Protokół z zebrania wspólnoty mieszkaniowej to dokument, w którym spisuje się przebieg zebrania ogółu właścicieli lokali: kto był obecny i z jakimi udziałami, kto prowadził zebranie, jaki był porządek obrad i jak głosowano nad uchwałami. Ustawa o własności lokali (Dz.U. 1994 poz. 388) nie określa treści ani formy protokołu. Wymaga natomiast, żeby zarząd zwoływał zebranie co najmniej raz w roku, nie później niż w pierwszym kwartale (art. 30 ust. 1 pkt 3), i zawiadamiał o nim każdego właściciela na piśmie przynajmniej na tydzień przed terminem, podając dzień, godzinę, miejsce i porządek obrad (art. 32). Uchwały zapadają większością głosów liczoną według wielkości udziałów, chyba że w danej sprawie obowiązuje zasada jeden właściciel - jeden głos (art. 23 ust. 2), a głosy oddane na zebraniu można uzupełnić indywidualnym zbieraniem głosów przez zarząd (art. 23 ust. 1). W budynku, w którym są nie więcej niż trzy lokale, do zarządu stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego o współwłasności (art. 19), o ile sposobu zarządu nie określono w umowie notarialnej ani w uchwale zaprotokołowanej przez notariusza (art. 18 ust. 1 i 3).
Protokół z zebrania wspólnoty mieszkaniowej - kiedy stosować
Protokół sporządzasz po każdym zebraniu ogółu właścicieli lokali, zarówno corocznym, które zarząd musi zwołać najpóźniej w pierwszym kwartale (art. 30 ust. 1 pkt 3 ustawy o własności lokali), jak i zwołanym w razie potrzeby albo na wniosek właścicieli dysponujących co najmniej 1/10 udziałów (art. 31). Ustawa nie wymaga protokołu wprost i nie mówi, kto go podpisuje, ale bez niego trudno później wykazać, kto głosował, jakimi udziałami i nad jakim tekstem uchwały. A właśnie tego dotyczy każdy spór o uchwałę zaskarżoną do sądu (art. 25). Protokół nie zastępuje uchwał. Uchwała to odrębny dokument z numerem, przedmiotem i treścią rozstrzygnięcia, a protokół opisuje, jak do niej doszło: zwołanie, obecność, porządek obrad, dyskusję i wynik głosowania. Teksty uchwał z listami głosowania dołącz do protokołu jako załącznik. Jeżeli część głosów zarząd dozbiera po zebraniu indywidualnie (art. 23 ust. 1), protokół zapisuje tylko wynik z zebrania, a ostateczny wynik znajdzie się w uchwale. W budynku z nie więcej niż trzema lokalami zasady są inne. Do zarządu stosuje się wtedy przepisy Kodeksu cywilnego o współwłasności (art. 19), o ile sposobu zarządu nie określono w umowie notarialnej ani w uchwale zaprotokołowanej przez notariusza (art. 18 ust. 1 i 3). Wtedy protokół zapisuje zgody poszczególnych współwłaścicieli z ich udziałami, a czynność przekraczająca zwykły zarząd wymaga zgody wszystkich (art. 199 Kodeksu cywilnego). Wzór nie dotyczy budynków zarządzanych przez spółdzielnię mieszkaniową.
Niezbędne elementy dokumentu
| Element | Co musi zawierać |
|---|
| Oznaczenie wspólnoty, daty i miejsca zebrania | Nazwa wspólnoty, adres nieruchomości, data, miejsce i godziny zebrania. Data zebrania otwiera termin zaskarżenia uchwał podjętych na zebraniu (art. 25 ust. 1a). |
| Kto i na jakiej podstawie zwołał zebranie | Zebranie coroczne (art. 30 ust. 1 pkt 3 lub ust. 1a), zwołane w razie potrzeby albo na wniosek właścicieli z co najmniej 1/10 udziałów (art. 31). |
| Sposób i data zawiadomienia | Zawiadomienie na piśmie przynajmniej na tydzień przed zebraniem, z dniem, godziną, miejscem i porządkiem obrad (art. 32). Kopię zawiadomienia dołącz do protokołu. |
| Obecność z udziałami | Suma udziałów obecnych i reprezentowanych oraz suma wszystkich udziałów. Lista obecności z numerami lokali, udziałami i podpisami jako załącznik. |
| Przewodniczący, protokolant i porządek obrad | Kto prowadził zebranie i kto pisał protokół, porządek obrad z zawiadomienia oraz wnioski o jego zmianę zgłoszone na sali. |
| Przebieg dyskusji | Streszczenie wystąpień i wyjaśnień zarządu w każdym punkcie, zwłaszcza zastrzeżeń zgłaszanych przed głosowaniem. |
| Wyniki głosowań | Przy każdej uchwale głosy za, przeciw i wstrzymujące się, zasada liczenia (udziały albo jeden głos, art. 23 ust. 2) oraz informacja, czy głosowanie będzie kontynuowane indywidualnie. |
| Podpisy | Podpisy przewodniczącego i protokolanta, a w małej wspólnocie także obecnych współwłaścicieli, których zgody protokół dokumentuje. |
Najczęstsze błędy
- Zapisanie samego wyniku „uchwała przyjęta” bez liczby udziałów za, przeciw i wstrzymujących się oraz bez sumy wszystkich udziałów, przez co nie da się sprawdzić, czy uchwała uzyskała większość.
- Głosowanie nad sprawą, której nie było w porządku obrad podanym w zawiadomieniu (art. 32 ust. 2). Uchwała podjęta z naruszeniem przepisów może zostać zaskarżona (art. 25 ust. 1).
- Ogłoszenie, że uchwała „nie przeszła”, choć zarząd zamierza dozbierać głosy nieobecnych. Protokół powinien wyraźnie wskazać, nad którymi projektami głosowanie jest kontynuowane w trybie indywidualnym.
- Brak listy obecności z udziałami albo dopuszczenie do głosowania pełnomocnika bez dołączenia pełnomocnictwa do protokołu.
- Liczenie głosów „po jednym na właściciela” bez podstawy: postanowienia w umowie albo w uchwale (art. 23 ust. 2) albo żądania właścicieli mających łącznie co najmniej 1/5 udziałów, gdy suma udziałów nie jest równa 1 lub większość udziałów należy do jednego właściciela (art. 23 ust. 2a). Liczenie „po jednym na mieszkanie” nie jest zasadą ustawową.
- W małej wspólnocie, w której sposobu zarządu nie określono w umowie notarialnej ani w uchwale zaprotokołowanej przez notariusza (art. 18 ust. 1 i 3), traktowanie zebrania jak w dużej wspólnocie i uznanie większości za wystarczającą do czynności przekraczającej zwykły zarząd, która wymaga wtedy zgody wszystkich (art. 199 Kodeksu cywilnego).
Jak zapisać wyniki głosowań w protokole
Uchwały zapadają większością głosów właścicieli lokali liczoną według wielkości udziałów (art. 23 ust. 2 ustawy o własności lokali). Udział odpowiada stosunkowi powierzchni użytkowej lokalu z pomieszczeniami przynależnymi do powierzchni wszystkich lokali (art. 3 ust. 3), a spis właścicieli i udziałów prowadzi zarząd (art. 29 ust. 1b). Dotychczasowy właściciel, na przykład deweloper, głosuje udziałami lokali niewyodrębnionych (art. 4 ust. 1). Zapisz w protokole liczby, nie oceny. Przy każdej uchwale podaj udziały oddane za, przeciw i wstrzymujące się, a w części o obecności sumę udziałów obecnych i sumę wszystkich udziałów. Ustawa nie wymaga kworum, ale z samego „przyjęto większością głosów” nikt nie sprawdzi, czy większość rzeczywiście była. Jeżeli w jakiejś sprawie głosowano według zasady jeden właściciel - jeden głos, zaznacz to przy tej uchwale; współwłaściciele lokalu oddają wtedy głos przez pełnomocnika ustanowionego na piśmie (art. 23 ust. 2b).
Przykład wypełnienia
Uchwała nr 2/2026 w sprawie przyjęcia rocznego planu gospodarczego na rok 2026. Głosy liczono według wielkości udziałów (art. 23 ust. 2 ustawy o własności lokali).
Za: 0,4510. Przeciw: 0,1190. Wstrzymujące się: 0,0420. Obecni i reprezentowani: 0,6120 przy sumie udziałów 1,0000.
Głosowanie będzie kontynuowane w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd.
Gdy na zebraniu zabrakło głosów
Uchwała może być wynikiem głosów oddanych częściowo na zebraniu, a częściowo w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd (art. 23 ust. 1). Jeżeli obecni nie dysponują udziałami wystarczającymi do rozstrzygnięcia, przewodniczący nie musi ogłaszać, że uchwała upadła. W protokole zapisz wynik z zebrania i wskaż, nad którymi projektami zarząd będzie dalej zbierał głosy. Po zakończeniu zbierania zarząd sporządza uchwałę z łącznym wynikiem i powiadamia na piśmie każdego właściciela o jej treści (art. 23 ust. 3). Od tego powiadomienia biegnie termin zaskarżenia dla uchwały podjętej w trybie indywidualnym (art. 25 ust. 1a); przy trybie mieszanym ustawa nie mówi wprost, która data decyduje. Jeżeli wymaganej większości nie uda się zebrać, zarząd może żądać rozstrzygnięcia przez sąd w postępowaniu nieprocesowym (art. 24).
Warianty i przykładowe sytuacje
Coroczne zebranie wspólnoty
Wariant dla zebrania, które zarząd zwołuje co najmniej raz w roku, nie później niż w pierwszym kwartale (art. 30 ust. 1 pkt 3 ustawy o własności lokali). Jego przedmiotem powinny być w szczególności roczny plan gospodarczy i opłaty na pokrycie kosztów zarządu, ocena pracy zarządu oraz sprawozdanie zarządu i uchwała w przedmiocie absolutorium (art. 30 ust. 2, art. 29 ust. 2). Przyjęcie planu i ustalenie wysokości opłat to czynności przekraczające zwykły zarząd, które wymagają uchwały (art. 22 ust. 3 pkt 2 i 3).
Wypełnij ten wariant w generatorze
Na wniosek 1/10 udziałów - remont
Wariant dla zebrania zwołanego przez zarząd na wniosek właścicieli dysponujących co najmniej 1/10 udziałów (art. 31 lit. b ustawy o własności lokali), na którym głosuje się nad remontem i wpłatami na jego pokrycie. Przekazane przepisy nie posługują się pojęciem funduszu remontowego: wydatki na remonty zaliczają do kosztów zarządu (art. 14 pkt 1), a ustalenie wysokości opłat na te koszty wymaga uchwały (art. 22 ust. 3 pkt 3). Czynności zwykłego zarządu zarząd podejmuje samodzielnie (art. 22 ust. 1). Jeżeli remont przekracza zakres zwykłego zarządu, potrzebna jest uchwała w sprawie remontu wyrażająca zgodę na tę czynność i udzielająca zarządowi pełnomocnictwa do zawarcia umowy z wykonawcą (art. 22 ust. 2).
Wypełnij ten wariant w generatorze
Brak większości - dalsze zbieranie głosów
Wariant dla zebrania, na którym głosy oddane przez obecnych nie przesądziły o wyniku i zarząd dozbiera głosy nieobecnych. Uchwała może być wynikiem głosów oddanych częściowo na zebraniu, a częściowo w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd (art. 23 ust. 1 ustawy o własności lokali). O treści tak podjętej uchwały każdy właściciel powinien zostać powiadomiony na piśmie (art. 23 ust. 3). Jeżeli wymaganej większości nie uda się uzyskać, zarząd może żądać rozstrzygnięcia przez sąd (art. 24).
Wypełnij ten wariant w generatorze
Mała wspólnota (do 3 lokali)
Wariant dla nieruchomości, w której liczba lokali wyodrębnionych i niewyodrębnionych nie przekracza trzech, a sposobu zarządu nie określono w umowie notarialnej ani w uchwale zaprotokołowanej przez notariusza (art. 18 ust. 1 i 3 ustawy o własności lokali). Do zarządu stosuje się wtedy przepisy Kodeksu cywilnego o współwłasności (art. 19 ustawy o własności lokali), a nie art. 23: czynność zwykłego zarządu wymaga zgody większości współwłaścicieli liczonej według udziałów (art. 201 i 204 Kodeksu cywilnego), a czynność przekraczająca zwykły zarząd zgody wszystkich (art. 199). Protokół zapisuje więc, kto i z jakim udziałem wyraził zgodę.
Wypełnij ten wariant w generatorze
Wybór lub odwołanie członków zarządu
Wariant dla zebrania, na którym właściciele zmieniają skład zarządu. W nieruchomości z więcej niż trzema lokalami właściciele są obowiązani wybrać uchwałą zarząd jednoosobowy lub kilkuosobowy, o ile sposobu zarządu nie określono w umowie notarialnej ani w uchwale zaprotokołowanej przez notariusza (art. 18 ust. 1 i 3 ustawy o własności lokali), a jego członkiem może być wyłącznie osoba fizyczna (art. 20 ust. 1). Powierzenie zarządu osobie fizycznej albo prawnej (zarządcy) i każda zmiana sposobu zarządu wymagają formy notarialnej: umowy w formie aktu notarialnego albo uchwały zaprotokołowanej przez notariusza (art. 18 ust. 1, 2a i 3). Zarząd lub poszczególni członkowie mogą być w każdej chwili zawieszeni w czynnościach lub odwołani uchwałą (art. 20 ust. 2). Ustalenie wynagrodzenia zarządu również wymaga uchwały (art. 22 ust. 3 pkt 1).
Wypełnij ten wariant w generatorze
Protokół z zebrania wspólnoty mieszkaniowej - pełna treść wzoru
To jest kompletna treść wzoru. Puste miejsca uzupełni generator powyżej - albo skopiuj tekst i uzupełnij go ręcznie.
Pokaż pełną treść wzoru
PROTOKÓŁ
Z ZEBRANIA OGÓŁU WŁAŚCICIELI LOKALI
...........................
z dnia ...........................
I. Zwołanie i otwarcie zebrania
Zebranie odbyło się w dniu ..........................., miejsce: ..........................., i dotyczyło nieruchomości położonej: ............................
Zwołujący zebranie: ............................
Kopia zawiadomienia z porządkiem obrad stanowi załącznik nr 2 do protokołu.
II. Obecność
Na zebraniu obecni byli, osobiście lub przez pełnomocników, właściciele lokali dysponujący łącznie udziałami w nieruchomości wspólnej wynoszącymi ..........................., przy sumie wszystkich udziałów ............................ Lista obecności z oznaczeniem lokali, wielkości udziałów i podpisami obecnych stanowi załącznik nr 1 do protokołu.
III. Prowadzenie zebrania
Przewodniczący zebrania: ............................
Protokolant: ............................
IV. Porządek obrad
...........................
V. Przebieg zebrania
...........................
VI. Uchwały i wyniki głosowań
...........................
Teksty uchwał poddanych pod głosowanie wraz z listami głosowania stanowią załącznik nr 3 do protokołu.
VII. Wolne wnioski i zamknięcie zebrania
Na tym zebranie zakończono.
Informacja: właściciel lokalu może zaskarżyć uchwałę do sądu z powodu jej niezgodności z przepisami prawa lub z umową właścicieli lokali albo jeśli narusza ona zasady prawidłowego zarządzania nieruchomością wspólną lub w inny sposób narusza jego interesy, w terminie 6 tygodni od dnia podjęcia uchwały na zebraniu ogółu właścicieli lokali albo od dnia powiadomienia o treści uchwały podjętej w trybie indywidualnego zbierania głosów (art. 25 ust. 1 i 1a ustawy o własności lokali).
..........................., dnia ...........................
.............................................
przewodniczący zebrania
.............................................
protokolant
Załączniki: 1) lista obecności; 2) kopia zawiadomienia o zebraniu; 3) teksty uchwał z listami głosowania.
Protokół z zebrania wspólnoty mieszkaniowej wzór Word (DOCX)
Wzór protokół z zebrania wspólnoty mieszkaniowej w formacie Word pobierzesz z generatora przyciskiem „Pobierz Word (DOCX)” - za darmo, bez rejestracji, z już wpisanymi danymi.
Protokół z zebrania wspólnoty mieszkaniowej wzór PDF
Ten sam dokument pobierzesz także jako PDF gotowy do wydruku i podpisu. Plik powstaje w Twojej przeglądarce, danych nigdzie nie wysyłamy.
Protokół z zebrania wspólnoty mieszkaniowej do pobrania za darmo
Wzór jest darmowy w pełnej wersji - żadnego okresu próbnego, żadnego adresu e-mail. Wypełnij, pobierz, podpisz.
Aktualność wzoru na rok 2026
Wzór odpowiada stanowi prawnemu na rok 2026. Powołane przepisy sprawdzamy na bieżąco z tekstem ujednoliconym publikowanym przez Sejm (api.sejm.gov.pl).
Najczęściej zadawane pytania
Kto podpisuje protokół z zebrania wspólnoty mieszkaniowej?
Ustawa o własności lokali tego nie określa. Najczęściej protokół podpisują przewodniczący zebrania i protokolant, a jeżeli wspólnota ma regulamin zebrań, rozstrzyga on tę kwestię. Lista obecności powinna mieć podpisy obecnych właścicieli albo ich pełnomocników. W małej wspólnocie warto zebrać podpisy wszystkich obecnych współwłaścicieli, bo protokół dokumentuje ich zgody (art. 199 i 201 Kodeksu cywilnego).
Czy zebranie wspólnoty musi mieć kworum?
Ustawa o własności lokali nie przewiduje kworum zebrania. Uchwały zapadają większością głosów właścicieli liczoną według wielkości udziałów (art. 23 ust. 2), a głosy oddane na zebraniu można uzupełnić głosami zebranymi indywidualnie przez zarząd (art. 23 ust. 1). Dlatego w protokole zapisz udziały obecnych i sumę wszystkich udziałów, żeby wynik dało się sprawdzić.
Czy można głosować przez pełnomocnika?
Ustawa o własności lokali reguluje wprost tylko pełnomocnika współwłaścicieli lokalu przy głosowaniu według zasady jeden właściciel - jeden głos; musi on być ustanowiony w formie pisemnej (art. 23 ust. 2b). W zakresie nieuregulowanym do własności lokali stosuje się Kodeks cywilny (art. 1 ust. 2), który dopuszcza działanie przez przedstawiciela (art. 95). Pełnomocnictwo ogólne obejmuje tylko czynności zwykłego zarządu i wymaga pisma pod rygorem nieważności (art. 98 i 99 § 2), więc bezpieczniej jest pełnomocnictwo pisemne wskazujące zebranie albo sprawy. Dołącz je do protokołu.
Czy na zebraniu można dodać nowy punkt do porządku obrad?
Zawiadomienie musi podawać porządek obrad, a przy zamierzonej zmianie wzajemnych praw i obowiązków właścicieli także treść tej zmiany (art. 32 ust. 2). Uchwała w sprawie spoza porządku obrad może zostać zaskarżona jako niezgodna z przepisami (art. 25 ust. 1). Bezpieczniej zapisać nowy wniosek w protokole i poddać go pod głosowanie na kolejnym zebraniu albo w trybie indywidualnego zbierania głosów.
Jak wygląda protokół w małej wspólnocie do trzech lokali?
Jeżeli sposobu zarządu nie określono w umowie notarialnej ani w uchwale zaprotokołowanej przez notariusza (art. 18 ust. 1 i 3 ustawy o własności lokali), stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego o współwłasności (art. 19 ustawy o własności lokali), a nie zasady zwoływania zebrań i głosowania z ustawy. Protokół zapisuje, którzy współwłaściciele wyrazili zgodę i z jakimi udziałami. Czynność zwykłego zarządu wymaga zgody większości liczonej według udziałów (art. 201 i 204 Kodeksu cywilnego), a czynność przekraczająca zwykły zarząd zgody wszystkich; w jej braku współwłaściciele mający co najmniej połowę udziałów mogą żądać rozstrzygnięcia przez sąd (art. 199).
Podstawa prawna
Powołane przepisy ostatnio sprawdzone maszynowo z tekstem ujednoliconym w serwisie Sejmu (api.sejm.gov.pl) dnia 21.09.2026. Zmiany w przepisach śledzimy na bieżąco.
- Ustawa o własności lokali
- w zakresie nieuregulowanym ustawą do własności lokali stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego (ust. 2)
- Ustawa o własności lokali
- udział odpowiada stosunkowi powierzchni użytkowej lokalu z pomieszczeniami przynależnymi (ust. 3); udział współwłaściciela lokalu jako iloczyn udziałów (ust. 3a)
- Ustawa o własności lokali
- dotychczasowy właściciel ma co do lokali niewyodrębnionych takie same uprawnienia jak właściciele lokali wyodrębnionych
- Ustawa o własności lokali
- koszty zarządu nieruchomością wspólną, w tym wydatki na remonty i bieżącą konserwację (pkt 1)
- Ustawa o własności lokali
- sposób zarządu w umowie notarialnej, w tym powierzenie zarządu osobie fizycznej albo prawnej (ust. 1); jego zmiana uchwałą zaprotokołowaną przez notariusza (ust. 2a); zasady rozdziału 4 obowiązują, gdy sposobu zarządu nie określono w umowie ani w takiej uchwale (ust. 3)
- Ustawa o własności lokali
- przy nie więcej niż trzech lokalach zarząd według przepisów KC i KPC o współwłasności
- Ustawa o własności lokali
- obowiązek wyboru zarządu uchwałą, członek zarządu tylko osoba fizyczna; zawieszenie i odwołanie w każdej chwili
- Ustawa o własności lokali
- czynności zwykłego zarządu zarząd podejmuje samodzielnie (ust. 1); do czynności przekraczającej zwykły zarząd uchwała wyrażająca zgodę i udzielająca pełnomocnictwa (ust. 2); czynności przekraczające zwykły zarząd, m.in. wynagrodzenie zarządu, plan gospodarczy, wysokość opłat (ust. 3)
- Ustawa o własności lokali
- uchwały na zebraniu, w trybie indywidualnym albo mieszanym (ust. 1); większość według udziałów albo jeden głos na właściciela (ust. 2, 2a, 2b); pisemne powiadomienie o uchwale z głosami zebranymi indywidualnie (ust. 3)
- Ustawa o własności lokali
- rozstrzygnięcie sądu na żądanie zarządu w razie braku zgody wymaganej większości
- Ustawa o własności lokali
- zaskarżenie uchwały (ust. 1), termin 6 tygodni (ust. 1a), wykonalność zaskarżonej uchwały (ust. 2)
- Ustawa o własności lokali
- spis właścicieli i udziałów (ust. 1b); uchwała o absolutorium (ust. 2); prawo kontroli działalności zarządu (ust. 3)
- Ustawa o własności lokali
- roczne sprawozdanie i zebranie co najmniej raz w roku w pierwszym kwartale (ust. 1); zwołanie przez każdego właściciela (ust. 1a); przedmiot zebrania corocznego (ust. 2)
- Ustawa o własności lokali
- zwołanie zebrania w razie potrzeby (lit. a) i na wniosek właścicieli z co najmniej 1/10 udziałów (lit. b)
- Ustawa o własności lokali
- pisemne zawiadomienie co najmniej tydzień przed zebraniem; dzień, godzina, miejsce, porządek obrad, treść zmiany praw i obowiązków
- Kodeks cywilny
- dokonanie czynności prawnej przez przedstawiciela
- Kodeks cywilny
- pełnomocnictwo ogólne obejmuje czynności zwykłego zarządu; do czynności przekraczających potrzebne pełnomocnictwo określające ich rodzaj
- Kodeks cywilny
- pełnomocnictwo ogólne na piśmie pod rygorem nieważności (§ 2)
- Kodeks cywilny
- czynności przekraczające zwykły zarząd wymagają zgody wszystkich współwłaścicieli; sąd na żądanie mających co najmniej połowę udziałów
- Kodeks cywilny
- czynności zwykłego zarządu wymagają zgody większości współwłaścicieli
- Kodeks cywilny
- większość współwłaścicieli oblicza się według wielkości udziałów
Powiązane dokumenty
Maszynowo czytelny schemat tego dokumentu: protokol-z-zebrania-wspolnoty-mieszkaniowej.json
