Lista obecności to dokument, na którym pracownicy potwierdzają przybycie i obecność w pracy, najczęściej własnoręcznym podpisem w każdym dniu pracy. Kodeks pracy nie narzuca jej wzoru: przyjęty u pracodawcy sposób potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności ustala regulamin pracy, jeżeli u pracodawcy obowiązuje (art. 104 z indeksem 1 § 1 pkt 9 Kodeksu pracy, Dz.U. 1974 poz. 141), więc może to być papierowa lista, karta albo system elektroniczny. Lista nie zastępuje ewidencji czasu pracy, którą pracodawca prowadzi dla każdego pracownika do celów prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń (art. 149 § 1). Za nieprzestrzeganie przyjętego sposobu potwierdzania obecności pracodawca może zastosować karę upomnienia albo nagany (art. 108 § 1).
Twoje dane nie opuszczają przeglądarki. Dokument powstaje bezpośrednio na Twoim urządzeniu i nic z tego, co wpiszesz, nie jest nigdzie wysyłane.
Psst, gotowe? Zrób sobie pięciominutową przerwę.
Wesprzyj mnie i wyhoduj bonsai w przeglądarce (moja gra, po angielsku) Dodaj do listy życzeń na SteamieJeśli ten wzór oszczędził Ci czas, możesz mnie wesprzeć i postawić mi kawę. Nic się przez to nie odblokowuje - wszystko w tym serwisie jest i pozostanie za darmo.
Rozpoczęty dokument zostaje zapisany wyłącznie w Twojej przeglądarce i po 48 godzinach sam się usuwa.
Listę obecności prowadzi pracodawca albo w jego imieniu kierownik działu, żeby pracownicy codziennie potwierdzali przybycie do pracy. Kodeks pracy nie wymaga właśnie listy: wymaga, by regulamin pracy, jeżeli u pracodawcy obowiązuje, ustalał przyjęty u pracodawcy sposób potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności (art. 104 z indeksem 1 § 1 pkt 9). Papierowa lista z podpisami jest najprostszym takim sposobem, obok kart, czytników i aplikacji. Lista mówi, czy pracownik był w pracy, a nie ile pracował. Godziny, nadgodziny, porę nocną, urlopy i zwolnienia zapisuje ewidencja czasu pracy, którą pracodawca prowadzi dla każdego pracownika niezależnie od listy (art. 149 § 1). Dzienna lista z godzinami przyjścia i wyjścia może być źródłem danych do ewidencji, ale jej nie zastępuje. Osobne zastosowanie to lista uczestników szkolenia albo zebrania. Przy szkoleniu BHP podpis uczestnika potwierdza też zapoznanie się z omówionymi przepisami, do czego pracownik jest obowiązany (art. 237 z indeksem 4 § 3). Przy zebraniu lista pozwala później wykazać, kto był obecny, gdy przekazywano informacje.
| Element | Co musi zawierać |
|---|---|
| Oznaczenie pracodawcy i działu | Nazwa pracodawcy, a przy kilku działach także komórka organizacyjna, której dotyczy lista. |
| Okres albo dzień, którego dotyczy lista | Miesiąc na liście miesięcznej, konkretna data na liście dziennej, szkoleniowej i z zebrania. |
| Imię i nazwisko pracownika lub uczestników | Bez numeru PESEL, adresu i innych danych, które do potwierdzenia obecności nie są potrzebne. |
| Miejsce na podpis przy każdym dniu lub osobie | Na liście dziennej także godzina przyjścia i wyjścia. Podpis składa pracownik osobiście, w dniu, którego dotyczy. |
| Oznaczenia dni wolnych i nieobecności | Tylko rodzaj nieobecności (urlop, choroba, nieobecność usprawiedliwiona lub nie), bez przyczyny ani rozpoznania. Podróż służbowa to czas pracy (art. 128 § 1), a nie nieobecność. |
| Temat, czas trwania i prowadzący szkolenie lub zebranie | Przy szkoleniu BHP także jego rodzaj: przed dopuszczeniem do pracy albo okresowe (art. 237 z indeksem 3 § 2). |
| Podpis osoby prowadzącej listę | Kierownika albo pracownika kadr, który odpowiada za oznaczenia nieobecności, a przy szkoleniu podpis prowadzącego. |
To dwa różne dokumenty o różnych podstawach. Ewidencję czasu pracy pracodawca prowadzi z mocy ustawy dla każdego pracownika, żeby prawidłowo ustalić wynagrodzenie i inne świadczenia, i udostępnia ją pracownikowi na żądanie (art. 149 § 1). Sposób, w jaki pracownicy potwierdzają przybycie i obecność, ustala regulamin pracy, jeżeli u pracodawcy obowiązuje (art. 104 z indeksem 1 § 1 pkt 9). Pracodawca bez regulaminu stosuje sposób przyjęty u siebie (art. 108 § 1). Regulamin jest obowiązkowy u pracodawcy zatrudniającego co najmniej 50 pracowników, a przy 20-49 pracownikach na wniosek zakładowej organizacji związkowej, chyba że te sprawy reguluje układ zbiorowy pracy (art. 104). W praktyce lista jest źródłem, z którego zasila się ewidencję: pokazuje, w które dni pracownik był, a w które go nie było i dlaczego. Dopiero ewidencja przelicza to na godziny, nadgodziny i wymiar obniżony o usprawiedliwione nieobecności (art. 130 § 3). Godzin pracy nie ewidencjonuje się tylko u trzech grup: pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt właśnie za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej (art. 149 § 2). Inny ryczałt nie zwalnia z ewidencjonowania godzin. Wyłączenie obejmuje tylko godziny pracy, a nie całą ewidencję. U tych osób lista bywa jedynym bieżącym zapisem obecności.
Oznaczenia na liście są umowne, ważne jest tylko, by były jednolite i objaśnione na tej samej karcie. Wpisuj rodzaj nieobecności, a nie jej przyczynę: przy zwolnieniu lekarskim wystarczy CH, bez rozpoznania. Podróż służbowa to czas pracy w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę (art. 128 § 1). Czas szkolenia obowiązkowego lub odbywanego na polecenie przełożonego poza normalnymi godzinami pracy wlicza się do czasu pracy (art. 94 z indeksem 13). Takie dni oznaczaj osobno, nie jako nieobecność. Nie wpisuj NN, zanim pracownik miał możliwość usprawiedliwienia nieobecności. Sposób usprawiedliwiania określa regulamin pracy, jeżeli u pracodawcy obowiązuje (art. 104 z indeksem 1 § 1 pkt 9) i przepisy wykonawcze, których ten wzór nie odtwarza. Brak podpisu przy dniu, w którym pracownik był w pracy, skoryguj adnotacją przełożonego zamiast oznaczenia nieobecności.
Przykład wypełnienia
Pracodawca musi przeszkolić pracownika w dziedzinie BHP przed dopuszczeniem go do pracy i prowadzić szkolenia okresowe (art. 237 z indeksem 3 § 2). Szkolenia przed dopuszczeniem nie trzeba powtarzać, gdy pracownik wraca na to samo stanowisko u tego samego pracodawcy bezpośrednio na podstawie kolejnej umowy. Szkolenie okresowe nie jest wymagane na stanowisku administracyjno-biurowym, jeżeli przeważająca działalność pracodawcy ma kategorię ryzyka nie wyższą niż trzecia, chyba że ocena ryzyka wskazuje inaczej (§ 2 z indeksem 2). Szkolenia te odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy (§ 3). Pracownik jest obowiązany potwierdzić zapoznanie się z przepisami i zasadami BHP w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 237 z indeksem 4 § 3), a podpis na liście szkoleniowej jest wygodnym sposobem takiego potwierdzenia. Szczegółowy sposób dokumentowania szkolenia określa jednak rozporządzenie wydane na podstawie art. 237 z indeksem 5, więc lista uzupełnia wymaganą tam dokumentację, a nie ją zastępuje.
Klasyczna miesięczna lista obecności jednego pracownika: wiersz na każdy dzień miesiąca, kolumna na podpis i kolumna na oznaczenie dnia wolnego, urlopu albo innej nieobecności. To najczęstszy sposób potwierdzania przybycia do pracy ustalany w regulaminie pracy (art. 104 z indeksem 1 § 1 pkt 9 Kodeksu pracy). Dane pracownika i miesiąc wpisujesz sam.
Lista na jeden dzień dla wielu osób, z godziną przyjścia i wyjścia oraz podpisem przy każdej z nich. Przydaje się tam, gdzie godziny pracy różnią się między pracownikami albo gdzie lista ma być źródłem danych do ewidencji czasu pracy. Sama lista ewidencji nie zastępuje: nadgodziny, porę nocną i urlopy pracodawca i tak musi rozliczyć w ewidencji z art. 149.
Lista dla uczestników szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, przed dopuszczeniem do pracy albo okresowego (art. 237 z indeksem 3 § 2 Kodeksu pracy). Podpis uczestnika potwierdza udział i zapoznanie się z omówionymi przepisami BHP, co pracownik ma obowiązek potwierdzić w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 237 z indeksem 4 § 3). Rodzaj i temat szkolenia wpisujesz sam.
Lista dla uczestników zebrania pracowników, narady działu albo spotkania informacyjnego. Zawiera przedmiot spotkania, datę, godziny, miejsce, prowadzącego oraz ponumerowane wiersze na imię i nazwisko, stanowisko i podpis. Przydaje się, gdy trzeba później wykazać, kto otrzymał na zebraniu określone informacje.
Miesięczna lista z objaśnieniem oznaczeń: dzień wolny, urlop wypoczynkowy i bezpłatny, zwolnienie lekarskie, podróż służbowa, szkolenie poza zakładem, nieobecność usprawiedliwiona i nieusprawiedliwiona. Podróż służbowa jest tu oznaczona osobno, bo to czas pracy w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę (art. 128 § 1 Kodeksu pracy), a nie nieobecność.
To jest kompletna treść wzoru. Puste miejsca uzupełni generator powyżej - albo skopiuj tekst i uzupełnij go ręcznie.
Wzór lista obecności pracowników w formacie Word pobierzesz z generatora przyciskiem „Pobierz Word (DOCX)” - za darmo, bez rejestracji, z już wpisanymi danymi.
Ten sam dokument pobierzesz także jako PDF gotowy do wydruku i podpisu. Plik powstaje w Twojej przeglądarce, danych nigdzie nie wysyłamy.
Wzór jest darmowy w pełnej wersji - żadnego okresu próbnego, żadnego adresu e-mail. Wypełnij, pobierz, podpisz.
Wzór odpowiada stanowi prawnemu na rok 2026. Powołane przepisy sprawdzamy na bieżąco z tekstem ujednoliconym publikowanym przez Sejm (api.sejm.gov.pl).
Kodeks pracy nie nakazuje prowadzenia listy jako takiej. Wymaga, by regulamin pracy ustalał sposób potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności (art. 104 z indeksem 1 § 1 pkt 9), a regulamin jest obowiązkowy od 50 pracowników, przy 20-49 na wniosek związku zawodowego (art. 104). Wybrany sposób może być listą, kartą albo systemem elektronicznym. Obowiązkowa jest natomiast zawsze ewidencja czasu pracy (art. 149 § 1).
Za nieprzestrzeganie przyjętego sposobu potwierdzania obecności pracodawca może zastosować karę upomnienia albo nagany (art. 108 § 1). Kara pieniężna wchodzi w grę dopiero przy poważniejszych przewinieniach, m.in. opuszczeniu pracy bez usprawiedliwienia (art. 108 § 2), i nie może przekroczyć jednodniowego wynagrodzenia za przekroczenie ani łącznie dziesiątej części wynagrodzenia do wypłaty po potrąceniach wskazanych w tym przepisie (§ 3). Karę stosuje się po wysłuchaniu pracownika i zawiadamia o niej na piśmie (art. 109 i 110), a pracownik może wnieść sprzeciw w ciągu 7 dni (art. 112 § 1).
Nie. Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 § 1), więc podróż służbowa nie jest nieobecnością. Szkolenie obowiązkowe albo odbywane na polecenie przełożonego odbywa się na koszt pracodawcy, a jego czas poza normalnymi godzinami pracy wlicza się do czasu pracy (art. 94 z indeksem 13). Na liście oznacz takie dni osobnym symbolem.
Elektronicznie tak, jeżeli taki sposób potwierdzania obecności przewiduje regulamin pracy (art. 104 z indeksem 1 § 1 pkt 9) albo układ zbiorowy pracy. Pracodawca, który nie ma obowiązku wprowadzenia regulaminu (art. 104 § 2), stosuje sposób przyjęty u siebie (art. 108 § 1). Z odciskiem palca jest trudniej: Kodeks pracy dopuszcza przetwarzanie danych biometrycznych na podstawie zgody tylko wtedy, gdy pracownik przekazuje je z własnej inicjatywy (art. 22 z indeksem 1b § 1), a poza tym przy kontroli dostępu do szczególnie ważnych informacji lub pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony (§ 2). Zwykłe potwierdzanie przyjścia do pracy zazwyczaj nie mieści się w tym drugim przypadku. Pracownik nie musi zgadzać się na odcisk palca i może cofnąć zgodę w każdej chwili. Brak zgody albo jej wycofanie nie może być podstawą niekorzystnego traktowania pracownika ani powodować wobec niego żadnych negatywnych konsekwencji. W szczególności nie może być przyczyną wypowiedzenia umowy o pracę ani jej rozwiązania bez wypowiedzenia (art. 22 z indeksem 1b § 1 w związku z art. 22 z indeksem 1a § 2).
Kodeks pracy w przepisach, na których opiera się ten wzór, nie wskazuje osobnego okresu dla samej listy. Dokumentację pracowniczą przechowuje się przez okres zatrudnienia i 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy ustał (art. 94 pkt 9b), a dłużej, gdy może być dowodem w postępowaniu (art. 94 z indeksem 4). Ostrożne podejście to trzymanie listy co najmniej tak długo jak ewidencji czasu pracy, którą zasila. Przepisy wykonawcze o dokumentacji pracowniczej mogą to rozstrzygać dokładniej, więc warto je sprawdzić.
Powołane przepisy ostatnio sprawdzone maszynowo z tekstem ujednoliconym w serwisie Sejmu (api.sejm.gov.pl) dnia 21.09.2026. Zmiany w przepisach śledzimy na bieżąco.
Wniosek o urlop wypoczynkowy wzór 2026 za darmo, PDF i Word. Zgodny z Kodeksem pracy, z wariantem urlopu na żądanie, bez rejestracji.
Maszynowo czytelny schemat tego dokumentu: lista-obecnosci.json
