświadczenie (art. 77 z indeksem 2). Formę pisemną spełnia dopiero własnoręczny podpis na dokumencie (art. 78 § 1) albo podpis kwalifikowany (art. 78 z indeksem 1). Przekazane teksty nie rozstrzygają, czy przepisy o VAT wymagają tu konkretnej formy; w postępowaniu podatkowym dowodem może być wszystko, co pomaga wyjaśnić sprawę, a nie jest sprzeczne z prawem (art. 180 § 1). Bezpieczniej jest poprosić o oryginał albo podpis kwalifikowany i zachować maila, z którym przyszedł skan.
Czy oświadczenie musi być po polsku?
Przekazane przepisy nie wymagają, żeby nabywca pisał po polsku, ale organ podatkowy może żądać od strony tłumaczenia na język polski dokumentacji sporządzonej w języku obcym, a strona wykonuje je na własny koszt (art. 189 § 3 Ordynacji podatkowej). Dlatego wzór zawsze zawiera tekst polski, a w wersjach dwujęzycznych dodaje angielski albo niemiecki zdanie po zdaniu. Nabywca podpisuje wtedy tekst, który rozumie, a sprzedawca nie musi zamawiać tłumaczenia.
Kto może podpisać oświadczenie w imieniu nabywcy?
Osoba umocowana do działania za nabywcę: członek organu zgodnie ze sposobem reprezentacji spółki albo pełnomocnik (art. 95 i 96 Kodeksu cywilnego). Osoba przyjmująca towary, np. magazynier, jest w piśmie wymieniona z imienia, nazwiska i funkcji, ale nie musi być tą samą osobą, która podpisuje. Wpisz imię, nazwisko i funkcję podpisującego, żeby w razie pytań organu dało się ustalić, kto potwierdził fakty.
Co zrobić, gdy nabywca przysłał oświadczenie po terminie?
Nie zmieniaj daty wystawienia i nie proś nabywcy o antydatowanie. Wariant „po terminie” zachowuje prawdziwą datę i dodaje zdanie, że daty przybycia towarów są rzeczywiste. Jak spóźniony dowód wpływa na stawkę i czy potrzebna jest korekta, rozstrzyga ustawa o VAT, której ten wzór nie omawia, więc ustal to z księgowością. Podanie nieprawdy w deklaracji, które naraża podatek na uszczuplenie, podlega karze z art. 56 Kodeksu karnego skarbowego (§ 1, a przy niższych kwotach § 2-3).
Jak długo przechowywać oświadczenie?
Razem z fakturą i dokumentami przewozu, do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej (art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej). Zobowiązanie przedawnia się co do zasady po 5 latach od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 § 1), ale bieg tego terminu może zostać zawieszony, np. z dniem wszczęcia postępowania w sprawie o przestępstwo lub wykroczenie skarbowe, o którym podatnik został zawiadomiony, jeżeli podejrzenie wiąże się z niewykonaniem tego zobowiązania (art. 70 § 6 pkt 1), albo przerwany przez ogłoszenie upadłości lub zastosowanie środka egzekucyjnego, o którym podatnik został zawiadomiony (art. 70 § 3-4). Nie licz więc 5 lat od daty dostawy.
Podstawa prawna
Powołane przepisy ostatnio sprawdzone maszynowo z tekstem ujednoliconym w serwisie Sejmu (api.sejm.gov.pl) dnia 21.09.2026. Zmiany w przepisach śledzimy na bieżąco.
- Ordynacja podatkowa
- jako dowód dopuszcza się wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem (§ 1)
- Ordynacja podatkowa
- przykładowy katalog dowodów w postępowaniu podatkowym, w tym dokumenty
- Ordynacja podatkowa
- obowiązek zebrania i wyczerpującego rozpatrzenia całego materiału dowodowego
- Ordynacja podatkowa
- termin na przedstawienie dowodu (§ 1, § 2); żądanie tłumaczenia na język polski dokumentacji w języku obcym, na koszt strony (§ 3)
- Ordynacja podatkowa
- ocena, czy okoliczność została udowodniona, na podstawie całego materiału dowodowego
- Ordynacja podatkowa
- moc dowodowa dokumentów urzędowych; przepis nie obejmuje dokumentów prywatnych, takich jak oświadczenie kontrahenta
- Ordynacja podatkowa
- przechowywanie ksiąg i związanych z nimi dokumentów do upływu okresu przedawnienia zobowiązania, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej
- Ordynacja podatkowa
- przedawnienie zobowiązania podatkowego z upływem 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (§ 1); przerwanie biegu przez ogłoszenie upadłości i środek egzekucyjny, o którym podatnik został zawiadomiony (§ 3-4); zawieszenie z dniem wszczęcia postępowania karnego skarbowego, o którym podatnik został zawiadomiony, jeżeli wiąże się z niewykonaniem zobowiązania (§ 6 pkt 1)
- Kodeks cywilny
- wyrażenie woli każdym zachowaniem, także w postaci elektronicznej
- Kodeks cywilny
- chwila złożenia oświadczenia innej osobie (§ 1) i w postaci elektronicznej (§ 2)
- Kodeks cywilny
- odpowiednie stosowanie przepisów o oświadczeniach woli do innych oświadczeń
- Kodeks cywilny
- forma dokumentowa - dokument umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie
- Kodeks cywilny
- dokument jako nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią
- Kodeks cywilny
- forma pisemna - własnoręczny podpis na dokumencie obejmującym treść oświadczenia
- Kodeks cywilny
- forma elektroniczna z kwalifikowanym podpisem, równoważna formie pisemnej
- Kodeks cywilny
- dokonanie czynności przez przedstawiciela i jej skutki dla reprezentowanego
- Kodeks cywilny
- umocowanie z ustawy (przedstawicielstwo ustawowe) albo z pełnomocnictwa
- Kodeks karny skarbowy
- podanie nieprawdy lub zatajenie prawdy w deklaracji lub oświadczeniu, przez co podatek zostaje narażony na uszczuplenie (§ 1); przy kwocie małej wartości albo nieprzekraczającej ustawowego progu łagodniejsza kara z § 2 lub § 3
- Kodeks karny skarbowy
- wprowadzenie organu w błąd danymi niezgodnymi ze stanem rzeczywistym, narażające na nienależny zwrot podatku, w szczególności podatku naliczonego w VAT
Powiązane dokumenty
- Zlecenie transportowe - wzór
Zlecenie transportowe wzór 2026 za darmo, PDF i Word. Przewóz krajowy, CMR i zlecenie spedycyjne z karami umownymi, zgodnie z art. 774 KC.
- Oświadczenie - wzór
Oświadczenie wzór 2026 za darmo, PDF i Word: ogólne, o zmianie adresu, do umowy zlecenia, do najmu okazjonalnego, o stanie majątkowym. Wypełnij online.
- Pismo przewodnie - wzór
Pismo przewodnie wzór 2026 za darmo, PDF i Word. Do sądu z sygnaturą akt, do urzędu, do sprostowanego świadectwa pracy i wniosku o dofinansowanie.
- Czynny żal - wzór
Czynny żal wzór 2026 za darmo, PDF i Word. Wypełnij online zgodnie z art. 16 Kodeksu karnego skarbowego, bez rejestracji.
Maszynowo czytelny schemat tego dokumentu: oswiadczenie-nabywcy-wdt.json
